Tomando actas

9. Tomando actas

HASTA AHORA HABLAMOS DE LA PREPARACIÓN Y DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN, es
decir, del «antes» y del «durante». Pero las reuniones no son un fin en sí
mismo, son pasos concretos en un proceso que continúa. Para afianzar la
reunión hacia adelante precisamos plasmar el resultado del trabajo de los
asistentes en un «acta».
En muchos casos, cuando las entidades están reguladas legislativamente en
los aspectos de organización democrática, el libro de actas es un libro
obligatorio donde tendrán que figurar todos los acuerdos tomados, todos los
informes presentados, los resultados de las votaciones... Ese es el caso de la
Asamblea Ordinaria que debe realizar toda cooperativa y asociación legalizada
una vez al año, pero también el de todas aquellas Asambleas Extraordinarias
que se convoquen y que conlleven discusiones de temas importantes para el
colectivo. Pero, independientemente de su obligatoriedad, llevar actas de las
reuniones siempre facilitará cuestiones como: que se cumplan los compromisos
que en ellas se tomaron; que quien no vino pueda conocer qué se trató; avanzar,
evitando que se nos olviden decisiones tomadas en el pasado (a veces tomamos
decisiones sobre el mismo punto en asambleas sucesivas, porque olvidamos los
acuerdos a los que habíamos llegado y esto entorpece totalmente el proceso
asambleario); y para comprobar cuál fue la evolución del colectivo o entidad en
un periodo de tiempo.
¿Quién toma actas? En las entidades que se sujetan a las distintas leyes de
asociaciones, cooperativas u otras, está fijada la figura del secretario o
secretaria, que tiene esta función principal, además de emitir certificados. En
este caso el secretario es elegido democráticamente para esta función.
Si no existe esa figura electa o, incluso existiendo, quieren aplicarse
criterios diferentes, quien escriba el acta deberá:
— hacerlo en una letra inteligible (si lo hace a mano y tiene letra difícil de
descifrar, es mejor que le ceda el papel a otra persona) o en ordenador,

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Cumplir los
compromisos.
Conocer y recordar
los temas tratados
Asumir decisiones
viejas, tomar
nuevas decisiones.

¿Quién toma
actas?