traficantes de sueños

Traficantes de Sueños no es una casa editorial, ni siquiera
una editorial independiente que contempla la publicación
de una colección variable de textos críticos. Es, por el
contrario, un proyecto, en el sentido estricto de «apuesta»,
que se dirige a cartografiar las líneas constituyentes de
otros órdenes de vida. La construcción teórica y práctica
de la caja de herramientas que, con palabras propias,
puede componer el ciclo de luchas de las próximas
décadas
Sin complacencias con la arcaica sacralidad del libro, sin
concesiones con el narcisismo literario, sin lealtad alguna
a los usurpadores del saber, TdS adopta sin ambages la
libertad de acceso al conocimiento. Queda, por tanto,
permitida y abierta la reproducción total o parcial de los
textos publicados, en cualquier formato imaginable, salvo
por explícita voluntad del autor o de la autora y sólo en el
caso de las ediciones con ánimo de lucro.
Omnia sunt communia!

movimiento 7

Crisis de la representación, crisis de los viejos proyectos
revolucionarios y de las formas de organización. En
definitiva, un panorama marcado por la incertidumbre,
pero también de emergencia de nuevas formas de vida,
de nuevas agregaciones vivenciales, de formas inéditas
de movilización política, de temáticas que recogen la
potencia del no!, apoyándose en tramas de
autoorganización social.
Con esta colección pretendemos continuar con una canal
que abrimos hace ya tiempo y que pretendía servir para
la transmisión de experiencias y saberes colectivos
generados desde los movimientos sociales y su entorno,
en tanto sujetos de una política que, al tiempo que,
participativa y eficaz, es capaz de pensarse sin renunciar
a sus prácticas.

CC

creative
commons
LICENCIA CREATIVE COMMONS
Autor a-No Derivados-No Comercial 1.0

Esta licencia permite:
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2001,
2001,
2005,
2005,

Ana Rosa Lorenzo Vila.
Miguel Mart nez L pez.
Traficantes de Sueæos.
Asociacion Para A Economia Social.

Imagen de portada: Julien Charlon

Primera edici n, 2001
Segunda edici n, marzo de 2005
Ejemplares: 1000
T tulo:
Asambleas y reuniones
Autor:
Ana Rosa Lorenzo Vila
Miguel Martínez López
Maquetaci n y diseæo de cubierta:
Traficantes de Sueños.
Edici n:
Asociacion Para A Econonmia Social (APES)
Torrecedeira 105-36208-Vigo
Traficantes de Sueños
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Queimada Gráficas.
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ISBN:84-96453-00-6
Depósito legal: M-14905-2005

Asambleas y
reuniones
Metodologías de autoorganización

Ana Rosa Lorenzo Vila
Miguel Martínez López

traficantes de sueños
movimiento

Índice
1. Introducción: De los problemas asamblearios a la
reorganización participativa

13

2. Las reglas del juego

17

3. Los contextos que condicionan la organización asamblearia

19

4. Tres niveles de objetivos: eficacia, participación democrática
y buen clima grupal

23

5. La preparación de las asambleas y reuniones?

25

5.1. Preparación de los temas a tratar
5.2. Convocatoria y orden del día
5.3. Tiempo de duración de las reuniones
5.4. Tamaño del grupo
5.5. Organización del espacio
6. Tipos de reuniones según los objetivos
6.1. Reuniones de información
6.2. Reuniones de creatividad o de generación de ideas
6.3. Reuniones de discusión
6.4. Reuniones de coordinación
6.5. Reuniones de toma de decisiones
7. La moderación de asambleas y reuniones
7.1. ¿Quién modera?
7.2. ¿Cómo se modera?
7.3. Corresponsabilizar a todo el grupo en la consecución de objetivos
7.4. Hacer respetar su papel como moderador/a
7.5. Definir con claridad los procedimientos
7.6. Formar pequeños grupos de trabajo
7.7. Llevar el turno de palabra
7.8. Control del tiempo
7.9. Ruedas de opinión
7.10. Romper el silencio inicial
7.11. Contra las reiteraciones
7.12. Recoger las ideas, posiciones o análisis
7.13. Cómo actuar ante «revienta asambleas»

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8. Las asambleas de colectivos numerosos

61

9. Tomando actas

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10. Responsabilidades y actitudes de las personas que participan

69

10.1. Roles positivos de los y de las participantes
10.2. Sentimientos grupales básicos
10.3. Sentimientos de frustración

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11. La comunicación
11.1. Propuestas técnicas para la comunicación
11.2. La comunicación mediada por las relaciones de poder
11.3. Lenguaje no verbal y comunicación a través del espacio
12. La evaluación como elemento de mejora continuada
12.1. Métodos de evaluación
11.2. Cuestionario guía para la evaluación de reuniones y asambleas
12.2. La auto-observación de reuniones y asambleas
Bibliografía

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97

Introducción

1. Introducción
De los problemas asamblearios a la
reorganización participativa

SON MUCHOS LOS ÁMBITOS EN LOS QUE SE DESARROLLAN ASAMBLEAS: de hecho son
la base de las organizaciones democráticas (asociaciones, cooperativas, etc.).
Y son todavía más los ámbitos en los que las reuniones son herramientas
habituales para articular el trabajo en equipo.
Sin embargo no existe una divulgación general de las técnicas que facilitan
el desarrollo eficaz y satisfactorio de este tipo de trabajos colectivos. Y esta
carencia de referentes técnicos se traduce casi siempre en muchos problemas:
las reuniones son muy largas y poco productivas, se desarrollan de forma
poco participativa o incluso antidemocrática, resultan pesadas y poco
atrayentes, entre otros muchos defectos.

Carencia de
referentes técnicos
para organizar
reuniones

Estos problemas pueden resolverse, en parte, con la práctica, con la
acumulación de experiencia de participación en reuniones. Sin embargo,
también es muy común, entre colectivos con larga trayectoria organizativa y
que desarrollan reuniones muy a menudo, encontrarse con problemáticas
muy básicas no resueltas, y por lo tanto con obstáculos permanentes.
Pensamos, pues, que se hace precisa la adquisición de cierto conocimiento
técnico, y también de entrenamiento. A esto pretende contribuir el libro que
tienes entre manos.
El funcionamiento asambleario entraña dificultades en la misma medida
en que depende de las aportaciones y capacidades de muchas personas. En
especial, de la capacidad de comunicación y de resolución de conflictos para
llegar a acuerdos comunes. Además de trabajar estas capacidades es
necesario hacerse conscientes de que las asambleas son sensibles a las
disposiciones negativas que puedan albergarse en el grupo: cada persona
tiene poder para frenar o boicotear su funcionamiento. Por lo tanto estas
disposiciones también son objeto de atención: en primer lugar procurando
que sean positivas; en segundo lugar dotándose de métodos para
neutralizarlas en caso de que no lo sean.

13

Se necesitan
disposiciones
positivas para el
trabajo en grupo

Asambleas y reuniones

Son muy frecuentes las actitudes de boicot a las reuniones que tienen su
origen en disconformidades, conflictos o desacuerdos no solventados con la
entidad u organización en la que se está (o con parte de sus miembros). Puede
ocurrir, en estos casos, que la actitud negativa en la asamblea sea la vía de
comunicación, y/o de presión más fácil, más accesible o la única que tengan.
Es recomendable intentar abordar estos conflictos por medio de cauces
específicos para ellos, sea dentro de una reunión como tema específico o por
las vías que se considere oportunas. Pero, en todo caso, no adaptarse a la
presencia permanente de este tipo de disposiciones que pueden entorpecer
sistemáticamente la marcha fluida de las reuniones.
Las asambleas son el instrumento práctico más definitorio de la
organización democrática e igualitaria. Por su parte, las reuniones, como
manifestación del trabajo en equipo han demostrado dar respuestas más
creativas y productivas que las valoraciones y decisiones tomadas
unilateralmente. Las asambleas y reuniones, por lo tanto, confieren sentido
social, comunitario y cooperativo a la autogestión de cualquier colectivo. Por
eso han de dotarse de instrumentos que permitan la puesta en práctica de
estas cualidades, superando las dificultades que hemos referido.
En este libro, a modo de guía práctica, trataremos de contribuir a dotar a
las distintas entidades y colectivos de herramientas para sacarle todo el
provecho a sus reuniones. De este modo es posible que contribuyamos
también a contrapesar cierta «mala prensa» que tiene la dinámica asamblearia
y el trabajo en equipo cuando escuchamos: «las reuniones son improductivas»,
«en grupo nadie se hace responsable de nada», «se pierde mucho tiempo»,
«sólo se discute pero no se encuentran soluciones», «no se deja hacer a la gente
que verdaderamente sabe».
LA MALA PRENSA DE LAS MALAS EXPERIENCIAS

Ciertos polemistas viscerales exigen que cada decisión sea tomada por
una asamblea (les encantan las asambleas). Discutir nimiedades hasta la
exasperación indica una gran desconfianza mutua entre los asamblearios
(además de pocas miras), pero no llegar a soluciones claras y asumidas
por todos, o «mariposear» de tema en tema sin resolver ninguno, revela
una falta de método o de educación «social» que puede conducir a tachar
el sistema asambleario como de muy ineficaz y sobre todo aburrido. Esas
largas horas de asambleas que todos sufrimos, en las que al final ya no
sabías de qué se hablaba, ni qué se votaba, ni qué se había decidido, son
un auténtico horror, salvo para aquellos con un ego que se colma al
hablar y al discutir.
Lorenzo Mediano

Como ya hemos dicho, las asambleas y reuniones forman parte de muchos
tipos de organizaciones: entidades de la economía social, comunidades de
vecinos, asociaciones sin ánimo de lucro (culturales, vecinales, de madres y
padres de alumnos/as, solidarias o reivindicativas), e incluso en la
Administración Pública, sindicatos, partidos políticos o empresas privadas.
La experiencia que orienta estas páginas parte sobre todo de las empresas
cooperativas gallegas, con las que hemos venido trabajando este aspecto (a
través de la «Federación de Cooperativas Sinerxia» y la «Asociación Para a

14

De los problemas asamblearios a la reorganización participativa

Economía Social»), así como de diversos foros, generalmente más numerosos
y heterogéneos, vinculados a procesos de participación social en políticas
públicas (responsabilizándose, desde CIDADANIA S. Coop. Galega, en la
coordinación de dichos foros). También hemos sistematizado las experiencias
de asociaciones y colectivos reivindicativos, en los que de forma más puntual
tuvimos la oportunidad de organizar cursos, de prestar asesoramiento o
simplemente de participar como unos activistas más.
En todas estas entidades el tipo de problemática con la que nos hemos
encontrado es muy similar. Sin embargo sí hay que hacer diferenciaciones
cuando abordamos otras variables, como el carácter más o menos técnico de
los temas a tratar o, sobre todo, el tamaño del grupo: una reunión en la que
participan doscientas personas tiene sus propios límites y precisa de unos
métodos de trabajo diferentes que una en la que participan quince.
Resumiendo, en las organizaciones democráticas y en aquellas que
asientan la organización del trabajo (completamente o en parte) en instancias
participativas, es necesario contar con una mínima capacidad técnica para la
realización de reuniones y asambleas. Esta capacidad debe ser compartida por
todo el grupo en la medida de lo posible, ya que el éxito o fracaso de la reunión
depende de todas las personas que participan en ella. La formación necesaria
en técnicas de reuniones puede darse a través de distintas vías: bibliográficas,
cursos específicos, entrenamiento aplicando las distintas propuestas técnicas a
las reuniones habituales, intercambios y aprendizajes recíprocos sobre las
experiencias en el tema y, sobre todo, evaluación permanente y colectiva de las
reuniones, con guías que permitan ir detectando fallos y reconociendo
también las mejoras que se van incorporando.
Como veremos, esta capacidad técnica tendrá que responder a objetivos
de tres niveles diferenciados: la eficacia de la reunión (cumplimiento de la
misión u objetivos para los que fue convocada), la participación democrática
(atendiendo a la transparencia informativa, a la recogida de todas las
opiniones y a la organización de la toma de decisiones democrática), y a que
las relaciones personales sean de cordialidad y cooperación.
Esperamos que estas reflexiones y sistematizaciones sobre nuestras
experiencias enriquezcan los espacios de autogestión cotidiana, y que las
próximas publicaciones se nutran también de vuestros hallazgos.

15

Asambleas y reuniones

Esquema de estructuración del contenido

REGLAS
DEL JUEGO

CONTEXTOS

CONDICIONANTES

NIVELES
OBJETIVOS

PREPARACIÓN

TIPOS DE ASAMBLEAS
Y REUNIONES

CORRESPONSABILIDAD,
ROLES, ACTITUDES,

MODERACIÓN

COMUNICACIÓN

SENTIMIENTOS

TÉCNICAS DE
DIVISIÓN EN GRUPOS

COMISIONES
ACTAS

EVALUACIÓN,
INNOVACIÓN, ENTRENAMIENTO

16

Las reglas del juego

2. Las reglas del
juego

AUNQUE PODAMOS HABLAR DE HERRAMIENTAS DE TIPO TÉCNICO para la
organización de reuniones y asambleas, está claro que estas herramientas
están cargadas de un contenido social y político. Son, específicamente,
argumentaciones, cálculos sociales y propuestas, más que simples técnicas o
prácticas como pueda ser coser o alicatar. En general se orientan hacia la
fluidez de las relaciones personales dentro de un marco o reglas del juego
compartidas. Este marco sería de: igualdad, democracia y respeto a los
derechos de expresión y participación. La puesta en práctica de las
recomendaciones que aquí proponemos en las situaciones concretas es
necesariamente flexible, atendiendo a todos los factores externos e internos
que convergen, y, por supuesto, a las diversas interpretaciones que puedan
tener los anteriores principios.
En general, las técnicas que aquí vamos a exponer son válidas en
reuniones en las que las personas tienen una actitud cooperativa y
comprometida con la reunión. La relación podría ser, de este modo,
catalogada como relación de cooperación: las personas pueden tener
diferentes necesidades o puntos de vista, pero son comunicativamente
abiertas entre sí, con amplios márgenes de confianza mutua, y no esperan de
las demás ningún manejo o estrategia engañosa y malintencionada.
También pueden funcionar las técnicas en situaciones menos
cooperadoras, en las que cada cual está preocupado de sus propios intereses,
hay cierta desconfianza y algún grado de manejo estratégico, pero en las que
se asumen las normas de funcionamiento, el respeto de los acuerdos y todas
aquellas técnicas que pueden facilitar la marcha de la reunión. En este caso el
desarrollo de la reunión, a través de las técnicas que aquí se proponen,
intentará encaminarse hacia una relación cooperadora, bloqueando aquellas
estrategias retóricas que puedan resultar más negativas (ridiculización de las
posturas contrarias, personalizaciones, monopolio de la palabra,
interrupciones, etc.).

17

Actitud
cooperativa y
comprometida
con los objetivos
comunes

Actitud
competitiva y
negociadora
dentro de unas
reglas asumidas

Asambleas y reuniones

Actitud de
explotaci n del
propio poder
hasta el mÆximo,
fuera de norma
alguna.

Sin embargo, hay cierto tipo de situaciones y de reuniones que se enmarcan
en unas relaciones, por decirlo así, fuera de las normas, en las que tienen
presencia la competencia, la explotación del poder hasta el máximo, las
amenazas, las presiones con implicaciones violentas o situaciones de
corrupción. En este marco las propuestas y herramientas de trabajo que se
recogen en este manual pueden, muy probablemente, no servir en absoluto.
Dos ejemplos pueden ilustrar esta situación. Un caso sería el marcado por
un contexto de conflicto bélico entre el ejército del Estado y una guerrilla, y
de un alto índice de violencia social. En este marco, las reuniones de una
organización campesina pueden verse comprometidas por la situación
regional. Por ejemplo, si en esa organización campesina hay representantes de
todas las tendencias políticas más o menos cercanas a uno y otro bando, pero
nadie se manifiesta abiertamente a favor de ninguno de ellos, porque un
posicionamiento público así significa poder ser agredido por la otra parte. En
determinadas decisiones colectivas trascendentales se da el manejo de la
amenaza de muerte, y en general la comunicación está bloqueada, desde
fuera, por el miedo a ser catalogado como «gubernista» o como «subversivo».
También puede ser frecuente, en estas situaciones sociales de conflicto, que en
el seno de las organizaciones se introduzcan espías o elementos boicoteadores
que dificultan profundamente el desarrollo normal y productivo de las
entidades y de sus reuniones.
Otro ejemplo más cercano es el de una empresa cooperativa en la que una
parte importante de sus socias quiere cerrar (para vender las propiedades y
repartir el capital) y otra parte quiere mantener la producción, y en el que el
primer grupo boicotea la continuidad de la producción sellando la puerta de
entrada al taller con silicona, aprobando decisiones que luego no cumple con
el único propósito de ganar tiempo y limar la paciencia de las oponentes,
amedrentando, etc.
Probablemente existan técnicas y fórmulas para defenderse de estas
situaciones, y es seguro que muchos colectivos las necesitan. Pero,
lamentablemente, no contamos con la experiencia ni las referencias
suficientes para abordar aquí este tipo de problemas.

Asambleas
multitudinarias
sin cauces de
participaci n
real.

Además de estos ejemplos de carencia de unas «reglas de juego extraasamblearias» respetadas mutuamente, existen otras situaciones asamblearias
que, por su dinámica, tampoco admiten, en general, las propuestas que aquí
se recogen. Sería el caso de las asambleas multitudinarias y masivas en las que
se trata de escuchar (y después apoyar o no) a varios candidatos para ser
elegidos como representantes, o defensores de distintos programas. También
sería el caso de las reuniones que se desarrollan bajo la fórmula del mitin. En
estos casos no se trata tanto de fomentar la participación de todos los
presentes, como de emplear un discurso convincente, por lo que las técnicas
empleadas pueden situarse entre la escuela de la retórica clásica y las más
recientes técnicas publicitarias. El ejercicio individual de algunas de estas
técnicas (argumentos de autoridad, informar sin permitir debate, plebiscitos
y otros) en las reuniones «cooperativas» será catalogado aquí dentro de los
«roles negativos».

18

Los contextos que condicionan

3. Los contextos que condicionan
la organización asamblearia

LAS REUNIONES NO PUEDEN SER ABORDADAS COMO UN ELEMENTO AISLADO en la
organización. Para aclarar esto pensemos en algunos casos concretos.
1) Si una organización que desarrolla un tipo de relación interna
marcadamente jerarquizada y antidemocrática pretende organizar
asambleas participativas y democráticas (para dar mejor imagen, por
ejemplo, o incluso para enriquecerse con las sugerencias y aportaciones de
todos sus miembros), probablemente las asambleas queden vacías de
sentido en poco tiempo.
2) Si en las asambleas se toman muy frecuentemente decisiones que
después no son asumidas o ejecutadas por la organización o por el
colectivo, por muy bien que se hubieran desarrollado técnicamente,
chocarán constantemente con un mismo muro.
3) Las asambleas y reuniones, sobre todo en las organizaciones
estatutariamente democráticas, pueden convertirse en actos ceremoniales
que establecen pocos hilos de continuidad con la práctica cotidiana de la
entidad. Sería el caso, por ejemplo, de una asamblea general que se realiza
cada año exclusivamente para refrendar la gestión cotidiana que está
llevando un grupo reducido, cuando se presenta información insuficiente
y los y las participantes simplemente pueden manifestar que siguen o no
siguen confiando (más o menos ciegamente) en sus «gestores».
Incluso desde algunas experiencias asamblearias del movimiento okupa, se
llega a reflexiones semejantes: «la asamblea sólo puede ser una expresión más
de ese cotidiano donde discutir y organizar cierto número de actividades de
alcance general y no un parlamentillo donde solventar nuestras diferencias o,
aún peor, donde cualquier líder carismático, grupo o lobby militante trata de
llevarse el gato al agua e imponer su Verdad» (Centro Social Autogestionado El
Laboratorio, Madrid, http://sindominio.net/laboratorio).

19

Continuidad entre
las asambleas y el
modelo general de
organización.

Asambleas y reuniones

Como veremos más adelante, cuando se trata de organizaciones en las que se
convocan a muchas decenas o cientos de socios y socias, la asamblea en sí, su
desarrollo concreto, no puede encerrar todos los cauces de participación, de
democracia y de información que serían deseables. Se hace preciso un trabajo
cotidiano, constante y previo de información a través de boletines o
circulares, de debates, de distribución de funciones en comisiones y de otros
cauces de participación que construyan la red de comunicación y de
identidad del colectivo.
Además de la necesaria coherencia y continuidad entre la dinámica de las
asambleas y los modelos organizativos y cauces de participación que se
desarrollan en el día a día, existen otros elementos de la organización e incluso
externos a ella que estarán mediando significativamente en las reuniones.

20

Los contextos que condicionan la organziación asamblearia

1. De una parte están los conflictos internos de la organización. Cuando
existen conflictos enquistados (arrastrados en el tiempo y que nunca
acaban de resolverse) o conflictos recientes que aún no fueron resueltos,
hay que ocuparse de mitigar su interferencia sobre la marcha de la
asamblea. Como ya expusimos, las reuniones pueden ser consideradas
por las personas afectadas de un conflicto como el lugar más propicio
para manifestar su posición o su recelo (venga o no a cuento en relación
al orden del día), sea porque es la única vía de comunicación que son
capaces de ver, sea porque utilicen el bloqueo de la reunión como
medida de fuerza. Para poder reorientar el conflicto por un cauce más
apropiado que la reunión (suponiendo que están abordándose otros
problemas que nada tienen que ver con el conflicto en cuestión), es
preciso tener abierto ese cauce: una reunión específica, una conversación
organizada con mediadores o arbitraje, la búsqueda de una solución
negociada o buena para las dos partes, en espacios «intermedios» poco
«marcados» (comidas, pasillos, jardines...), etc.
2. También las presiones o conflictos de la organización con otras entidades
externas pueden mediar mucho en las reuniones y asambleas. El caso más
frecuente es cuando se está en una relación dependiente (por ejemplo,
como cuando para continuar con nuestro trabajo precisamos de la
concesión de un crédito, o de la aprobación de un permiso administrativo)
o, por poner otra situación común, con fuerte presión temporal para acabar
un trabajo. Muchas veces las organizaciones también tienen que tomar
decisiones para las cuales no cuentan con toda la información necesaria (si
el banco va a conceder el crédito o no, si tenemos confirmación de la
aprobación de un convenio con la Administración, etc.). Estas
incertidumbres y la presión del tiempo (no poder esperar para tomar la
decisión) se traducen en dificultades en la búsqueda de soluciones
sopesadas y argumentadas, y en la toma de decisiones colectiva, además de
reducir las capacidades de preparación de la reunión con los requisitos de
convocatoria e información suficientes.
3. Por último, las características del colectivo social son un elemento
externo a la reunión y que va a condicionar su dinámica. Por una parte
puede incorporar una dificultad el hecho de que no haya entendimiento en
un colectivo no homogéneo (con normas sociales o códigos comunicativos
diferentes). También condicionará la elección de las técnicas de
participación el hecho de que se trate de un colectivo formado, por ejemplo,
por personas de profesiones en las que hay un trabajo de «puesta en
escena» y exposición hablada (como los maestros), o de un colectivo poco
acostumbrado a hablar en público. Si en una reunión del claustro de un
colegio la tónica general es hablar demasiado (monopolios de la palabra,
exposiciones muy largas, irse del tema, interrumpir y no respetar el turno
de palabras), en una reunión de una cooperativa de la confección (formada
por personas con estudios primarios y sin otras experiencias de
participación social, militancia sindical, etc.) la tónica puede ser pasar a la
votación casi sin hablar nada (escuchar y votar). Las técnicas que
empleemos en uno y otro lugar van a ser, en este caso, muy diferentes,
incluso de sentido contrario: en el primer caso hacen falta técnicas para
frenar y ordenar la participación y en el segundo técnicas para propiciarla.

21

Evitar que los
conflictos de la
organización
perturben
sistemáticamente
las asambleas.

El ritmo de trabajo
en las reuniones
está, en ocasiones,
marcado desde
fuera.

Características de
cada colectivo

Asambleas y reuniones

Para concluir, podemos decir que las técnicas de organización de reuniones y
asambleas tienen que ir acompañadas de técnicas de organización del trabajo
o participación en los otros momentos de la vida de la entidad o del
movimiento, de modo que se establezca una continuidad entre unas y otras.
Por otra parte, las técnicas para la organización de reuniones no son
universales: tienen que responder de forma flexible y creativa a los distintos
condicionantes del grupo y de las contingencias externas.

CONFLICTOS
INTERNOS SIN RESOLVER

CONFLICTOS O

ASAMBLEAS Y

PRESIONES CON OTRAS

REUNIONES

ORGANIZACIONES
CARACTERÍSTICAS
DEL COLECTIVO

22

Tres niveles de objetivos

4. Tres niveles de objetivos:
eficacia, participación
democrática y buen
clima grupal
HASTA AHORA HEMOS HABLADO DE LA NECESIDAD DE CAPACITACIÓN TÉCNICA para la
organización de reuniones y asambleas. Lo óptimo es que esta capacidad técnica
sea compartida por todos los asistentes, pero, en todo caso, es muy importante
para la persona o personas que asuman la función de la moderación, es decir,
para las que sean facilitadoras o dinamizadoras de la reunión.
Antes de entrar con las técnicas es necesario pararnos sobre qué niveles de
objetivos se persiguen en la reunión, a qué distintos elementos tienen que
atender estas figuras facilitadoras y el conjunto de asistentes.
1. Al primer nivel le llamaremos «eficacia»: tienen que cumplirse con calidad
los objetivos y la misión para los que fue convocada la asamblea. Esto implica
que se aborden todos los temas que fueron fijados en el orden del día, que se
tomen las decisiones que estuviera contemplado tomar y, además, que haya
garantías de que sean buenas decisiones (factibles y convenientes). En el caso
de que hubiera algún punto a resolver que fuese informativo, que la
información sea completa, comprensible y bien entendida. Además, el
cumplimiento de los objetivos debe conseguirse en el tiempo fijado, no basta
hacerlo bien, sino también resolver a tiempo las cuestiones.
2. Al segundo nivel le llamaremos «participación democrática»: deben ser
escuchadas y tomadas en consideración todas las opiniones y sugerencias,
fomentando la aportación de todas las personas implicadas. Cada cual debe
tener a su disposición toda la información necesaria. Las decisiones deben
tomarse sin imposiciones ni coacciones, preferiblemente por consenso y, si no
es posible, por votación mayoritaria, claramente formulada con anterioridad
a su realización.
3. El tercer nivel es el de las relaciones personales, que deben ser de
cordialidad y cooperación: el clima de trabajo debe ser agradable, basado en
el respeto mutuo, deben resolverse los conflictos de forma no violenta y debe
propiciarse la confianza suficiente para abordar los temas y favorecer la
comunicación y el acuerdo.

23

Eficacia: aclarar los
objetivos.

Participar:
información,
opiniones y
consenso.

Clima cooperativo:
satisfacción,
respeto y
confianza.

Asambleas y reuniones

Cuando hay
incompatibilidades,
no sacrificar un
nivel a favor de
otro.

El cumplimiento de estos tres niveles de objetivos va a dirigir la elección de las
técnicas concretas. En algunos casos se producen ciertas incompatibilidades en
la consecución de objetivos en dos niveles diferentes. Sobre todo, la
disponibilidad de tiempo suele ser el principal problema: puede, en ocasiones,
resultar difícil compatibilizar la necesaria participación de todo el mundo con el
ajuste al tiempo limitado. En estos casos hay que encontrar unos mínimos de
resultados satisfactorios en todos los niveles, valorando en cada caso qué
elemento puede resultar prioritario, pero, como orientación general, no es
positivo sacrificar desproporcionadamente un nivel en favor de otro.

Niveles de objetivos en la organización de reuniones

la eficacia

> que estén bien analizados los problemas.
> que haya buenos criterios de valoración.
> que se tomen las decisiones más adecuadas.
> que se informe bien.
> que todo esto se resuelva en el tiempo fijado.

la participaci n
democrÆtica

> escuchar y tomar en cuenta todas las opiniones y
sugerencias.
> que cada cual tenga a su disposición toda la información
necesaria.
> que las decisiones se tomen sin imposiciones ni coacciones.
> que las decisiones se tomen preferiblemente por consenso y,
si no es posible, por votación mayoritaria.

relaciones
personales de
cordialidad y
cooperaci n

> que el clima de trabajo sea agradable.
> que esté basado en el respeto mutuo.
> que se resuelvan los conflictos de forma no violenta.
> que esté garantizada la confianza para abordar los temas y
favorecer la comunicación y el acuerdo.

La diferenciación de estos tres niveles será orientadora de todos los pasos a
dar: preparación, presentación, moderación, participación de los asistentes y
evaluación. Al mismo tiempo servirá como guía para realizar una evaluación
de la reunión. Como veremos más adelante, la organización de la reunión va
a tomar en cuenta estos tres niveles de objetivos no sólo en el momento del
desarrollo, propiamente dicho, de la asamblea, sino también en su preparación
previa y en los momentos post-asamblearios.

24

La preparación de asambleas reuniones y reuniones

5. La preparación de las
asambleas y reuniones

NO SIEMPRE ES POSIBLE LLEVAR COMPLETAMENTE PREPARADA UNA REUNIÓN, pero
seguramente es necesario más veces de las que se hace. La preparación de la
reunión por parte de las personas que van a asistir modifica sustancialmente
el rendimiento. Esto es aún más notorio cuando se trata de reuniones de un
número muy alto de personas. Muchas veces puede resultar preferible
reducir el número de reuniones y preparar cuidadosamente cada una de las
que se realicen.
Preparación de los temas a tratar
Muchos temas no pueden ser improvisados ni desarrollados en el tiempo que
dura la reunión sin que disminuya considerablemente su calidad. Las
dificultades que surgen en una reunión que no fue preparada son, por
ejemplo: que no se entiende bien el problema que se está tratando (por lo que
resulta difícil avanzar soluciones); que no hay suficiente tiempo para la
elaboración de criterios que permitan valorar con más profundidad las
alternativas que se tienen; que, en función de lo anterior, se crea un clima de
inseguridad, tendiendo a postergar para más adelante las decisiones que
había que tomar en la reunión; etc. Este tipo de dificultades pueden traducirse
en una sensación de no haber avanzado nada con la reunión, de no alcanzar
los objetivos y, por lo tanto, de cierta frustración y desmotivación.
Preparar los temas consiste en garantizar que los asistentes a la reunión ya
tengan una serie de ideas previas sobre las cuestiones a tratar, y también en
que esas ideas estén fundamentadas y contrastadas lo más que se pueda, para
propiciar que las decisiones que se tomen sean las más acertadas.
Para preparar los temas existen diversas fórmulas:

25

Llegar a la
asamblea con ideas
previas sobre las
cuestiones a tratar.

Asambleas y reuniones

— Elaborar documentos previos y hacerlos llegar a las y a los
participantes.
— Organizar consultas o entrevistas con personas expertas en las
cuestiones que vamos a abordar (bien personas que hayan superado
alguna vez los mismos problemas, bien profesionales del asunto).
— Consultar y dar a conocer, en la asamblea, documentos o materiales
sobre el tema (una posibilidad es que cada persona se encargue de leer un
documento y se haga una puesta en común de todos en una parte del
tiempo de la asamblea).
— Haciendo grupos de trabajo previos a la asamblea donde se discutan los
problemas y las alternativas con más tiempo.
— Traduciendo informes, cuentas o informaciones complicadas a un
lenguaje comprensible por todo el mundo.
— Aprovechando los espacios informales para hacer comentarios
clarificadores e ir tomando postura.
En definitiva, se trata de evitar la improvisación (excesiva o perturbadora) y
la falta de claridad de ideas en las reuniones.

Convocatoria y orden del día

Convocar la
asamblea con
antelación y
proponer temas a
tratar.

Para cada
cuestión marcar:
objetivo,método
y tiempo.

1. En muchos casos la convocatoria se limita a comunicar la existencia de
la reunión tal día a tal hora, obstaculizando así su preparación.
La convocatoria se hará con suficiente antelación, incluyendo el orden
del día si es elaborado previamente. Conviene que todos y todas tengan
claro cuándo va a ser la reunión, qué puntos van a tratarse, en qué orden,
cuánto tiempo se estima que durará y qué tareas son necesarias hacer
antes de la reunión (conseguir información, habilitar un espacio, aportar
materiales para una dinámica, estudiar el orden del día, etc.).
En muchas entidades democráticas sujetas a regulación normativa, el
orden del día es obligado en las convocatorias de las reuniones, y también
se regula el plazo de tiempo en el que tiene que hacerse pública la
convocatoria.
Pero, además de la obligación legal, cuando existe, el orden del día es
imprescindible para que las personas que asisten a las reuniones sepan
con suficiente antelación qué temas van a tratarse y no asistan «a ciegas».
En todo caso, si la reunión fue convocada con muy poco tiempo y no
se cerraron bien los temas, siempre es útil elaborar el orden del día en su
comienzo para poder organizar el tiempo convenientemente.
2. La mayor parte de los órdenes del día elaborados en organizaciones
adolecen de excesivo esquematismo. Se redactan los puntos muy
esquemáticamente sin aclarar qué se persigue en cada uno de ellos.
Lo ideal es que en la redacción de los puntos del orden del día se
especifique para cada tema cuál es el objetivo que se pretende alcanzar
(informar, tomar una decisión, sondear opiniones...) y el método o
procedimiento que se va a emplear. También es conveniente hacer constar

26

La preparación de asambleas reuniones y reuniones

el tiempo que se estima que llevará cada punto, para servir de guía y que
todos los asistentes se hagan conscientes de cómo va discurriendo la
distribución del tiempo durante la reunión (ya que puede variar
ligeramente con respecto a lo planificado).
3. Otra cuestión importante en el orden del día es la ordenación temporal de
los temas a abordar. Los temas deben agruparse lo más posible para tratar
al mismo tiempo aquellas cosas relacionadas; también se separarán aquellos
aspectos de un mismo tema que precisen soluciones muy diferentes.
4. Los temas incluidos en el orden del día son una propuesta por parte de
quien redacta y convoca la asamblea. Además, desde el día en que esto
ocurre hasta la fecha misma de celebración de la asamblea, pueden adquirir
importancia urgente nuevos temas. En consecuencia, toda propuesta debe
estar abierta a que se incluyan otras propuestas de temas a tratar. A su vez,
debería dejarse un margen razonable para añadir al orden del día los
nuevos temas de interés surgidos después de la convocatoria.
Una opción es dedicar siempre un punto final de «varios» donde se pueda
dar cabida a las novedades que surjan o a las propuestas que se realicen
por el resto del grupo. Otra posibilidad es abrir un pequeño lapso de
tiempo al principio de la celebración de la asamblea solicitando a todas las
personas asistentes que propongan temas para incluir en el orden del día
y decidir, en ese momento, si se pueden abordar ese mismo día o se deben
pasar para la próxima ocasión en que se reúna el colectivo.
5. Como primer tema a abordar es positivo poner algo que reúna a las
personas y les haga reconocer la presencia de los demás y de sus intereses:
una presentación dinámica de los asistentes, un tema distendido que
propicie la intervención de todos y todas, etc.
También conviene una ordenación por prioridades como esta: empezar
con algo fácil de resolver (esto da vigor y energía al grupo); seguir con los
temas más difíciles, extensos o de mayor importancia; los temas largos
pueden dividirse en varias partes que se manejen mejor o tratarlos en
grupos pequeños y después en plenario conjunto; acabar con algo sencillo
y corto (dejando buena sensación para la próxima vez).
Después de los temas principales pueden resolverse aquellas
cuestiones muy puntuales que no llevan apenas tiempo: pequeñas
informaciones, anuncios, breves consultas, etc. Como puntos finales
recogidos en el orden del día y con un tiempo propio proponemos la
evaluación de la reunión, escuchando a la persona o personas que hicieron
de observadoras (si las hubo) y expresando personalmente en qué grado
nos sentimos satisfechas o satisfechos en la consecución de los objetivos en
los tres niveles: eficacia, participación democrática y relaciones personales
cordiales y cooperativas. Este espacio de evaluación está orientado a la
mejora continua de nuestras reuniones.
6. Otro punto que puede ser interesante en aquellos colectivos con muy
constante dinámica asamblearia es fijar la fecha y los temas de la próxima
reunión.
El orden del día no sólo marca el contenido, la ordenación y las
prioridades de los temas. También recoge el tiempo que vamos a dedicarle
y el método de trabajo propuesto. El orden del día es la brújula y el plano
de orientación de la reunión y sirve para comunicar las intenciones de los

27

Priorizar asuntos,
agruparlos y
dividirlos.

Un orden del día
abierto a
novedades y
sugerencias.

Criterios de
ordenación de los
temas a tratar

Asambleas y reuniones

No acabar sin fijar
la próxima cita.

convocantes y dar seguridad sobre la marcha de la misma a todas las
personas del grupo, evitando que puedan sentirse «perdidas». El orden del
día facilita el cumplimiento de los objetivos (en tanto que son conocidos y
compartidos por los asistentes), fomenta la participación, en la medida en
que da seguridad y también influye positivamente sobre el clima grupal. En
este sentido es útil exponerlo en una pizarra o panel a la vista de todas o
distribuirlo en papel para que cada persona pueda ir siguiéndolo.

Tiempo de duración de las reuniones

Incorporar
descansos.

Marcar la hora de
finalización.

No hacer
reuniones
de más de dos
horas.

Dedicamos un apartado específico al tiempo de duración de las reuniones, ya
que es otro elemento al que pocas veces se le presta la atención que merece.
Es un caso muy habitual que conozcamos la hora de inicio de la reunión, pero
no sepamos cuándo va a acabar. Esta situación dificulta la organización
personal del tiempo de aquellas personas que asisten. La hora de finalización
es incierta y cada cual hace sus cálculos en función de otras necesidades: por
ejemplo, para quien tiene que dejar a sus hijos pequeños al cuidado de
alguien, o tiene una cita para el mismo día de la reunión es importante que
ésta se desarrolle en un tiempo limitado; sin embargo puede encontrarse con
otra gente en el grupo que no tenga ninguna prisa y espera que los temas se
aborden con profundidad y detenimiento. Muchas veces esta situación se
resuelve en detrimento de la participación: quien tiene que irse abandona la
reunión a medias. En casos extremos, pero muy frecuentes, de auténticos
maratones de horas y horas, al final sólo quedan quienes más «resisten».
1. En la propia convocatoria de asamblea o reunión tiene que constar la
hora de inicio y la hora prevista de finalización (hora que no deberá ser
superada por encima de márgenes de error asumibles). De esta forma cada
persona puede organizar el resto de sus compromisos.
2. Pero existe otra cuestión fundamental que justifica la atención al tiempo
de duración de las reuniones: existe un tiempo límite que no se debe
sobrepasar y que es aproximadamente de 2 horas (en algunos casos
pueden ser tres). Después de hora y media o de dos horas mengua
notablemente el rendimiento y la capacidad de autocontrol (para pedir el
turno de palabra, escuchar las opiniones —sobre todo aquellas con las que
no se está de acuerdo— y mantener la necesaria disciplina que exige el
trabajo en grupo). No es poco habitual que las reuniones sobrepasen hasta
tal punto este límite que las decisiones no sean tomadas tanto por haber
llegado a una solución convincente, como por puro cansancio. La
prolongación excesiva de la duración también redunda, por el cansancio,
en un estado general de mayor crispación (o desimplicación) y en un clima
tenso (o demasiado relajado, abandonando ya el interés por el
cumplimiento de los objetivos prefijados).
3. Los dos puntos anteriores (necesidad de prefijar el tiempo de
finalización y limitación de la duración de las reuniones a dos horas)
implican que en la preparación de la reunión tenemos que hacer una
estimación del tiempo que va a llevarnos cada uno de los temas

28

La preparación de asambleas reuniones y reuniones

propuestos en el orden del día. Aprender a estimar el tiempo que llevan
los puntos es una cuestión de práctica (probablemente se facilita si
tomamos nota de cuánto tiempo nos llevaron, en reuniones anteriores,
puntos similares), pero en general se tiende a calcular por lo bajo. Siempre
que se pueda, para que no exista urgencia en abordar gran número de
temas, es mejor correr el riesgo de que la reunión finalice antes de tiempo,
que correr el riesgo de que el tiempo no sea suficiente.
4. De todos modos, a veces se presentan situaciones en las que debemos
resolver en la misma reunión demasiadas cuestiones. En estos casos
conviene poner la hora de finalización lo suficientemente tarde como para
incorporar momentos de descanso o de distensión. Además de comunicar
en la convocatoria cuál es la hora prevista de finalización, si ésta va más
allá de tres horas desde el inicio, es importante solicitar de la gente buena
disposición ante el esfuerzo adicional que se les pide. Se procurará no
trabajar más de hora y media seguida, y los descansos se harán, a ser
posible, saliendo de la sala para facilitar la desconexión y la distensión.
Preferiblemente no se hablará de los temas de la reunión. Para estos
descansos también puede ser positiva la realización de dinámicas de
grupo que permitan el movimiento, la risa y la integración grupal.
Una reunión larga tiene que ser dinámica: intercalando espacios de
discusión plenaria con espacios de discusión en grupos pequeños, o con
descansos. También es importante, por lo que tiene de motivadora, la
sensación común de que se está avanzando en los puntos: a veces puede
resultar positivo abordar un tema complejo por partes, para ir resolviendo una
a una y producir esta sensación de acercarse al cumplimiento del objetivo.
El tiempo de duración de las reuniones es un aspecto fundamental al
que prestar atención en el momento de la preparación de las mismas.
Como es obvio, también habrá que «controlarlo» durante el desarrollo de
la reunión propiamente dicha.

Calcular la
duración de cada
tema.

Introducir
dinamismo.

Tamaño del grupo

El número de participantes en la reunión condiciona fuertemente su
funcionamiento. Algunas investigaciones sobre grupos permiten afirmar que
el óptimo de intercambios y relaciones se consigue con un número entre cinco
y diez participantes, donde los canales de comunicación son numerosos, se
favorece la discusión y existe proclividad al consenso. Cuando se trata de
argumentar y llegar a acuerdos el grupo de cinco a diez participantes es el que
consigue un mejor equilibrio entre el dinamismo, el tiempo de producción y
la riqueza de esta producción. Este fenómeno acontece siempre que el grupo
no sea totalmente homogéneo ni totalmente heterogéneo en su composición,
sino que combine distintas posiciones.
Un grupo de tres o cuatro personas es «pobre»: las relaciones que se establecen
dependen en mucha medida de la influencia individual de cada persona sobre las
demás y también se tiende fácilmente a dobles emparejamientos paralizantes de las
discusiones. Sin embargo, un grupo de tres personas (grupo triangular) no llega a
un fácil consenso, por lo que puede ser muy creativo para extraer los distintos

29

De cinco a diez:
óptimo de
intercambios.

Asambleas y reuniones

matices de una cuestión (la tríada se esfuerza por producir más y más argumentos
y consideraciones antes de cerrar la cuestión en una solución de acuerdo).
Por su parte, un grupo superior a diez personas tiende a fraccionarse en
subgrupos. De ahí que en estos grupos la moderación sea imprescindible, como
lo puede ser también la división «provocada» para fomentar la participación
más directa y cercana.
Moderación
imprescindible en
un grupo de más
de diez.

Los colectivos con muchos miembros deben tomar esto en cuenta para abordar
tareas especialmente complejas o delicadas. En muchas ocasiones (sobre todo para
la producción de argumentos y la valoración de alternativas, pero menos para la
toma de decisiones) es recomendable dividirse en subgrupos que después actúen
como unidades dentro del grupo. Otra posibilidad es delegar el trabajo de búsqueda
de alternativas en el subgrupo más capacitado o dispuesto para esta tarea.

Organización del espacio

No atender a la distribución espacial en las reuniones puede traducirse en que
se entorpezca fuertemente su desarrollo. No sirve cualquier lugar, ni siquiera
el mismo lugar puede ser apropiado para reuniones con distinto número de
participantes. Muchas veces nos encontramos con estructuras físicas que no
podemos cambiar (un auditorio con los asientos fijados en el suelo o una sala
con una mesa rectangular que ocupa casi todo el espacio). De partida, y
siempre que existan alternativas, trataremos de cuidar la elección del local, y
valoraremos favorablemente aquellos que tienen un mobiliario que permite
variaciones para adaptarse al tamaño del grupo.
La distribución en
el espacio
simboliza polos de
autoridad.

En otras ocasiones existe este mobiliario pero no se le presta atención y las
personas se disponen según van llegando y tal y como encuentran las sillas y
las mesas. También es frecuente, por ejemplo, que las personas que llegan algo
tarde se agolpen en el lugar más cercano a la puerta. En este caso es
recomendable invitarlas a pasar y hacerles un hueco.
La organización del espacio no sólo repercute en la comunicación entre las
personas asistentes (que invite a hablar a todo el mundo, que evite que se
hagan grupitos, etc.) sino que también puede cargar simbólicamente de
autoridad ciertas posiciones (la «presidencia» en mesas rectangulares, la
«superioridad» del que se sube a una tarima, etc.).

La distribución en
el espacio y el
modelo de
comunicación.

Podemos organizar el espacio según dos modelos de comunicación
contrapuestos. Uno es el modelo unidireccional o individualizador: toda la
gente está orientada hacia una o pocas personas, como en las clases
magistrales. Este modelo no favorece la comunicación en todos los sentidos,
sin embargo, puede ser el modelo apropiado cuando se trata de reuniones de
cientos de personas.
El otro es el modelo multidireccional o participativo: la gente en círculo o
de otra forma siempre que se garantice que cada cual puede ver de frente a
todos los demás. Esta es la organización ideal para grupos no demasiado
numerosos ya que promueve la participación de todos por igual y evita que se
hagan subgrupos que puedan entorpecer la marcha conjunta de la reunión.

30

La preparación de asambleas reuniones y reuniones

En el aspecto de los símbolos de autoridad, hay que atender a las sillas, mesas,
lugares desde donde se ve mejor, micrófonos, etc. que dan a las personas que
ocupan estos lugares posiciones de privilegio.
Vamos por partes:
a) Mirarse: en una reunión de iguales donde se pretende que todo el
mundo participe, que se trabaje en grupo y que se llegue a acuerdos
consensuados, las personas deben distribuirse en el espacio de forma que
queden todas al mismo nivel. De este modo podrán mirarse mutuamente y
se facilitará la comunicación, tanto la verbal como la no verbal. La
circunferencia será la forma ideal de distribución, aunque otras variantes
como las formas elípticas o pentagonales también proporcionan nivelación.
b) La mesa: las personas que asisten a una reunión forman un círculo
(pongamos por caso), pero el interior de ese círculo puede estar formado
por una materia rígida (la mesa para posar papeles y escribir con un apoyo
sólido) o quedar libre, facilitando así, de esta última manera, las formas de
expresión corporal.
Si suprimimos la mesa estamos favoreciendo la cercanía del grupo y
abriendo la vía para el intercambio en el nivel de las emociones. Si dejamos
la mesa inhibimos al grupo básico y potenciamos el grupo de trabajo lo que
resulta adecuado para los temas más arduos, formales y que requieren de
anotaciones escritas. Algunas personas y colectivos, sin embargo, están
habituados y son capaces de escribir sin necesidad de mesa, usando como
apoyo los libros, las carpetas, sus piernas o los apoyamanos de las sillas que
los tienen acoplados. Una mesa baja y pequeña, además, siempre favorece
más la distensión que una alta y grande.
Dependiendo de la actividad de cada reunión es positivo ir variando:
una reunión muy delicada y formal se hace con mesa, la siguiente, de
discusión general, se hace sólo con las sillas...

Asamblea circular
favorece la
comunicación
multidireccional.

31

Asambleas y reuniones

Sillas cómodas e
idénticas.

Horizontalidad.

Concentración.

c) Las sillas: condicionan la posición y movilidad de cada persona. Por
ejemplo, frente a la silla confortable, la silla rígida recuerda la obligación de
trabajar. También, si las reuniones son largas, conviene que las sillas sean
suficientemente cómodas.
Es importante que todas las sillas sean simbólicamente equivalentes:
que no haya nadie sentado en un cómodo sillón con ruedas si las demás
están en sillas fijas y rígidas.
d) Estar al mismo nivel: o todas las personas sentadas en el suelo, o todas
en sillas o todas de pie; y sin emplear tarimas ni desniveles, que sólo están
justificados cuando se trata de reuniones tan numerosas que hay que tomar
medidas específicas para que se escuche, se visualice, etc.
e) Que no haya perturbaciones: las reuniones deben hacerse en espacios
donde no se esté realizando al mismo tiempo ninguna otra actividad que
pueda entorpecer. Por ejemplo, es conveniente descolgar o desconectar los
teléfonos y dejar para después cualquier otra actividad. Es conveniente
también que en la sala donde se realiza no estén personas ajenas a la
reunión, a no ser que tengan explícitamente el papel de observadoras para
facilitar la posterior evaluación del desarrollo de la reunión.

Organización
rectangular de la
asamblea: favorece
la comunicación
exclusiva con la
«línea de enfrente»
y con quien
«preside».

La mesa favorece el
trabajo, pero inhibe
la expresión
corporal.

32

Tipos de reuniones según los objetivos

6. Tipos de reuniones
según los objetivos

LAS TÉCNICAS Y MÉTODOS PARA EL DESARROLLO DE LAS REUNIONES tienen que ser
adecuadas a los objetivos específicos de cada una («para qué» fue convocada).
En general, distinguimos cinco grandes grupos de objetivos, cada uno con
unas técnicas propias:
reuniones
reuniones
reuniones
reuniones
reuniones

de
de
de
de
de

información.
creatividad y generación de ideas.
discusión.
coordinación.
toma de decisiones.

En una misma reunión pueden existir varios de estos objetivos. Una
posibilidad es que cada punto del orden del día encaje en uno de estos
grupos. Pongámonos en el caso de una reunión del profesorado de un
colegio, por ejemplo:
Colegio Abrente Sociedad cooperativa
Asamblea Extraordinaria
2 de enero del 2005

Orden del d a
1. Informe de la secretaría sobre cambios legislativos.
2. Búsqueda de ideas para organizar una fiesta de carnaval.
3. Decidir sobre la participación en el programa de
reforestación del ayuntamiento.

Para el primer punto emplearíamos las técnicas de las reuniones informativas.
Para el segundo organizaríamos, por ejemplo, una tormenta de ideas (técnica
de creatividad). Para el tercero intentaríamos llegar a una postura
consensuada u organizaríamos una votación, empleando las técnicas de toma
de decisiones colectiva.

33

Asambleas y reuniones

Otra posibilidad es que el mismo punto del orden del día incluya la necesidad
de informar, generar ideas, discutirlas y tomar una decisión. Sería el caso de
un orden del día con el siguiente punto:
Colegio Abrente Sociedad cooperativa
Asamblea Extraordinaria
2 de enero del 2005

Orden del d a
1. Organizar una fiesta de carnaval.
— Información: 20 minutos
— Ideas: 45’
— Decisión: 20’

Es posible que para abordar este punto haya que dar información, por
ejemplo, sobre lo que se habló en la reunión con la asociación de madres y
padres de alumnos. El siguiente paso puede ser dar ideas para la fiesta
(disfraces, decorados, música, cómo favorecer la participación de madres y
padres, etc.). Una vez recogidas todas las ideas, es necesario discutir cuáles
son las que se consideran más oportunas, abriendo un espacio de debate
donde se argumente sobre los puntos positivos y negativos de cada una de
ellas. Después hay que tomar una decisión definitiva sobre cuáles de estas
ideas se van a desarrollar. Por fin hay que distribuir las tareas, establecer
grupos de trabajo y, en definitiva, coordinarse.
En la clasificación de las reuniones en estos cinco tipos en función de los
objetivos no se pretende tanto clasificar las reuniones ni los puntos del orden
del día, como que sepamos diferenciar temas o momentos diferentes en los
que favorecer la utilización, en cada caso, de las técnicas más adecuadas.
Vamos a ver estas técnicas para cada tipo de objetivo.

Reuniones de información

El objetivo de una reunión de información es proporcionar al grupo
determinados datos sobre un tema de su interés. Medir la eficacia de la reunión
será comprobar en qué grado fue recibida y comprendida la información.
Normalmente concebimos que informar de algo consiste en exponerlo a
los demás y que el éxito o fracaso de esa información depende de las
capacidades de la persona que expone (que sea clara y amena, que tenga
recursos de oratoria, que complemente lo que dice con esquemas escritos o
presentados en transparencias, etc.). Esto es así, pero sólo en parte, ya que el
éxito o fracaso dependerá en mucha medida también de la actitud de las
personas que están recibiendo la información.
Activar el
compromiso de
quien es
informado/a.

1. Es aconsejable que los receptores de la información asuman un papel
activo. Una de las formas es haciendo exposiciones muy sumarias (sin
miedo a ser incompletas) y abrir después un espacio para las preguntas de

34

Tipos de reuniones según los objetivos

modo que sean estas preguntas las que vayan desencadenando que la
información sea más completa. Esta fórmula tiene varias ventajas: resulta
más amena que la exposición lineal, mantiene más despiertas a las
personas que van haciendo preguntas y las cuestiones se van abordando
en el orden que dicta el interés por ellas, lo que garantiza una mejor
recepción y comprensión. La filosofía del informante que emplea esta
técnica sería algo así como: «yo no voy a contaros nada que no os
intereséis en saber» o también «la responsabilidad de estar bien informado
es de quien hace las preguntas».
2. Es necesario ofrecer información de los aspectos informales, siempre
que existan. Por ejemplo, si estamos comentando una reunión mantenida
con algún delegado de la Administración, además de hablar del contenido
de la conversación, es importante transmitirle al grupo cómo nos
recibieron, cómo era el despacho, si nos atendieron cordialmente, etc.,
porque esto permite localizar las informaciones en su contexto y además
facilita recordarlas con más claridad.
3. Hay que comprobar que el circuito comunicativo funciona, que los
mensajes fueron bien recibidos, sin distorsionarse por el camino y sin perder
los contenidos más relevantes. Para comprobarlo basta con pedirle a una o
varias personas que enuncien qué fue lo que entendieron. Sobre este
enunciado pueden hacerse las correcciones oportunas. Esta también es una
forma de dar un papel más activo a las personas que reciben la información.
La aplicación de este esquema de comunicación multidireccional,
orientado por las constantes preguntas, respuestas y comprobaciones
tiene la ventaja de garantizar mucho mejor el objetivo de informar que la
técnica habitual de la exposición lineal. Sin embargo, también hay que
tener en cuenta su principal problema: requiere de mucho más tiempo.
Tomar en cuenta esta consideración es importante cuando se está
preparando la reunión y programando su duración.
Las reuniones de información en colectivos muy grandes tienen una
limitación a la hora de establecer una comunicación multidireccional:
serían demasiado largas y poco operativas. En estos casos se hace mucho
más necesario cuidar la forma en que se expone la información,
atendiendo al nivel de lenguaje (que sea comprensible por todo el mundo)
y a los soportes visuales (encerado, proyector de transparencias u otras).
Pero sobre todo, lo que puede ofrecernos más garantías de encontrar
nuestro objetivo informativo es el trabajo fuera de la asamblea.
Este trabajo tiene que desarrollarse, o bien en grupos con un tamaño
más adecuado para el estilo informativo que proponemos en este capítulo,
o también a través de materiales escritos (o audiovisuales). Este tipo de
grupos grandes, como puede ser el caso de una cooperativa de consumo o
de una agraria con más de mil familias socias, son muy sensibles a la
distorsión informativa, es decir, a los resultados de que la información
circule de boca en boca como un rumor. De ahí que sea tan importante
hacer llegar información clara en soportes escritos que sean atractivos e
inteligibles para todos los implicados.

Informar también
de lo informal.

Verificar que la
información es
recibida.

Ponerse a un
mismo nivel de
lenguaje y
ayudarse con
material
audiovisual.

Informar antes de
las asambleas.

35

Asambleas y reuniones

Para acabar, la preparación de una asamblea informativa corresponde
preferiblemente a las personas que van a informar, ya que ellas conocen
qué aspectos pueden ser más relevantes del tema y pueden fijar más
claramente los objetivos y los métodos adecuados.
Si el grupo es amplio (doce o más) conviene que una persona asuma la
moderación, dando el turno de palabra y comprobando que la
información fue recibida y entendida.

guía para la devolución informativa
Cuando tenemos que poner a alguna o varias personas al corriente de
alguna reunión a la que no asistieron, debemos procurar que se supere la
costumbre de hacerlo informalmente, en cualquier momento y lugar,
muchas veces poco apropiados, de un modo poco sistemático y sin
posibilidades de confirmar matices y profundizar sobre la importancia de la
información para el colectivo. Pensamos, pues, que se puede buscar el lugar
más apropiado, sin ser necesariamente uno muy formal, para realizar una
«devolución» sistemática y enriquecedora para ambas partes, más
comunicativa que simplemente informativa, y aprendiendo con el tiempo en
qué aspectos fijarse para informar y sobre qué aspectos preguntar.
Esta devolución es sólo un caso específico de lo que se podría llamar, en
general, el aprendizaje recíproco entre los miembros de la organización.
Más concretamente, los objetivos de esta práctica pueden resumirse en:
— Conseguir un conocimiento colectivo de todo el grupo.
— Ejercitar la comunicación interindividual, aclarando decisiones e
informaciones.que pueden estar monopolizadas individualmente.
— Integrar las experiencias e informaciones pasadas en el grupo,
estableciendo.hilos de continuidad con las jornadas, debates y dinámicas
anteriores.
— Emplear un tipo de lenguaje adecuado al nivel cultural del grupo, sin
abstracciones innecesarias o traduciendo aquellos términos especializados
cuando la gente no los entienda.

Las personas que no hayan asistido
en el papel de dinamizadoras

1. Contar las impresiones que ya se tengan por lo que les hayan contado.
2. Dirigir las preguntas a personas concretas, más que al público en
general.
3. Contrastar las ideas con la percepción de otras personas también
concretas.
4. Hacer resúmenes de lo captado para comprobar qué se entendió.
5. Intentar conseguir toda la información en un plazo máximo de 10
minutos, imprimiendo todo el dinamismo posible. Intentar también que
la gente hable ordenadamente para poder escuchar a todos y a todas.

36

Tipos de reuniones según los objetivos

cuestiones por las que interesarse
1. Qué dinámicas se hicieron y qué posición adoptó la gente en ellas. Se trata
de decir el nombre de las dinámicas, quién participó en ellas, qué papeles
se desarrollaron y cómo participó cada cual (aportaciones a destacar,
dificultades que se tuvieron...).
2. Qué decisiones se tomaron y qué compromisos fueron adquiridos por el
grupo. Conviene detenerse en las decisiones y compromisos, en las
responsabilidades adquiridas porque implican a todas las personas,
incluso a las que no asistieron. A éstas hay que explicarles por qué se llegó
a las decisiones, cuál fue el proceso y cuáles las argumentaciones que más
convencieron a todas y todos.
3. Cómo se experimentó la jornada. Comentar si fue vivida como lenta,
agitada, aburrida, divertida, trabajosa, relajada, dificultosa, bulliciosa,
ordenada, productiva, improductiva... En este punto son más adecuadas
las distintas valoraciones personales que la búsqueda de una valoración
única supuestamente más «objetiva».
NOTA: en las dinámicas de devolución de información no se busca llegar a
acuerdos, sino simplemente recoger las opiniones y puntos de vista que
resulten informativos. No es preocupante que existan observaciones
contradictorias sobre el mismo punto. Es labor de quien demanda la
información hacer sus propias interpretaciones.

el papel activo y facilitador de las personas informadas
1. Explicar con claridad, aplicando criterios de relevancia.
2. Añadir los matices oportunos a las explicaciones de las demás, siempre
que se consideren clarificadores o aporten una información relevante.
3. Facilitar que se expresen los diferentes puntos de vista intentando no
monopolizar la palabra.
4. Expresar las opiniones y valoraciones personales. No intentar
imponerlas sobre las demás (no se trata de llegar a acuerdos).

Reuniones de creatividad o de generación de ideas
El objetivo de este tipo de reuniones es encontrar ideas o soluciones nuevas.
El trabajo del grupo consistirá en producir el mayor número de ideas posible
sobre un determinado problema. Un modelo característico de este tipo de
reuniones es la «tormenta de ideas», aunque su procedimiento preciso no
siempre es fácil de aplicar (gente que recoja las ideas, tiempo de duración
largo para todas las fases, grado de concentración, etc.).
La tormenta de ideas se basa en abrir un espacio de expresión y «pensamiento libre» en el que no se permita criticar ninguna idea, por absurda que
pueda parecer. Sólo tienen cabida las intervenciones para exponer ideas, tanto
las que se nos ocurren directamente como las que se nos ocurren «por
asociación» después de oír las ideas de los demás.
El objetivo (o problema para el que buscamos «ideas de solución») debe
quedar perfectamente definido, por lo que forzosamente será real y abierto
(que no haya una única solución posible). Además debe ser simple, que no se

37

La tormenta de
ideas.

Asambleas y reuniones

pueda descomponer en varios problemas; si el problema real es complejo
habrá que descomponerlo en sus elementos simples y celebrar tantas
reuniones como elementos haya (simultáneamente con grupos diferentes o
sucesivamente con el mismo grupo). Por último, es indispensable que el
objetivo sea claro para todos los miembros del grupo.
El objetivo (o problema para el que buscamos «ideas de solución») debe
quedar perfectamente definido, por lo que forzosamente será real y abierto
(que no haya una única solución posible). Además debe ser simple, que no se
pueda descomponer en varios problemas; si el problema real es complejo
habrá que descomponerlo en sus elementos simples y celebrar tantas
reuniones como elementos haya (simultáneamente con grupos diferentes o
sucesivamente con el mismo grupo). Por último, es indispensable que el
objetivo sea claro para todos los miembros del grupo.
Para el desarrollo de la tormenta de ideas es importante que la gente esté
cómoda (y libre de perturbaciones externas), que exprese todas las ideas que
se le ocurren (también sin autocensura) y que escuche las ideas de los demás
para abrir la posibilidad de formar asociaciones libres a partir de esa idea
(«esto me hace pensar en...»).
Si es posible, la tarea de recoger las ideas por escrito debe hacerla una
persona que no las esté generando. El moderador o moderadora puede
facilitar esta labor repitiendo las ideas y ordenando bien el turno de palabra
para que no «se pierdan» ideas en el barullo de hablar a un tiempo.
Quien modera tiene un papel muy importante: ordena el turno de
palabras, inhibe todo asomo de crítica y da prioridad a las asociaciones de
ideas sobre la producción directa. La forma de hacerlo es, por ejemplo,
pidiendo a las personas participantes que levanten la mano cada vez que se
les ocurre una idea y que, en el caso de que se les ocurra por asociación, den
un chasquido con los dedos, para que quien modera pueda darle prioridad.
Acabada la fase creativa, se hará la selección y la ordenación de las ideas,
con las técnicas de debate o de toma de decisiones. Es conveniente marcar que
ahora se está en un tiempo distinto: bien haciendo esta fase como reunión
específica separada, bien dejando un descanso entre un momento y otro.
Para preparar una reunión de generación de ideas tenemos que atender
principalmente a la búsqueda de un espacio adecuado (cómodo y donde
podamos escucharnos bien), a procurar un buen clima y a recoger la
información necesaria para delimitar el problema con claridad.

38

Tipos de reuniones según los objetivos

tormenta de ideas
Objetivo: producir ideas o posibles soluciones a un problema.
Número de participantes: preferentemente entre 7 y 12.
Una persona anima y modera: debe tener una lista de sugerencias y
preguntas estimulantes para intervenir si otros no lo hacen; regula los turnos
de palabra.
Una persona escribe las ideas que van surgiendo: intenta ser lo más fiel
posible al enunciado original. Invitados externos al grupo habitual:
escogidos por su experiencia o sabiduría en el tema del que se trate,
participan igual que el resto de personas del grupo.
Desarrollo:
1. Explicación de las reglas de la tormenta de ideas:
— se acepta todo, no se rechaza nada.
— prohibida la censura y la autocensura, el juicio crítico de las ideas se
hará más adelante.
— asociación libre de ideas, escalada de pensamiento.
—exponer las ideas rápidamente y con claridad, sin explicación ni
razonamientos.
2. Explicación del problema.
3. Generación de ideas:
— cada cual anota las ideas que se le ocurren.
— levanta la mano y presenta sólo una cada vez.
— escucha las demás ideas.
— si tiene ideas por asociación se lo comunica a quien modera con un
chasquido de dedos.
— sigue anotando las ideas que se le ocurren.
4. Una vez recogidas suficientes ideas se pasa a la fase de «tamiz»,
evaluación de cada una de ellas, bajo la fórmula de la reunión de discusión.

Existen otras técnicas distintas a la «lluvia de ideas» como pueden ser la
visualización de anuncios o revistas que puedan sugerir aspectos no
imaginados de un tema, criticar en común una película o una obra de teatro
que todas hayan visto y tenga relación con el tema, hacer una pequeña
«encuesta» entre familiares y amistades pidiéndoles opiniones, abrir el
diccionario al azar u otras que el grupo pueda imaginar e inventar.

Otras técnicas.

Reuniones de discusión

En una reunión de discusión el objetivo es poner de relieve para el grupo las
diferentes opiniones de sus miembros y las consideraciones y argumentos
que sostienen estas opiniones. En este intercambio también se favorece el
análisis y el cambio de opinión, siempre que los nuevos argumentos o
informaciones que escuchamos nos convenzan.

39

Poner en común
opiniones y
argumentos.

Asambleas y reuniones

La confrontación
propicia la
producción de
argumentos.

Para garantizar que a la hora de tomar una decisión importante hemos
analizado todos los elementos, todas las alternativas y las ventajas e
inconvenientes de cada una, siempre es positivo realizar una primera fase de
discusión, donde perseguiremos la producción y validación de argumentos.
Si para el momento de tomar la decisión es útil propiciar la cercanía de
posturas de cara a un consenso, para el momento de la búsqueda de
argumentos puede resultar más útil propiciar la confrontación de posturas,
sacar a la luz la polémica y las diferencias existentes. Muchas veces, detrás de
un consenso fácil y rápido, existe un débil análisis de las distintas
posibilidades y pueden tomarse acuerdos poco acertados.
La técnica de confrontación para la generación de argumentos tiene cinco
fases. Pongamos que se trata de una cooperativa de trabajo asociado que
precisa de más trabajadores y trabajadoras.
La primera fase es identificar los tres grupos según se acerquen las
posiciones personales de partida a: contratar asalariados, incorporar nuevos
socios-trabajadores y aumentar la jornada o realizar horas extras entre los que
ya están en la empresa. Cada persona se sitúa en el grupo en el que se sienta
más cercano. En el caso de que existan personas con opiniones ambivalentes
pueden incorporarse en el grupo menos numeroso, sin miedo a tomar parte,
ya que de lo que se trata es de buscar argumentos, el momento de la decisión
será más adelante. De hecho, esta técnica, en la medida en que pueda
asemejarse a un «juego de roles» («yo, aunque piense que hay cosas
favorables en las otras posturas, sólo voy a preocuparme de buscar
argumentos para defender la de mi grupo, poniéndome en ese papel, como si
me lo creyera de verdad...») facilita la distensión y un análisis de los
problemas no tan condicionado por el juego de poder que puede darse en el
momento de la decisión.
La segunda fase es el trabajo de búsqueda de los argumentos principales
dentro de cada grupo. Se trata de generar aquellas razones por las que es
defendible su postura (sea por sus ventajas propias, sea por los
inconvenientes de las otras), con vistas a convencer a los demás grupos.
La tercera fase será la conformación de grupos mixtos, formados cada uno
por tres personas (una de cada opinión o posición), en la que se establece una
primera discusión que tiene por objetivo tantear cuáles son los argumentos
más específicos y matizados de los demás.
Con los datos de este tanteo, cada cual vuelve, en la cuarta fase, a la
reunión con su grupo inicial, donde se perfeccionan los argumentos más
sólidos y definitivos con los que convencer a los demás. Cada grupo elegirá
una persona como portavoz para representarlo en la siguiente fase.
Por fin, en la quinta fase, las tres portavoces establecen la discusión final
en la que despliegan sus argumentos y responden a los de las demás.
La dinámica no está diseñada para llegar a acuerdos, sino para favorecer
la producción y contraste de argumentos. Es decir, para aclarar el significado
y los elementos que sostienen cada postura. Si hay que tomar una decisión,
deberá hacerse en un momento posterior (mejor con un descanso por medio).
Es importante matizar que cuando hablamos de argumentos nos referimos
a aquellos análisis que permiten valorar las distintas posiciones («defiendo esta
postura porque existe esta prueba o esta experiencia que la apoya...») y no a las

40

Tipos de reuniones según los objetivos

frases hechas o a los llamados «argumentos de autoridad», del tipo «veinte
años de experiencia nos avalan», o «está más que demostrado que esto es así, y
el que dude de esto sólo está demostrando su ignorancia».

dinámica de confrontación
Objetivo: profundizar en el análisis de las distintas posturas, de sus ventajas
e inconvenientes; producir gran número y calidad de argumentos.
Número de participantes: entre 9 y 18, preferentemente.
Duración: 90 minutos.
Desarrollo:
1. Conformación de los grupos: sondeo de opiniones (5-10 min.).
2. Producción de argumentos dentro de cada grupo (20 min.).
3. Discusión en grupos mixtos, con representantes de cada grupo de opinión.
Se trata de conocer los argumentos de los demás (20 min.).
4. Vuelta al grupo inicial para producir los argumentos perfeccionados y
definitivos (20 min.).
5. Discusión entre los tres portavoces de los tres grupos (20 min.).

Cuando el objetivo que pretendemos no es tanto la búsqueda de argumentos
(consideramos que ya contamos con un análisis válido) sino favorecer el
cambio de opiniones, debemos propiciar una discusión ordenada, que haga
hincapié en los puntos en común, que predisponga a la gente a escuchar
activamente e incluso a moverse de sus posiciones y a «ceder» justificadamente, evitando el atrincheramiento y la confrontación. En este caso es
muy importante la figura del moderador o moderadora, que debe facilitar
que el clima de discusión sea cordial y no haya cabida para coacciones,
argumentos de autoridad y todas las estrategias dialécticas que ponen a la
gente «a la defensiva».
Pero además de la figura del moderador, también se requiere de la actitud
facilitadora del resto de asistentes. Principalmente tiene aquí mucha
importancia la actitud para la escucha activa, es decir, para escuchar y
comprender las posiciones de los demás (haciendo el ejercicio de ponernos en
el lugar de la otra persona). Esta capacidad lleva implícita la necesidad de
deshacerse de actitudes muy frecuentes como la de pensar que nuestra
percepción de la realidad es la realidad misma, o, dicho con otras palabras,
que estamos llenos y llenas de razón («¿como es posible que los demás no se
den cuenta de esto que yo veo tan claro?»). Para la escucha activa tenemos que
tomar nuestra propia visión como subjetiva y dejar abierta la posibilidad de
que esté errada. De este modo estaremos más abiertos y tendremos más
respeto por las demás opiniones. Existen juegos y dinámicas de grupo para
trabajar esta actitud.

41

Escucha activa.
Escucha
inteligente.

Asambleas y reuniones

Reuniones de coordinación

Intercambio de
información.

Pongámonos en el caso de organizaciones (por ejemplo una organización
para el comercio justo y solidario) que tienen grupos locales (tiendas o no) con
alto nivel de autonomía en su gestión, orientación, etc., pero con vínculos de
identidad y proyectos comunes con los demás grupos del mismo Estado o a
nivel internacional. La coordinación de los distintos grupos puede ser en
redes (por ejemplo la Red de Economía Alternativa y Solidaria, formada por
diferentes entidades que descubren objetivos comunes), o ser bajo la misma
identidad organizativa (por ejemplo, los distintos grupos locales que se
autodenominan Movimiento de Objeción de Conciencia, y que comparten los
mismos principios) o incluso a través de una entidad creada en común (una
federación, unión, etc.).
Las reuniones de coordinación entre los distintos componentes de estas
plataformas suelen acarrear algunos problemas específicos:

Cuidar la elección
de los/as
representantes.

Consideración de
los distintos ritmos
de trabajo.

1. Precisan de la elección de representantes de cada una de las entidades, que
serán las personas que lleven las inquietudes del grupo local y que, al mismo
tiempo, transmitan informaciones en sentido inverso: de la plataforma a las
entidades. Estas personas tendrán que tomar en cuenta que no participan a
nivel individual, y por lo tanto más que sus opiniones deberán tomar
siempre la referencia del grupo. La siguiente pregunta sería a quién elegir
para que asista a las reuniones de la plataforma de coordinación.
Si existe un buen sistema de comunicación interna, que permita que
incluso quien no asiste está muy al tanto de lo que está haciéndose en la
plataforma, la rotación de la persona que asiste parece propiciar más la
identificación de las «bases» con la entidad de segundo nivel, lo cual
constituye un objetivo importante. Pero tenemos que cuidar y mitigar
algunas de las dificultades de esta fórmula rotativa, como puede ser salvar
la sensación de pérdida que puede tener no conocer a nadie, o no saber
cuáles son las formas de organizarse habituales, etc.
Otro criterio de elección puede ser que asista la persona que coincide
más o tiene más clara la posición que en ese momento defiende el grupo
que va a representar. Esto puede ayudar a salvar la esquizofrenia de
defender en una reunión ideas que no son totalmente compartidas.
2. Se necesita mucho intercambio informativo: como punto más básico, cada
entidad debe conocer los procesos que están iniciando las demás, el contexto
en el que se encuentran, las fuerzas con que cuentan, o los debates internos
en que están inmersas, para saber así cuales son las verdaderas
potencialidades de la plataforma, en la medida en que se nutre de las
potencialidades de los grupos. También es muy importante esta información
para ajustar los distintos ritmos de trabajo, ya que normalmente habrá
entidades más consolidadas o con más recursos y capacidades y otras más
recientes, con mayor conflicto interno o casi sin recursos, lo que se traducirá
en distintas disposiciones para abordar proyectos conjuntos.
Se hace muy fundamental el intercambio de información y, dado que
todas las personas o todos los grupos tienen su parcela de la que informar,
es necesario aplicar sabiamente el criterio de la relevancia. Muchas veces

42

Tipos de reuniones según los objetivos

resulta útil marcar un tiempo límite de dedicación a informar sobre cada
parcela, para evitar el desequilibrio entre las que se abordan primero (que
se extienden más de lo necesario) y las que se abordan al final (que se
acortan excesivamente por cansancio o falta de tiempo).
3. Toma de decisiones democrática: cuando se trata de aprobar los
documentos que van a dotar de una identidad propia (estatutos,
pronunciamientos públicos, definiciones de objetivos comunes, etc.), o de
decidir sobre la utilización de recursos comunes (campañas, etc.), se requiere
de una toma de decisiones en el nivel de la plataforma de coordinación. Pero
estas decisiones tienen que contar con la aprobación de los miembros
individuales de todas las entidades que la conforman. Nos encontramos de
nuevo con la necesidad de cuidar mucho los canales de información (que se
entienda bien cuáles son las alternativas que están planteándose, cuáles son
los distintos argumentos para defenderlas o criticarlas) y de tener la
capacidad de encontrar cierta agilidad para estas decisiones.
4. Cuando se trata de coordinar a distintos grupos de trabajo dentro de
una misma entidad básica, el objetivo será articular todos los recursos
posibles (humanos y materiales) para la consecución de una determinada
tarea (resolver un problema, tomar una decisión, desarrollar un proyecto,
reformular los puestos de trabajo y la rotación, etc.). En este caso la
reunión de coordinación puede incorporar elementos de todo tipo de
reuniones pero es necesario destacar la necesidad básica de establecer los
cauces para una comunicación multidireccional.
Es importante resaltar que si una organización (asociación o empresa
cooperativa) opta por dividirse el trabajo en comisiones o equipos
específicos, se debe respetár su autonomía. Esto significa que las
reuniones de coordinación entre representantes de cada comisión deben
procurar no interferir en la dinámica propia de cada grupo autónomo de
trabajo. En la coordinación se ponen en común los avances y obstáculos
respectivos y se hacen propuestas de trabajo o de estrategia general. Pero
es más complicado y delicado decidir conjuntamente en esa coordinación
una actividad o cambio que precise mucha discusión de base y adecuación
a los ritmos de cada comisión de trabajo.
También será imprescindible en estas reuniones el registro por escrito
de las decisiones tomadas y de los compromisos asumidos (e incluso las
distintas posiciones y argumentos que surgieron en la reunión).
Escribiendo los compromisos y poniéndolos a la lectura y disposición
de todos los grupos implicados sabremos cuál es el sentido de la
coordinación, qué se va consiguiendo con ella y en qué afecta a todas las
personas participantes de la red de organizaciones. Dedicarle un punto en
la asamblea general también contribuye a estos objetivos.

43

Autonomía de las
comisiones de
trabajo.

Registros escritos
de los compromisos.

Asambleas y reuniones

Reuniones de toma de decisiones

El objetivo de esta reunión es tan claro como difícil es su consecución: llegar
a tomar una decisión consensuada colectivamente, tratando de integrar los
puntos de vista de todos los miembros en un acuerdo que resulte satisfactorio
y, a la vez, eficaz. Sólo en caso de no conseguir llegar a un acuerdo consensuado
puede ser válido someter la decisión a una votación.
EN BUSCA DE LA EFICACIA ASAMBLEARIA
Las asambleas clásicas son horribles. Se pasan horas y horas dando vueltas
a un punto, se forman bandos, se fomentan rivalidades personales, se
dispersan los argumentos y al final se vota apresuradamente, sin conseguir
enterarse nadie de cuáles son en realidad las ventajas y los inconvenientes
de lo decidido. Existe un procedimiento diferente que permite que todos
hablen, que se examinen todas las facetas de un problema, que se tome una
decisión con razonables probabilidades de que sea correcta, y sobre todo,
que se tome pronto. Se evitan enfrentamientos personales y retóricos,
inútiles, e impide en gran parte las manipulaciones provenientes de
oradores expertos, líderes carismáticos y grupúsculos organizados.
Lorenzo Mediano

El primer paso es delimitar bien cuál es la cuestión sobre la que hay que tomar
una decisión para no caer en errores que dificulten de partida el resto del proceso.
Suponemos aquí que ya se cuenta con información sobre la situación y
las diferentes alternativas y con argumentos a favor y en contra de cada una
(si no es así, hay que establecer fases previas: por ejemplo, de generación de
ideas y de discusión).
Tomando como punto de arranque el desacuerdo, la importancia y
repercusiones de la decisión a tomar van a hacer más fácil o más difícil el proceso
de acuerdo. Si se trata, por ejemplo, de alguna cuestión que puede suponer un
aumento considerable de la carga de trabajo de las personas que participan en la
reunión, o de algo que repercuta en otras decisiones posteriores (como la
aprobación de unos estatutos, un reglamento interno o un convenio con otra
entidad), llegar a una decisión satisfactoria para todos es más difícil. Por el
contrario, cuando son cuestiones parciales y de escasa repercusión, las
decisiones serán más fáciles de tomar. Entre un caso y el otro el elemento que
varía es la implicación con el resultado de la decisión, que es inversamente
proporcional a la facilidad para ceder.
Llegar a un
acuerdo por
consenso.

Precisamente será en los casos más difíciles donde el objetivo de tomar la
decisión por consenso tenga una justificación mayor, mientras que en los casos
más fáciles no importaría demasiado decidir a partir de la votación mayoritaria.
La justificación del modelo del consenso viene dada por las siguientes
consecuencias:
— Evita el conflicto: evita que el proceso de la toma de decisiones deje
sembrados conflictos no resueltos.

44

Tipos de reuniones según los objetivos

— Mejores decisiones: aumenta los esfuerzos para buscar soluciones
posibles que sean eficaces a la vez que satisfacen a todas las personas; por lo
tanto, favorece la búsqueda de mejores decisiones.
— Integración del grupo: evita la traducción del proceso en un juego de
ganadores (mayoría) y perdedores (minoría), que atenta contra la
integración grupal.
— Implicación: favorece la implicación de todo el colectivo en las tareas y
responsabilidades que se derivan de la decisión tomada.
Si la decisión por acuerdo resulta muy difícil, si no se dispone del tiempo
necesario para encontrarla o si se prefiere ceñirse simplemente al procedimiento legal, puede optarse por la votación, tomando en consideración qué tipo
de mayoría es la que se establece como necesaria: más de la mitad de los votos,
dos tercios, etc. El proceso de votación también puede resultar complicado y es
susceptible de manipulaciones (intencionadas o no), por lo que es necesario
cuidar el procedimiento:
1. Aclarar muy bien cuáles son las alternativas sobre las que se vota,
cuidando el enunciado de las mismas. Hay que evitar fórmulas como:
«¿quién vota a favor de la propuesta de Manuela?», porque puede no estar
clara cuál es exactamente esa propuesta, y además porque no conviene
insistir en que la propuesta está vinculada a tal persona, sino darle mayor
relieve al contenido de la propuesta. Puede resultar de gran utilidad escribir
el enunciado de las propuestas en un encerado o en cualquier otro soporte
de que se disponga para garantizar que está claro para todos y todas.
2. En la medida de lo posible, reducir el número de opciones entre las que se
vota. Las opciones que tienen diferencias de matiz pueden ser englobadas,
de modo que, de salir con mayoría, sea en una segunda vuelta de votaciones
donde se decida sobre esos matices. Por ejemplo, tomemos las siguientes
opciones que se presentan en un colectivo ecologista para invertir 1000 euros:
— Invertirlas en la compra de infraestructura informática.
— Invertirlas en una campaña informativa sobre el uso y abuso del coche.
— Invertirlas en mejora del local de reuniones.
— Invertir la mitad en mejora del local y la otra mitad en una impresora.
Las opciones primera, tercera y cuarta pueden ser englobadas en una sola:
mejora de nuestra infraestructura. En el caso de que se apruebe invertir el
dinero en la mejora de la infraestructura, y no en la campaña, se puede
entrar a decidir qué elementos se mejoran: el local, los equipos informáticos
o la impresora. En todo caso, los criterios para englobar o reducir los
enunciados deben contar con el acuerdo del grupo: «¿os parece que
englobemos estos tres en mejora de infraestructuras?».
En general es preferible evitar la elección entre muchas opciones porque
puede darse el caso de que se apruebe una decisión sólo con dos o tres votos
a favor (el resto de votos estaban repartidos cada uno en una opción).
3. Dejar claro cuál es el procedimiento que va a seguirse (primero votar
entre estas opciones, después, dentro de la elegida, votar entre sus variantes,
etc.), pidiendo la máxima atención y silencio para que la votación sea

45

Votación.

Asambleas y reuniones

rápida, y advirtiendo que sólo se va realizar una vez, por lo que cualquier
tipo de duda debe ser resuelta antes de votar (no mientras, ni después).
4. Hacer cuidadosamente el recuento de los votos y reflejarlo, si es posible,
en algún soporte a la vista de todas y todos.
5. Salvo casos muy justificados, las votaciones no pueden repetirse y los
resultados toman el carácter de decisión irrevocable desde el momento en
que se computan los votos. Es necesario enunciar con claridad cuál fue la
decisión mayoritaria.
Tanto para facilitar la búsqueda del consenso como para orientar el proceso
de votación, la labor de la moderadora o moderador es fundamental. Le
dedicamos un apartado específico a este papel, donde se recogen técnicas
concretas para eso, pero, como orientación, podemos insistir aquí en:
— Recordarle al grupo que el objetivo es tomar una decisión y que para
eso se cuenta con un tiempo limitado.
— Hacer síntesis de las posturas expresadas.
— Destacar cuáles son los puntos en común entre las distintas posturas.
— Invitar a la flexibilidad de las posiciones personales, es decir a ceder.
— Si es posible, proponer alternativas integradoras, que recojan parte de
las exigencias de un sector y parte de las exigencias del otro.
— Dirigir cuidadosamente el proceso de votación.

Asegurarse de que
las decisiones
tomadas puedan
ser asumidas.

Una precaución a tomar en las reuniones de toma de decisiones es
asegurarse de que las decisiones tomadas pueden ser abordadas por la
organización. Es frecuente que se encuentre la mejor y más satisfactoria
solución y sea aprobada por el grupo sin asegurarse de que tiene la
capacidad y los recursos suficientes para llevarla adelante (sobre todo, no se
calcula el tiempo disponible y no se asignan las personas que van a asumir
el trabajo derivado de esa decisión). Como en la fábula, podemos
encontrarnos con la sorpresa de que, al final, nadie quiere ponerle el
cascabel al gato. Por eso es conveniente, cuando se toma una decisión que
implica el trabajo de la gente, hacer un sondeo previo sobre la
disponibilidad individual para asumir este trabajo.
Por muy democrática y participativa que pueda ser una reunión de toma
de decisiones, será un fracaso si no contempla los métodos (medios,
recursos, personas encargadas, procedimientos...) para asegurarse de que la
decisión tomada puede y va a ser aplicada.

46

Tipos de reuniones según los objetivos

DEFINICIÓN
DEL PROBLEMA/CONFLICTO POR L@S
AFECTAD@S

1

Siete pasos del proceso de decisión consensuada colectiva
Hay acuerdo en la estructura del proceso (moderación,
facilitación...).

SIGNIFICACIÓN
EMOCIONAL DEL PROBLEMA/
CONFLICTO POR L@S AFECTAD@S

2

Tod@s estamos de acuerdo en abordar este problema
ahora.
¿Tod@s disponemos de la información necesaria?
El problema es...

CREACIÓN
DE POSIBLES SOLUCIONES

3

Todo conflicto involucra sentimientos, inquietudes,
miedos...
Si tod@s vamos a tomar una decisión colectivamente y
asumir después responsabilidades, es importante que
sepamos de qué manera el asunto afecta a los sentimientos
de cada cual.

SELECCIÓN
4

Y SÍNTESIS DE LAS PROPUESTAS

+

5

ELECCIÓN
TEST DEL GRADO DE ACUERDO

¿HAY
VETOS?

si

VALE
POR EL
MOMENTO

INHIBICIÓN
O DESCUELGUE

IMPLICACIONES
CONDICIONES

ENMIENDAS
OBJECIONES MENORES

(menores)
(importantes)

¿HAY
VETOS?

Es fundamental la participación creativa de tod@s. Este es
el momento en el que l@s líderes y expert@s pueden
resultar más nefast@s e ineficaces al provocar la pasividad
de l@s demás e inhibir su creatividad.
Hay métodos para contrarrestarlo, por ejemplo, "lluvia de
ideas": tod@s expresan sus propuestas o ideas (oral,
gráficamente...) y se suspenden la crítica y la autocrítica,
salvo para sugerir mejoras en la formulación.

NO

DE
ACUERDO EN
GENERAL

Hay muchos métodos para que afloren: ruedas, juegos...

Expuestas todas las ideas, se trata de ajustarlas, integrarlas,
combinarlas, etc, para conseguir una o varias propuestas
bien trabajadas y realizables.
Hay que esforzarse en incorporar los puntos de vista de
tod@s. Este paso suele producir cansancio y tener
experiencia previa en el asunto puede ayudar a catalizar la
síntesis colectiva: aquí l@s expert@s no son nefast@s si
actúan dentro del proceso colectivo. Es recomendable
trabajar en grupos pequeños y que alguien escriba o formule
la síntesis a la que se va llegando. También hay métodos que
ayudan: ruedas, puntuación de prioridades, etc.
Si al final hay varias propuestas alternativas para elegir, es
preciso efectuar una primera prueba del grado de acuerdo
que suscitan.
Hay cuatro posibles niveles de acuerdo/desacuerdo:

= 1 TEST

a) «Estoy de acuerdo»

GRADO
ACUERDO

b) «No es perfecta, pero vale»
c) «No me opongo a que lo hagamos, pero no me
considero implicad@»

6

7

ASPECTOS
PRÁCTICOS. RESPONSABILIDADES
CONCRETAS, REALIZACIÓN

d) «Me opongo a que lo llevemos a cabo»- VETO. Sólo el
veto bloquea el consenso y obliga a volver a empezar o
dejarlo.
La valoración no se debe dejar sólo a la reflexión
individual aislada, tanto si el resultado parece satisfactorio
como, y sobre todo, si parece un fracaso.

EVALUACIÓN
DE RESULTADOS

47

La moderación de asambleas y reuniones

7. La moderación de
asambleas y
reuniones

LA MODERACIÓN ES UNA FUNCIÓN CLAVE PARA CUALQUIER REUNIÓN. Cabría la
excepción, y no siempre, de aquellas reuniones que se desarrollen en grupos
de tres a cinco personas. El papel del moderador o moderadora se entiende
en muchas ocasiones como la mera organización del turno de palabra. Sin
embargo, quien modera debe asumir una función más compleja: facilitar la
consecución de los objetivos por parte del grupo. Entendemos por moderar
una ayuda que una persona presta al grupo para que trabaje provechosamente. Esta ayuda consiste en ejercer un cierto control de la dinámica del
grupo, pero sobre todo en dinamizarlo, con propuestas, mediaciones
oportunas, etc.
El papel de facilitadora o facilitador del trabajo del grupo no implica que
quien modera asuma toda la responsabilidad de la marcha de la reunión, ya
que se necesita de la aportación responsable de todos los asistentes. Pero sí
implica que va a ser la persona que más atención preste a los elementos
técnicos y organizativos, y quien le recuerde al grupo que tiene que alcanzar
los objetivos fijados en un tiempo limitado.
Además de facilitar, quien modera tiene que asumir a veces la función de
dinamizador o dinamizadora, sugiriendo preguntas, cuidando que exista una
sensación colectiva de que se avanza, dinamizando con la propuesta de
métodos, formas de distribuirse en el espacio, etc.
Algunos de los elementos críticos más comunes cuando se pregunta por el
papel del moderador o moderadora en muchos colectivos es quejarse de que
manipula la reunión, favoreciendo la expresión de las opiniones que más se
ajustan a la suya propia, acaparando la palabra, formulando interesadamente
los temas y métodos de discusión, etc. Esta crítica suele ser acertada, ya que
moderar no puede ser tomar decisiones individuales suplantando al grupo,
sino un modo de sugerir cómo continuar, haciendo que todas las personas del
grupo comprendan los temas y las distintas opiniones sobre ellos y se sientan
responsables de la discusión y de las decisiones.

49

Facilitar la
consecución de los
objetivos.

Controlar la
dinámica de grupo.

Dinamizar.

Asambleas y reuniones

Espacio central.

Intervención
constante sobre la
forma y no sobre el
contenido.

Sin embargo, la omnipresencia de esta crítica lleva a pensar que quien modera
debe tener una actitud «moderada», poco protagonista, que casi no tiene que
dejarse ver. Muy al contrario, en su función facilitadora y dinamizadora la
persona que lleva la moderación de la reunión debe ocupar un espacio central
e intervenir en todo momento que se considere necesario, no dejando que el
grupo pierda la orientación y ofreciendo todas las herramientas a su alcance
para encontrar los objetivos. Dependerá del saber hacer y la disposición del
resto de participantes que el moderador pueda tener un papel menos
presente: si de forma ordenada el grupo es capaz de respetar los turnos,
avanzar en los argumentos, hacer propuestas de método, mediar en los
conflictos que puedan surgir, etc., quien modera puede reducir su
intervención. Pero si el grupo tiene dificultades para autorregularse será la
moderadora o moderador quien asuma más firmemente esta responsabilidad,
interviniendo cuantas veces haga falta. La diferencia entre un papel
protagonista y un papel manipulador es que el protagonismo se obtiene por
intervenciones, en general, más sobre la organización que sobre los
contenidos de trabajo.
En definitiva, moderar no es liderar o dirigir, sino responsabilizarse de
ayudar al grupo a cumplir sus objetivos, la tarea o el trabajo que se marca a
nivel organizativo:
— Abordar todos los puntos del orden del día.
— Hacerlo en el tiempo disponible prefijado.
— En cada caso, tomar decisiones, producir argumentos, informar, generar
ideas, coordinarse.
— Para cada objetivo, atender a los tres niveles: eficacia, participación
democrática y relaciones cordiales y cooperativas.
Es importante subrayar que el moderador o moderadora responde de su
trabajo ante todo el grupo, no ante los individuos. Por eso una persona que
tenga un vivo interés en los asuntos tratados tendrá difícil la tarea de
moderar.

¿Quién modera?

Vamos a ver más criterios para la elección del moderador o moderadora. En muchas
organizaciones existe la tendencia a que modere la misma persona que
convoca la reunión, normalmente el presidente o presidenta (de la
cooperativa, de la asociación, etc.). Esta elección está muchas veces
refrendada por la normativa legal que afecta a estas entidades jurídicas. Pero
existe una razón que suele hacer preferible la elección de otra persona: el
grado de implicación con el contenido de la reunión es alto, por lo que
podemos considerar una sobrecarga de trabajo estar pendiente al mismo
tiempo de las cuestiones de fondo y de las cuestiones de forma. Y no sólo una
sobrecarga, sino habitualmente una desatención de funciones.

50

La moderación de asambleas y reuniones

Otro criterio para escoger a la persona adecuada para moderar es la capacidad
técnica, las destrezas desenvueltas en su función y que podemos enmarcar en
los siguientes campos:

Capacidad técnica.

— Saber aplicar las diferentes técnicas de organización de reuniones,
según el tipo de reunión de que se trate y adaptar su forma de actuar a lo
que requiera cada circunstancia.
— Conocer los procesos dinámicos del grupo y reconducirlos hacia la consecución de los objetivos. Prestar atención a cómo se da la comunicación, al
clima, a los distintos papeles que se asumen, a la distinción entre argumentos, etc.
— Tener habilidades para la animación, sobre todo para fomentar la participación de todas las personas.
— Saber intervenir oportunamente y con amabilidad y respeto.
Para la elección de la persona que modere debemos tomar en cuenta las
ventajas que presenta el hecho de que éste sea un papel rotativo: que en cada
reunión sea asumido por una persona distinta. Las ventajas de la rotación son,
por lo menos, las siguientes:
— Moderar es también un modo de conocer la dinámica del grupo por lo
que cuanta más gente conozca esta dinámica más fácil será la moderación
y más satisfactoria la reunión. Si todos los participantes aprenden la
práctica de la moderación, tendrán más capacidades para autorregularse.
— Comprobar lo difícil que puede resultar la tarea de moderar es algo que
sólo se encuentra en la propia práctica. Cuando todas las personas pasan
por ese papel y comprueban esta dificultad, está favoreciéndose una
actitud de mayor apoyo y ayuda en reuniones posteriores.
La combinación del criterio de la capacidad técnica y el criterio de la rotación
(en principio, algo contradictorios) tiene múltiples opciones. Puede haber una
dinámica habitual de rotación, pero, para reuniones que se presentan más
complicadas, prima el criterio de la capacitación técnica. También, una vez
que todo el grupo pasó por ese papel, puede estimarse que modere siempre
la misma persona, si se le reconoce que lo hace bien y con sensibilidad.
Hasta ahora siempre hablamos de una única persona en el papel de
moderador, pero a veces es conveniente repartir las tareas con alguna otra. Por
ejemplo, delegar en una figura separada la organización de los turnos de
palabra (tomar nota del orden en que van levantándose las manos e ir
concediendo las palabras) puede repercutir muy positivamente en la atención
del moderador a la dinámica del grupo y a las técnicas a proponer, a ir
tomando nota de las ideas para poder hacer síntesis, etc. En el caso de que nos
inclinemos por alguna opción de este tipo, conviene marcar bien que la
persona que coge el turno de palabras está sujeta a las interrupciones y formas
que la moderadora, más pendiente de la globalidad del proceso, le indique.

51

Rotación.

Asambleas y reuniones

¿Cómo se modera?

Una vez que ya tenemos definidas las funciones de la figura del moderador y
que tenemos algunos criterios para elegir qué persona asume esa función, es
necesario entrar a desarrollar el plano de las tareas más concretas y de las
herramientas que puede emplear.
Repaso del orden
del día.

Atendiendo a los pasos en el proceso de la asamblea o reunión, podemos
recoger como tarea inicial la presentación y el repaso con el grupo del orden
del día:
— Leer los enunciados y dar una idea breve sobre qué tratan.
— Exponer cuáles son los métodos de trabajo que están previstos para
cada tema, así como el tiempo asignado.
— Después, invitar a hacer preguntas y comentarios.
— Si fuera el caso, modificar el orden del día consultando a todo el grupo,
no sólo por iniciativa de un miembro o de quien modera.
— Si hay propuestas para aumentar el orden del día, reflejarlo en el
tiempo que se va a emplear.
— Si hay algún tema que algunos o algunas no quieren tratar, considerar
la posibilidad de no incluirlo en el orden del día.
— La composición o modificación del orden del día debe ser aceptada
conscientemente por todo el grupo, a modo de compromiso, por lo que se
requerirá alguna manifestación pública de esa aceptación.

Presentaciones.

Puede que los asistentes no se conozcan o no estén bien situados ante los
temas que se van a abordar. En ese caso, quien modera asume la tarea de hacer
las presentaciones oportunas, aclarar quién es quien, y con qué objetivo fue
invitado y presentar los temas que se van a discutir. Si persiste el
desconocimiento se puede pedir que alguien más informada exponga lo que
sabe, que presente a otras personas o que explique concretamente circunstancias
que aclaren los puntos en discusión.

Corresponsabilizar.

Para potenciar la corresponsabilización del grupo con los objetivos de
trabajo, conviene explicar cuál es la función que asume el moderador,
solicitando la máxima colaboración.
A continuación se abordarán los temas del orden del día atendiendo a
tareas como las siguientes:

Presentar los
temas.

Recoger todas las
opiniones.

— Antes de la reunión, la persona moderadora puede encargar a una
persona que presente cada tema. En caso contrario, deberá hacerlo la
moderadora de una manera breve.
— Animar a que todas y todos expresen sus puntos de vista. Cuanto más
importante sea la decisión más importante es tener todos los datos,
valoraciones y opiniones. La expresión de las diferencias puede dar lugar
a soluciones más creativas y originales.

52

La moderación de asambleas y reuniones

— Cortar las discusiones reiteradas entre dos individuos, la
monopolización de la palabra y la repetición de razones por las mismas
personas, ya que impiden que se expresen las opiniones de los demás y
que se llegue a decisiones grupales que impliquen a todo el grupo.
— Solicitar que cada persona hable por sí misma y cuando se refiera a
otras personas que lo haga de un modo específico, diciendo a cuál se
refiere. De este modo se alcanzará mayor confianza.
— Asegurarse de que los acuerdos tomados sean por unanimidad en todo
el grupo, consultar a éste antes de establecer dónde hay un acuerdo.
— Realizar síntesis de lo expresado.
— Buscar los puntos de acuerdo, enumerarlos y devolverlos al grupo,
animar a continuar progresando en los temas.
— Animar a tomar decisiones, buscar nuevas soluciones y comprometerse
individualmente con los acuerdos grupales.
— Cuando se llega a un consenso conviene aclarar en forma de pregunta
todos los matices y aspectos acordados, en opinión de quien modera. En
lugar de una pregunta vaga, una pregunta con muchos detalles sobre el
consenso le devuelve al grupo un resumen de todo en lo que se va a
comprometer. Por eso habrá que insistir en que se responda a esa pregunta
para que asuman conscientemente el «pacto».
— En situaciones tensas o ante soluciones difíciles, puede recurrirse al
humor, al agradecimiento personal, al cambio de sitio o, por ejemplo, a
silencios de reflexión.
— En el medio de la reunión pueden introducirse pequeños descansos
para juegos, canciones u otras cosas animadas y relajantes que sean bien
aceptadas por el grupo.
— Cuando la moderadora desea intervenir en algún tema, puede rechazar
su papel de moderador/a durante la discusión de ese tema, y cederlo a
otra persona.
Antes de acabar la reunión, la moderadora o moderador debe proponer la
evaluación de la misma. En un capítulo posterior, específico de la evaluación,
ofrecemos algunos métodos concretos.
Exponemos ahora, a modo de fichas, las distintas situaciones y
herramientas que podemos emplear si tenemos que asumir la moderación.
Corresponsabilizar a todo el grupo en la consecución de los objetivos
Objetivo: evitar que el grupo delegue totalmente en quien modera la
responsabilidad de la marcha de la reunión y que sea la totalidad de sus
miembros quienes asuman una posición responsable sobre la consecución de
los objetivos en el tiempo marcado.
Al inicio de la reunión, deben exponerse los temas a tratar, el tiempo con
el que se cuenta, los objetivos a perseguir y el papel que asume la moderadora
o moderador.
Debe constatarse muy brevemente que el grupo está de acuerdo con el
plan de trabajo.

53

Evitar
reiteraciones y
monopolios de
palabra.

Hablar en primera
persona: «yo
pienso...».
Unanimidad.

Síntesis.
Buscar puntos de
acuerdo.
Tomar decisiones y
asumir
compromisos.
Aclarar el acuerdo.
Ayudar a superar
situaciones tensas.

Descansos para
distensión.
Renunciar
momentáneamente
a moderar.

Asambleas y reuniones

Se solicita al grupo su mayor colaboración con el moderador o la
moderadora, para facilitar este trabajo.
Se orienta brevemente sobre los niveles de objetivos que se persiguen, y el
tipo de actitudes favorecedoras de ese trabajo.
Se explica que habrá un espacio para la evaluación de la reunión.
Durante la reunión, si el grupo no está actuando responsablemente, se le
recuerda la importancia de su papel y se le solicita amablemente su
colaboración permanente.
Hacer respetar su papel como moderador/a

Objetivo: recuperar el papel central de moderador/a a nivel de control del
procedimiento en aquellos casos en que no se presta atención a sus
propuestas, o se pasa por encima de la organización del turno de palabra, o
surgen a un tiempo tres o cuatro moderadores espontáneos proponiendo
cosas distintas cada uno.
Quien modera debe hacer una llamada de atención, poniéndose de pie,
haciendo algún sonido ruidoso, o el gesto que estime oportuno en función de
la situación.
Una vez conseguido que el grupo le preste atención, debe recordar cuál es
su función, recoger brevemente todas las sugerencias de procedimiento que el
grupo quiera hacer y exponer cuál es el procedemiento a seguir, invitando al
orden en los turnos de palabra.
Muchas veces las situaciones de desorden, de barullo y de confusión en el
procedimiento, que van acompañadas del «saltarse» al moderador o
moderadora, tienen lugar en situaciones de tensión. En estos casos la
intervención de la moderadora debe tener un tono positivo (o con sentido del
humor) que facilite la distensión. Por ejemplo: «entiendo que estamos
haciendo un esfuerzo muy grande en esta reunión, y en esta situación es
difícil guardar la disciplina que implica el trabajo en grupo, pero estamos ya
avanzando muchas cosas, y seguro que somos capaces de portarnos bien e
irnos a tomar algo al bar».
Definir con claridad los procedimientos

Objetivo: favorecer el trabajo del grupo explicando muy bien en qué consisten
los procedimientos que se le proponen (en caso de ser nuevos para el grupo).
Si todas las personas entienden bien en qué consiste lo que tienen que hacer,
se ahorrará mucho tiempo de discusión y de malentendidos.
Se explica el objetivo que se persigue y en qué consiste el procedimiento.
Muchas veces es útil poner ejemplos gráficos e incluso apoyarse en esquemas
de cómo deben situarse las personas o en fichas con las tareas distintas que
tienen que resolver. También resulta operativo darle a cada grupo o persona la
descripción por escrito de las distintas fases, objetivos o tareas, según proceda.

54

La moderación de asambleas y reuniones

Lo que pretendemos es analizar las distintas soluciones a nuestro problema,
viendo las ventajas e inconvenientes que puede tener cada una.
En grupos de tres o cuatro personas, se trata de proponer diferentes
alternativas, analizando las ventajas e inconvenientes de cada una.
Proponer una alternativa no implica que se está de acuerdo con ella. La fase
de toma de decisiones la dejamos para más adelante, por lo que debemos
escribir todas las posibles soluciones que se nos ocurran.
alternativa

ventajas

inconvenientes

1.
2.
3.
Formar pequeños grupos de trabajo

Objetivo: puede tener dos objetivos principales. Uno es en el nivel de la
eficacia: buscar el tamaño del grupo que resulta más operativo para
determinada tarea. El otro es el nivel de la participación: favorecer las
aportaciones de todas las personas a través de la conformación de grupos más
reducidos que invitan más a hablar (tanto porque se vence la timidez, como
por el hecho de que existe más tiempo disponible para cada persona).
Para formar los equipos es importante contar con un espacio propicio, de
forma que cada equipo no sea molestado por el ruído de los otros, y que
posibilite una distribución del mobiliario adecuada para que todos se vean y
escuchen entre sí.
También es aconsejable hacer un seguimiento inicial de los distintos
equipos, para asegurarse de que el objetivo está claro, de forma que todos los
grupos trabajen en la misma dirección.
Para que el trabajo del grupo sea puesto en común a todos los miembros de
la reunión, se necesita normalmente del nombramiento de un portavoz. La
elección del mismo se tomará en cada grupo, siendo aconsejable atender a dos
criterios: que tenga muy claro lo que tiene que contar y sepa hacerlo sintético y
entendible para los demás; y que no haya tenido en el grupo una posición muy
marcada en controversia con otras personas, ya que, incluso de forma
inintencionada, puede «barrer para casa» a la hora de expresarlo a la asamblea.
Llevar el turno de palabra

Objetivo: facilitar las intervenciones de todos los que participan de forma
ordenada, para que no se interrumpan entre sí.
Las personas que quieran pedir la palabra deberán dirigirse al moderador,
que anotará ordenadamente las peticiones. Por lo tanto, quien modera debe
estar pendiente de todo el grupo, atento a estas solicitudes.

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Asambleas y reuniones

Dos formas de
anotar los turnos
de palabra.

- Pepa
-Luis
-Javis
-Ana

X
X

No es preciso quedarse con la mano levantada hasta que llega nuestro turno:
la persona que modera debe dar suficiente confianza a los demás de que no
se saltará ningún turno y, si la lista se alarga y percibe cierta inquietud por
parte de quien le solicitó la palabra puede exponer el orden de todas las que
tiene anotadas: «ahora puede hablar Eva, después, Lucía, luego Manuel y
después Eduardo».
En general las palabras serán dadas por orden de petición, pero este orden
puede alterarse en el caso de que pida la palabra alguien que aún no habló o
hace mucho que no habla, adelantando en el turno a las personas que más
veces hayan intervenido. También habrá que ser flexibles cuando existan
«alusiones» y alguien quiera replicar aunque no tenga pedida la palabra. No
obstante, no se puede abusar de esta flexibilidad y del «ping-pong» de
intervenciones por alusiones. Por lo tanto, se recomendará a la gente que se lo
piense mejor y escriba su opinión antes de replicar, y así esperar su turno.
En caso de no funcionar estos procedimientos, porque exista mucha
implicación en lo que está tratándose y le resulte difícil a la gente esperar su
turno, puede emplearse una bola de papel que se le pase a quien quiera hablar
y que simbolice que sólo se puede hablar si se posee la bola de papel. Después
de acabado el turno de palabra, la bola vuelve al moderador. En lugar de la
bola de papel puede ser una pelota, algo que represente un micrófono o
cualquier otro objeto que pueda ser enviado por el aire y pasado de unas
manos a otras.
Control del tiempo

Objetivo: procurar el cumplimiento del tiempo prefijado, tanto para la
finalización de la reunión como para la de cada punto del orden del día.
Para cumplir los objetivos en el tiempo marcado es importante que todos
los asistentes sepan cuáles son los límites fijados y, de vez en cuando, lleven
un seguimiento del tiempo consumido. La persona que modera debe estar
pendiente del reloj y hacerle ver al resto de asistentes en qué situación se está,
tanto si arrastran retrasos como si están mejorando las previsiones.
Si tienen lugar intervenciones demasiado largas (monopolios de la
palabra), es útil limitar el tiempo de cada intervención: «tenemos un tiempo
limitado por lo que cada intervención no podrá sobrepasar los cuatro
minutos». Por supuesto, una vez pasados los cuatro minutos se le pasará la
palabra a la siguiente persona.

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La moderación de asambleas y reuniones

Si se trata de una reunión en la que debe tomarse una decisión, tiene que
ponérsele un límite al tiempo para exponer las distintas opciones y
argumentos. Una forma común sería: «Estamos agotando el tiempo para las
exposiciones, vamos a hacer el último turno de palabra cerrado, que levanten
la mano quienes quieran aportar alguna idea o matiz nuevo; una vez hayamos
acabado estas intervenciones, pasaremos a organizar el proceso para tomar
una decisión». En este caso se recogen los nombres de las personas que
quieren hablar y se cierra la posibilidad de seguir con nuevas intervenciones
o réplicas que impliquen un retraso.
A veces, sin embargo, nos encontramos con que el tiempo prefijado no es
suficiente para garantizar el cumplimiento de los objetivos (bien por error de
cálculo, bien porque sobrevienen informaciones que hacen más complejos los
distintos asuntos...). En estos casos, más que resignarse al no cumplimiento del
tiempo, conviene establecer colectivamente «prórrogas» en las que a su vez
marquemos un límite. Esta rectificación colectiva debe hacerse lo antes posible,
en cuanto exista la suficiente certeza sobre el error de cálculo, de forma que
cada cual tenga un margen para cancelar o aplazar citas, o simplemente resituar
sus expectativas. Por supuesto, también cabe la posibilidad de continuar la
reunión otro día, si el asunto no es urgente y el grupo lo estima oportuno.
Ruedas de opinión
Objetivo: fomentar la participación de todas las personas, atendiendo tanto al
punto de vista de quien habla (ofreciéndole un turno a cada persona), como
al punto de vista de quien escucha (ofreciéndole la oportunidad de conocer
todas las opiniones).
En determinadas situaciones, en el inicio de los debates o cuando
constatamos que existe un número amplio de personas que aún no han
intervenido, o incluso cuando necesitamos algún tipo de sondeo sobre cómo
fueron variando nuestras posiciones sobre un tema, es muy conveniente abrir
una rueda de palabras.
La rueda consiste en que hablen todas las personas del grupo,
normalmente por orden de contigüidad (por ejemplo, siguiendo el sentido de
las agujas del reloj si nuestra disposición es en círculo). Puede limitarse o no
el tiempo de intervención de cada uno.
Si proponemos una rueda tenemos que tomar ciertas precauciones. Una
de ellas es el tiempo que consume: en el caso de colectivos muy numerosos,
una rueda puede hacerse excesivamente larga y pesada.
Pero si el grupo es de menos de veinte y contamos con tiempo suficiente,
debemos explicar muy bien que hay que respetar la rueda, es decir, que nadie
puede hablar hasta que no le toque y que no puede volver a hacerlo hasta que
no esté acabada toda la rueda.
Nadie puede interrumpir la rueda, ni siquiera para comentar algo que
acaba de oír, ni para aclarar algo que piensa que se le entendió mal. Para este
tipo de comentarios se abrirá un espacio una vez agotada la rueda.
El moderador o moderadora tampoco debe interrumpir la rueda, sino sólo
dinamizar, pasar el turno o, amablemente, ponerle límite a alguien que se
extienda demasiado.

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