La preparación de asambleas reuniones y reuniones

el tiempo que se estima que llevará cada punto, para servir de guía y que
todos los asistentes se hagan conscientes de cómo va discurriendo la
distribución del tiempo durante la reunión (ya que puede variar
ligeramente con respecto a lo planificado).
3. Otra cuestión importante en el orden del día es la ordenación temporal de
los temas a abordar. Los temas deben agruparse lo más posible para tratar
al mismo tiempo aquellas cosas relacionadas; también se separarán aquellos
aspectos de un mismo tema que precisen soluciones muy diferentes.
4. Los temas incluidos en el orden del día son una propuesta por parte de
quien redacta y convoca la asamblea. Además, desde el día en que esto
ocurre hasta la fecha misma de celebración de la asamblea, pueden adquirir
importancia urgente nuevos temas. En consecuencia, toda propuesta debe
estar abierta a que se incluyan otras propuestas de temas a tratar. A su vez,
debería dejarse un margen razonable para añadir al orden del día los
nuevos temas de interés surgidos después de la convocatoria.
Una opción es dedicar siempre un punto final de «varios» donde se pueda
dar cabida a las novedades que surjan o a las propuestas que se realicen
por el resto del grupo. Otra posibilidad es abrir un pequeño lapso de
tiempo al principio de la celebración de la asamblea solicitando a todas las
personas asistentes que propongan temas para incluir en el orden del día
y decidir, en ese momento, si se pueden abordar ese mismo día o se deben
pasar para la próxima ocasión en que se reúna el colectivo.
5. Como primer tema a abordar es positivo poner algo que reúna a las
personas y les haga reconocer la presencia de los demás y de sus intereses:
una presentación dinámica de los asistentes, un tema distendido que
propicie la intervención de todos y todas, etc.
También conviene una ordenación por prioridades como esta: empezar
con algo fácil de resolver (esto da vigor y energía al grupo); seguir con los
temas más difíciles, extensos o de mayor importancia; los temas largos
pueden dividirse en varias partes que se manejen mejor o tratarlos en
grupos pequeños y después en plenario conjunto; acabar con algo sencillo
y corto (dejando buena sensación para la próxima vez).
Después de los temas principales pueden resolverse aquellas
cuestiones muy puntuales que no llevan apenas tiempo: pequeñas
informaciones, anuncios, breves consultas, etc. Como puntos finales
recogidos en el orden del día y con un tiempo propio proponemos la
evaluación de la reunión, escuchando a la persona o personas que hicieron
de observadoras (si las hubo) y expresando personalmente en qué grado
nos sentimos satisfechas o satisfechos en la consecución de los objetivos en
los tres niveles: eficacia, participación democrática y relaciones personales
cordiales y cooperativas. Este espacio de evaluación está orientado a la
mejora continua de nuestras reuniones.
6. Otro punto que puede ser interesante en aquellos colectivos con muy
constante dinámica asamblearia es fijar la fecha y los temas de la próxima
reunión.
El orden del día no sólo marca el contenido, la ordenación y las
prioridades de los temas. También recoge el tiempo que vamos a dedicarle
y el método de trabajo propuesto. El orden del día es la brújula y el plano
de orientación de la reunión y sirve para comunicar las intenciones de los

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Priorizar asuntos,
agruparlos y
dividirlos.

Un orden del día
abierto a
novedades y
sugerencias.

Criterios de
ordenación de los
temas a tratar