Caja PDF

EIINES
S PE
ER A LA
PR
ROF
FESS
SION
NALIT
TZA
ACIÓ
D ELS
S ART
TIST
TES DE CIRC
C C
FIT
TXA PEDAG
P
GÒGIC
CA XII
“C OM ANAR A UNA
A FIRA
A”

Aquesta fitxa
a és el resultat
r
d
de la Ses
ssió form
mativa org
ganitzada per
l’Asssociació de Professionals de Circ de Catalunya (AP
PCC) amb la
col·llaboració de l’Àrea
a de Merccats de l’Institut Català
C
de les Emprreses
Cultturals (ICE
EC).
La ssessió va ser impartida per Esther Ca
ampabada
al (Àrea d
de Mercatts de
l’ICE
EC) i Fabrizio Gian
nnini (Com
mpanyia de
d Circ "e
eia" i mem
mbre de junta
resp
ponsable d’internac
d
ionalitzacció) el 16 de
d juliol de 2013 a l’ICEC.
La fitxa recull materials
s elaboratts per l’Àrea de Merrcats i l’AP
PCC.

L’APC
CC rep el sup
port de:

ÍND
DEX
I.  PRESENTAC
CIÓ ............................. .................................................... ....................... 2 
II.  PER A QUÈ SERVEIX UNA FIRA?... .................................................... ....................... 3 
III. 
COM ESC
COLLIR LES FIRES ON A
ANAR? .......................................... ....................... 3 
IV. COM PREPAR
RAR LA FIRA
A ABANS D’’ANAR-HI ...................................... ....................... 3 
NS PRÈVIES ................. .................................................... ....................... 3 
A.  REFLEXION
B.  CALENDARI DE COMUN
NICACIÓ .... .................................................... ....................... 4 
C. EINES DE COMUNICACIÓ
Ó ............... .................................................... ....................... 6 
UÈ FER DUR
RANT LA FIR
RA .............. .................................................... ....................... 7 
V.QU

VI. COM FER EL SEGUIMENT EN TORNAR DE LA FIRA ................................................... 8 
VII. AJUTS ECONÒMICS PER ANAR A FIRES FORA DE CATALUNYA ................................ 8 
VIII. MÉS RECURSOS DE FORMACIÓ ............................................................................ 10 
IX. DADES DE CONTACTE ............................................................................................ 10 

i.

PRESENTACIÓ

Una fira és un excel·lent aparador, on consolidar mercats i conèixer-ne de nous.
El seu gran fet diferencial és el contacte personal, el tracte directe amb clients,
proveïdors, socis i altres professionals. Trobar-se físicament amb els possibles
compradors i competidors continua sent, malgrat el desenvolupament de les
eines virtuals, molt important.
Anar a fires constitueix doncs una eina imprescindible en qualsevol estratègia
d’internacionalització d’una empresa. Perquè la participació a la fira sigui
exitosa, cal treballar abans, durant i després de la fira amb efectivitat, reduint
els costos i maximitzant els avantatges.

ii.

PER A QUÈ SERVEIX UNA FIRA?
Consolidar mercats i obrir-ne de nous
Reforçar contactes coneguts i establir-ne de nous
Esbrinar quins mercats estan “pujant”
Presentar els meus espectacles quan hi estic programat (imatge
d’empresa)
Fer prospecció de mercat quan no hi tinc cap espectacle programat)
Conèixer les tendències del mercat (què es programa, materials gràfics...)
Tenir contacte personal i tracte directe amb clients, proveïdors, socis i
altres professionals

•
•
•
•
•
•
•

iii.

COM ESCOLLIR LES FIRES ON ANAR?

Donat que anar a una fira costa temps i diners, cal triar bé. Analitzeu bé si
realment us convé anar-hi i per a què. És tan important conèixer bé la vostra
empresa com les fires del vostre sector per poder prendre una decisió
encertada. Anar a una fira equivocada pot ser fins i tot perjudicial per a
vosaltres. Cal pensar que no sempre la fira de més anomenada o la més gran és
la millor per a totes les empreses.
Per conèixer quines fires us interessen més, podeu consultar:
• Directori de fires i trobades elaborat per l’Àrea de Mercats de l’ICEC
Llistat per activitats
Llistat per sectors (Atenció, sovint les fires són interdisciplinars).
•

Informes sobre fires elaborats per l’Àrea de Mercats de l’ICEC (més
informació aquí)

També podeu rebre les convocatòries de l’Àrea de Mercats tot subscrivint-vos al
seu butlletí (aquí)

Per últim, també podeu contactar amb les oficines de l’CEC a Barcelona,
Berlín, Brussel·les, Londres i París aquí.

IV. COM PREPARAR LA FIRA ABANS D’ANAR-HI
A. REFLEXIONS PRÈVIES
Un cop hagueu escollit la fira on voleu ser, prepareu-vos bé i amb temps. Una
primera decisió important és: anar a la fira sense estand, amb un estand propi o
amb un estand paraigües, ja sigui gremial o institucional. Penseu que molt

sovint anar a un estand comunitari pot ser molt avantatjós en termes econòmics
i de visibilitat.
És molt important assignar un responsable per a la fira, i és bàsic, que domini
els idiomes, sobretot l’anglès.
També cal que ens marquem uns objectius realistes i que siguem pacients i
perseverants: els resultats rarament són immediats
En primer lloc cal analitzar bé el nostres producte (tipus de públic, tipus d’espai,
característiques tècniques,) i fer un anàlisi de les nostres fortaleses i les nostres
debilitats. Quan el comuniquem haurem de potenciar les fortaleses.
També ens hem de preguntar Tenim un producte diferenciat, únic? En cas que
no el tinguem o no excessivament, caldrà que la nostra comunicació sí sigui
diferenciada.
També cal tenir molt clar què hi busquem: donar-nos a conèixer, venda de bolos,
trobar un distribuïdor, socis per a futures co-produccions,...
Un cop tinguem clar què busquem, hem de treballar qui busquem i com trobarlo. Per a fer-ho hem de fer un anàlisi minuciós del web de la fira: quines eines
professionals m’ofereix (catàleg on line d’acreditats, xarxes socials, taulell
d’anuncis, oficina de premsa)?

B. CALENDARI DE COMUNICACIÓ
En funció de tot l’anterior, hem de dissenyar una estratègia de comunicació amb
el següent calendari suggerit:

10 setmanes abans de la fira
 Confirmeu el calendari bàsic de la fira: organitzeu el vostre viatge i
tanqueu bé tots els detalls de l’estand.
 Treballeu online: entreu a la base de dades online de la fira i aprofiteu-ne
els recursos: agenda, emails, actes, reunions, etc.
 Treballeu offline: planifiqueu les vostres accions de comunicació,
prepareu materials informatius i promocionals i valoreu la possibilitat de
fer publicitat.
6-2 setmanes abans de la fira




Consulteu el llistat d’acreditats. Escollir aquells que ens interessen per tal
que ens vegin actuar o que ens trobin a la Llotja. És molt important
agendar cites sabent què és el que busquem. no fer perdre temps. Per
tant, cal fer un bon anàlisi del contacte, mirar què fan, què han
programat i si s’adiu amb el nostre producte.
Continueu amb les vostres accions de comunicació: feu mailings
successius més restringits amb informació una mica més exclusiva i
mantingueu actualitzada la vostra informació a la web de la fira. Si teniu
temps, feu mails més personalitzats. Si no, si enviem el mateix mail a
més d'un destinatari, cal sempre posar-los en còpia oculta (cco)



Comenceu a desenvolupar estratègies per a les vostres reunions:
mantingueu alguna hora lliure per a possibles imprevists, truqueu els
vostres interlocutors abans de la fira, prepareu models de comunicats de
premsa.

2 setmanes abans de la fira
 Comproveu que sou a punt per anar a la fira: teniu tot el necessari per
viatjar, teniu l’agenda plena i els mòbils dels vostres interlocutors, heu
enviat tota la informació per a les reunions i el material promocional
imprès i el marxandatge que heu fet és a punt per enviar-lo a l’espai firal.

C. EINES DE COMUNICACIÓ
Cal que sapiguem explicar el nostre producte de forma atractiva, concisa i
honesta, Per a fer-ho, abans hem de fer anàlisi de les nostres fortaleses
(emfatitzar-les) i les nostres debilitats. Un cop ho tinguem clar, totes les nostres
eines han de ser coherents.

E-mailing
En la mesura del possible, han de ser personalitzats.
Recordem que si és a més d’un destinatari, ha de ser en còpia oculta (cco)
Els mails han de ser breus, clars, visuals, atractius, que es puguin llegir en
diagonal, d'un cop d'ull.
En l’assumpte del mail cal posar tota la informació útil posible, ja que això pot
determinar que obrin o no el nostre mail.
El mail ha de contenir:
 Qui som, què fem, en una o dues línies.
 On, quan i com ens pot trobar durant la fira
 On ens pot veure (si es tracta d’un espectacle, indicar les properes
actuacions)
 Contacte
 Incloure alguna imatge al cos del text (intentar evitar adjunts, però si cal,
que no pesin gaire)
 Links a tràilers, pàgines web, etc

És recomanable trucar després d’enviar-lo per assegurar-nos que l’han rebut.
Targetes
Cal dur-ne sempre, durant totes les hores de la fira i en tots els espais, ja que no
se sap mai on es pot fer una coneixença interessant. A les targetes ha de constar
el mòbil de contacte, el mail i el web de la companyia. Donat que a una fira es
pot arribar a veure i conèixer molta gent, és recomanable que la targeta tingui
foto.
Dossiers
No és necessari imprimir-ne ni portar-ne més que un parell per ensenyar-lo en
les entrevistes personals. És preferible enviar-lo després per correu electrònic.

Comunicació personal
Les fires són un espai pensat per a les trobades personals. Per tant, cal dedicar
molta cura a la comunicació personal.
El discurs ha d’estar ben preparat, ha de ser curt (d’entre 2 i 5 minuts) i
en diferents idiomes. És recomanable assajar-lo abans i si pot ser, amb algú que
no conegui la nostra feina per veure si funciona.
A l’hora de definir el nostre espectacle o producte hem d’evitar tòpics (és fresc,
diferent) i donar informació clara, atractiva i honesta.

V.QUÈ FER DURANT LA FIRA
Si heu preparat la fira adequadament, durant els dies de fira estareu tan ocupats
que no us caldrà improvisar gaire. Per tant, aquí només us donem algunes claus
de sentit comú:

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Comproveu que disposeu de tots els serveis que heu contractat.
Ateneu els compromisos que heu adquirit prèviament (no presentar-vos
dóna una mala imatge molt difícil d’esborrar)
Sigueu organitzats.
Aneu a les conferències i actes paral·lels.
Aprofiteu el temps.
Deixeu espai a la improvisació i a la imaginació.
Aprofiteu les oportunitats de treball en xarxa que ofereix la fira (speed
meetings, matchmakings, etc.)
Recorreu als responsables de l’àrea professional si necessiteu ajuda per
contactar amb algú
Intenteu acordar in situ reunions amb els contactes amb els quals no s’ha
pogut concertar cita prèvia
Vestiu amb algun material promocional (samarreta, gorra, pin) si us hi
sentim còmodes
Preneu nota de les entrevistes que feu i recolliu les targetes
Doneu el material promocional només amb qui heu parlat (targetes i
postals, ja enviarem dossiers per Internet després)

VI. COM FER EL SEGUIMENT EN TORNAR DE LA FIRA
La tornada de la fira és tan important com la fira en sí. Aquests dies posteriors a
la fira són ideals per veure en què heu fallat i quins són els recursos que podeu
aprofitar en les properes.

1a setmana després de la fira
• Entreu els contactes a la vostra base de dades
• Envieu un mail a totes les persones amb qui us vau reunir donant-los les
gràcies i informant-los que aviat rebran tot el material sol·licitat. Intentar
que aquest mail sigui personalitzat, és important que l'altre vegi que li
parlem a ell/a. Nota: Recordar alguna anècdota comentada o que ens ha
passat durant la xerrada, aquell detall sobre l'escenari o la programació
del seu festival que és especial, etc).
• Envieu ràpidament tot el material que vau prometre durant la fira.
• Truqueu als contactes que penseu mereixen una atenció especial per
assegurar que han rebut el mail i di necessiten res més..
• Feu un informe de participació, amb una valoració i un llistat
d’incidències.
2 setmanes després de la fira
• Torneu a enviar un mail o a trucar tots els vostres clients potencials.
• Comproveu que tothom ha rebut el material.
3 setmanes després de la fira
 Feu una avaluació de resultats tot analitzant:
-Què he fet bé?
-En què m’he equivocat?
-Dels contactes realitzats, quins han estat profitosos?
En general, cal mantenir “vius” els contactes, fent-ne un seguiment regular però
sense bombardejar. Per exemple, una bona ocasió per enviar un mail serà quan
actuem a prop seu, convidant-los.
De nou us recordem que cal que siguem pacients i perseverants: els resultats
rarament són immediats i poden dependre de molts factors.

VII. AJUTS ECONÒMICS PER ANAR A FIRES FORA DE
CATALUNYA
Ajuts a la Mobilitat d’Artistes de l’Institut Ramon Llull (en cas que actuem a la
fira)
L'Institut Ramon Llull concedeix subvencions per portar terme actuacions de
música, teatre, circ, dansa i arts visuals, durant l'any de la convocatòria, que
afavoreixin i impulsin la presència exterior de la creació cultural de Catalunya.

Més informació AQUÍ

Subvencions per a l’assistència i participació en fires, festivals i mercats
internacionals (en cas que no hi actuem però hi anem a fer prospecció de
mercat)
L’objecte d’aquesta línia de subvencions és l’assistència i la participació en fires,
festivals i mercats internacionals, així com en trobades de xarxes internacionals
en l’àmbit de les arts escèniques, de les arts visuals, del sector editorial, del
musical, del videojoc.
Més informació AQUÍ
Alertes de les subvencions de l’ICEC
Us podeu donar d’alta en el sistema d’aletes de les subvencions de l’ICEC.
D’aquesta manera rebreu la notificació de l’obertura de totes les subvencions de
forma automàtica al vostre email.
Més informació AQUÍ

VIII. MÉS RECURSOS DE FORMACIÓ
El Servei de Desenvolupament Empresarial (SDE) de l’Institut Català de les
Empreses Culturals (ICEC) programa activitats de formació (tallers, seminaris,
jornades...) de l’àmbit del màrqueting i la comunicació amb l’objectiu d’aportar
coneixement i experiències sobre els instruments i darreres tendències en
mercadotècnia i comunicació en mitjans ja sigui tradicionals, com digitals. En
aquest àmbit es posa un èmfasi especial en les qüestions relatives a l’estudi de
mercats; la segmentació de públics; la política de preus; els anàlisis de
competències; les habilitats de comunicació personals; la negociació com a part
del procés de venda; la preparació de pitchings; l’elaboració de dossiers de
premsa; conèixer quines són les eines imprescindibles per dur a terme una
campanya de comunicació digital; el posicionament i indexació del web; SEO i
SEM; les xarxes socials; la publicitat on-line; etc.
Més informació AQUÍ

IX. DADES DE CONTACTE
ÀREA DE MERCATS - ICEC
+ informació www.catalanarts.cat
Contacte: internacional.icec@gencat.cat
APCC
+ informació www.apcc.cat
Contacte: apcc@apcc.cat