Asambleas y reuniones

No acabar sin fijar
la próxima cita.

convocantes y dar seguridad sobre la marcha de la misma a todas las
personas del grupo, evitando que puedan sentirse «perdidas». El orden del
día facilita el cumplimiento de los objetivos (en tanto que son conocidos y
compartidos por los asistentes), fomenta la participación, en la medida en
que da seguridad y también influye positivamente sobre el clima grupal. En
este sentido es útil exponerlo en una pizarra o panel a la vista de todas o
distribuirlo en papel para que cada persona pueda ir siguiéndolo.

Tiempo de duración de las reuniones

Incorporar
descansos.

Marcar la hora de
finalización.

No hacer
reuniones
de más de dos
horas.

Dedicamos un apartado específico al tiempo de duración de las reuniones, ya
que es otro elemento al que pocas veces se le presta la atención que merece.
Es un caso muy habitual que conozcamos la hora de inicio de la reunión, pero
no sepamos cuándo va a acabar. Esta situación dificulta la organización
personal del tiempo de aquellas personas que asisten. La hora de finalización
es incierta y cada cual hace sus cálculos en función de otras necesidades: por
ejemplo, para quien tiene que dejar a sus hijos pequeños al cuidado de
alguien, o tiene una cita para el mismo día de la reunión es importante que
ésta se desarrolle en un tiempo limitado; sin embargo puede encontrarse con
otra gente en el grupo que no tenga ninguna prisa y espera que los temas se
aborden con profundidad y detenimiento. Muchas veces esta situación se
resuelve en detrimento de la participación: quien tiene que irse abandona la
reunión a medias. En casos extremos, pero muy frecuentes, de auténticos
maratones de horas y horas, al final sólo quedan quienes más «resisten».
1. En la propia convocatoria de asamblea o reunión tiene que constar la
hora de inicio y la hora prevista de finalización (hora que no deberá ser
superada por encima de márgenes de error asumibles). De esta forma cada
persona puede organizar el resto de sus compromisos.
2. Pero existe otra cuestión fundamental que justifica la atención al tiempo
de duración de las reuniones: existe un tiempo límite que no se debe
sobrepasar y que es aproximadamente de 2 horas (en algunos casos
pueden ser tres). Después de hora y media o de dos horas mengua
notablemente el rendimiento y la capacidad de autocontrol (para pedir el
turno de palabra, escuchar las opiniones —sobre todo aquellas con las que
no se está de acuerdo— y mantener la necesaria disciplina que exige el
trabajo en grupo). No es poco habitual que las reuniones sobrepasen hasta
tal punto este límite que las decisiones no sean tomadas tanto por haber
llegado a una solución convincente, como por puro cansancio. La
prolongación excesiva de la duración también redunda, por el cansancio,
en un estado general de mayor crispación (o desimplicación) y en un clima
tenso (o demasiado relajado, abandonando ya el interés por el
cumplimiento de los objetivos prefijados).
3. Los dos puntos anteriores (necesidad de prefijar el tiempo de
finalización y limitación de la duración de las reuniones a dos horas)
implican que en la preparación de la reunión tenemos que hacer una
estimación del tiempo que va a llevarnos cada uno de los temas

28