Tomando actas

Un tercer e inusual tipo de actas se refiere a aquéllas que transcriben
literalmente todas las palabras expresadas. Para eso se necesita de una
grabadora, lo que puede resultar relativamente fácil.
Sin embargo, una vez tenemos la cinta grabada nos encontramos con que,
en sí misma, no es un elemento de fácil consulta: es muy lineal, lleva mucho
tiempo escucharla, transcribirla puede llevarnos tres veces el tiempo de
duración real y leerla mucho tiempo también. Por eso, salvo en casos que
puedan considerarse especialmente delicados (en que se prefiera registrar
todo), transcribir la integridad de la reunión no resulta operativo.
Aparte de la adopción del tipo de actas que se van a tomar, conviene
prestar atención a otro factor relacionado con ellas; el lugar donde se guardan
los libros de actas. Estos libros o cuadernos deben estar al alcance de todos los
miembros del colectivo para poder consultarse en todo momento. La falta de
asistencia a una asamblea, por ejemplo, puede provocar esa necesidad de
consulta. También la falta de atención manifestada durante la misma y la
necesidad de informarse con detalle de las decisiones aprobadas.

¿Dónde
guardaremos el
libro de actas?

Si las actas están archivadas en una casa particular, en un despacho
privado o, simplemente, colocadas en un estante o cajón inaccesibles,
entonces su utilidad no se manifestará más que en el mismo momento de la
celebración de las asambleas. Por seguridad, también es aconsejable hacer
fotocopias a las actas pasadas y conservar un ejemplar en un lugar distinto al
de consulta habitual. De todos modos, estos documentos son privativos del
grupo, pertenecen al colectivo y resultará imprudente dejarlos a la vista de
personas o grupos ajenos, en salas que se compartan con varios colectivos o
donde se reciba a visitantes con frecuencia. En las actas se recogen las líneas
estratégicas que marcan la política general del grupo, sus problemas propios
e incluso posiciones personales que de ser conocidas fuera del colectivo
podrían causar malestar y desconfianza en éste.
Por último, en algunos colectivos se adopta también una técnica de
expresión vinculada indirectamente con la toma de las actas. Se trata de otro
libro o cuaderno más informal donde cualquiera puede escribir opinando lo
que quiera, lo que sienta personalmente, los conflictos que tiene con otras
personas, las tareas en las que considera necesario insistir, las ideas originales
que se le ocurren o reflexiones sobre las últimas decisiones tomadas en
asambleas pasadas. Este «libro cooperativo» puede abrirse al comienzo de
cada asamblea si éstas tienen una periodicidad corta de realización y el grupo
puede decidir si incluir algunos de los puntos allí recogidos tanto en el orden
del día como en el acta correspondiente. Una vez presentadas en la asamblea
las últimas anotaciones rubricadas en el libro blanco también se puede decidir
posponer su tratamiento en común, si se ve necesario, para próximas
reuniones. Lo importante es que el procedimiento ayuda a romper con la
timidez de alguna gente y que abre otras vías de comunicación y de registro
de la diversidad de ideas presentes en el colectivo. Resulta, pues, un
procedimiento escrito muy creativo y abierto que rompe con la rigidez formal
de las actas y que puede enriquecer la dinámica asamblearia.

67

«Libro asociativo o
cooperativo»