La preparación de asambleas reuniones y reuniones

5. La preparación de las
asambleas y reuniones

NO SIEMPRE ES POSIBLE LLEVAR COMPLETAMENTE PREPARADA UNA REUNIÓN, pero
seguramente es necesario más veces de las que se hace. La preparación de la
reunión por parte de las personas que van a asistir modifica sustancialmente
el rendimiento. Esto es aún más notorio cuando se trata de reuniones de un
número muy alto de personas. Muchas veces puede resultar preferible
reducir el número de reuniones y preparar cuidadosamente cada una de las
que se realicen.
Preparación de los temas a tratar
Muchos temas no pueden ser improvisados ni desarrollados en el tiempo que
dura la reunión sin que disminuya considerablemente su calidad. Las
dificultades que surgen en una reunión que no fue preparada son, por
ejemplo: que no se entiende bien el problema que se está tratando (por lo que
resulta difícil avanzar soluciones); que no hay suficiente tiempo para la
elaboración de criterios que permitan valorar con más profundidad las
alternativas que se tienen; que, en función de lo anterior, se crea un clima de
inseguridad, tendiendo a postergar para más adelante las decisiones que
había que tomar en la reunión; etc. Este tipo de dificultades pueden traducirse
en una sensación de no haber avanzado nada con la reunión, de no alcanzar
los objetivos y, por lo tanto, de cierta frustración y desmotivación.
Preparar los temas consiste en garantizar que los asistentes a la reunión ya
tengan una serie de ideas previas sobre las cuestiones a tratar, y también en
que esas ideas estén fundamentadas y contrastadas lo más que se pueda, para
propiciar que las decisiones que se tomen sean las más acertadas.
Para preparar los temas existen diversas fórmulas:

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Llegar a la
asamblea con ideas
previas sobre las
cuestiones a tratar.