Asambleas y reuniones

— Elaborar documentos previos y hacerlos llegar a las y a los
participantes.
— Organizar consultas o entrevistas con personas expertas en las
cuestiones que vamos a abordar (bien personas que hayan superado
alguna vez los mismos problemas, bien profesionales del asunto).
— Consultar y dar a conocer, en la asamblea, documentos o materiales
sobre el tema (una posibilidad es que cada persona se encargue de leer un
documento y se haga una puesta en común de todos en una parte del
tiempo de la asamblea).
— Haciendo grupos de trabajo previos a la asamblea donde se discutan los
problemas y las alternativas con más tiempo.
— Traduciendo informes, cuentas o informaciones complicadas a un
lenguaje comprensible por todo el mundo.
— Aprovechando los espacios informales para hacer comentarios
clarificadores e ir tomando postura.
En definitiva, se trata de evitar la improvisación (excesiva o perturbadora) y
la falta de claridad de ideas en las reuniones.

Convocatoria y orden del día

Convocar la
asamblea con
antelación y
proponer temas a
tratar.

Para cada
cuestión marcar:
objetivo,método
y tiempo.

1. En muchos casos la convocatoria se limita a comunicar la existencia de
la reunión tal día a tal hora, obstaculizando así su preparación.
La convocatoria se hará con suficiente antelación, incluyendo el orden
del día si es elaborado previamente. Conviene que todos y todas tengan
claro cuándo va a ser la reunión, qué puntos van a tratarse, en qué orden,
cuánto tiempo se estima que durará y qué tareas son necesarias hacer
antes de la reunión (conseguir información, habilitar un espacio, aportar
materiales para una dinámica, estudiar el orden del día, etc.).
En muchas entidades democráticas sujetas a regulación normativa, el
orden del día es obligado en las convocatorias de las reuniones, y también
se regula el plazo de tiempo en el que tiene que hacerse pública la
convocatoria.
Pero, además de la obligación legal, cuando existe, el orden del día es
imprescindible para que las personas que asisten a las reuniones sepan
con suficiente antelación qué temas van a tratarse y no asistan «a ciegas».
En todo caso, si la reunión fue convocada con muy poco tiempo y no
se cerraron bien los temas, siempre es útil elaborar el orden del día en su
comienzo para poder organizar el tiempo convenientemente.
2. La mayor parte de los órdenes del día elaborados en organizaciones
adolecen de excesivo esquematismo. Se redactan los puntos muy
esquemáticamente sin aclarar qué se persigue en cada uno de ellos.
Lo ideal es que en la redacción de los puntos del orden del día se
especifique para cada tema cuál es el objetivo que se pretende alcanzar
(informar, tomar una decisión, sondear opiniones...) y el método o
procedimiento que se va a emplear. También es conveniente hacer constar

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