La preparación de asambleas reuniones y reuniones

propuestos en el orden del día. Aprender a estimar el tiempo que llevan
los puntos es una cuestión de práctica (probablemente se facilita si
tomamos nota de cuánto tiempo nos llevaron, en reuniones anteriores,
puntos similares), pero en general se tiende a calcular por lo bajo. Siempre
que se pueda, para que no exista urgencia en abordar gran número de
temas, es mejor correr el riesgo de que la reunión finalice antes de tiempo,
que correr el riesgo de que el tiempo no sea suficiente.
4. De todos modos, a veces se presentan situaciones en las que debemos
resolver en la misma reunión demasiadas cuestiones. En estos casos
conviene poner la hora de finalización lo suficientemente tarde como para
incorporar momentos de descanso o de distensión. Además de comunicar
en la convocatoria cuál es la hora prevista de finalización, si ésta va más
allá de tres horas desde el inicio, es importante solicitar de la gente buena
disposición ante el esfuerzo adicional que se les pide. Se procurará no
trabajar más de hora y media seguida, y los descansos se harán, a ser
posible, saliendo de la sala para facilitar la desconexión y la distensión.
Preferiblemente no se hablará de los temas de la reunión. Para estos
descansos también puede ser positiva la realización de dinámicas de
grupo que permitan el movimiento, la risa y la integración grupal.
Una reunión larga tiene que ser dinámica: intercalando espacios de
discusión plenaria con espacios de discusión en grupos pequeños, o con
descansos. También es importante, por lo que tiene de motivadora, la
sensación común de que se está avanzando en los puntos: a veces puede
resultar positivo abordar un tema complejo por partes, para ir resolviendo una
a una y producir esta sensación de acercarse al cumplimiento del objetivo.
El tiempo de duración de las reuniones es un aspecto fundamental al
que prestar atención en el momento de la preparación de las mismas.
Como es obvio, también habrá que «controlarlo» durante el desarrollo de
la reunión propiamente dicha.

Calcular la
duración de cada
tema.

Introducir
dinamismo.

Tamaño del grupo

El número de participantes en la reunión condiciona fuertemente su
funcionamiento. Algunas investigaciones sobre grupos permiten afirmar que
el óptimo de intercambios y relaciones se consigue con un número entre cinco
y diez participantes, donde los canales de comunicación son numerosos, se
favorece la discusión y existe proclividad al consenso. Cuando se trata de
argumentar y llegar a acuerdos el grupo de cinco a diez participantes es el que
consigue un mejor equilibrio entre el dinamismo, el tiempo de producción y
la riqueza de esta producción. Este fenómeno acontece siempre que el grupo
no sea totalmente homogéneo ni totalmente heterogéneo en su composición,
sino que combine distintas posiciones.
Un grupo de tres o cuatro personas es «pobre»: las relaciones que se establecen
dependen en mucha medida de la influencia individual de cada persona sobre las
demás y también se tiende fácilmente a dobles emparejamientos paralizantes de las
discusiones. Sin embargo, un grupo de tres personas (grupo triangular) no llega a
un fácil consenso, por lo que puede ser muy creativo para extraer los distintos

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De cinco a diez:
óptimo de
intercambios.