Asambleas y reuniones

Cuidar los espacios
de descanso.

2. Preparación de la reunión. Además de los elementos de preparación
generales de toda reunión, se puede hacer una convocatoria con carteles en
los lugares más frecuentados (por ejemplo, si se trata de una comunidad
rural, en tiendas, bares, iglesia...), o también con publicación en la prensa.
También hay que poner cuidado en la elección del local y la distribución del
espacio para que no queden excesivamente separados los convocantes («en
la tarima») y el resto de asistentes, y para facilitar la posibilidad de hacer
alguna discusión en grupos pequeños. Es imprescindible contar también
con soportes visuales (paneles, diapositivas, pizarra...) para ordenar los
temas y centrar las discusiones, así como ayudar a no perder el hilo y a
plasmar el avance del trabajo del grupo.
Otro elemento que puede cuidarse desde la preparación es el
espacio para los descansos, la comida (si es el caso), los pasillos, etc. La
organización de la reunión debe hacer lo posible para que estos
espacios sirvan para promover intercambios (evitar que cada cual esté
con su grupito de conocidos). Para eso serán importantes los esfuerzos
como el de presentar a la gente o el de habilitar un lugar común para
tomar un café, por poner algún ejemplo.
3. La moderación. Estas reuniones requieren más esfuerzo por parte de los
asistentes en lo que se refiere al autocontrol y la disciplina de grupo, por lo
que el moderador deberá alentar y facilitar en lo posible la colaboración y
corresponsabili-zación de los asistentes. Para evitar que la gente se sature,
tendrá que combinar discusiones en plenario con descansos y trabajo en
grupos más pequeños (si es posible). En todo caso, intentará hacer la reunión
variada y estimulante.
En general, pues, quien modera estará muy dinámico, se moverá lo
necesario de la silla, mirará a quien habla y a quien quiere hablar
(también a quien no habla, invitándole con gestos a que lo haga) y, sobre
todo, se levantará de la silla cuando el desorden y la confusión
desorienten la discusión.
En los momentos de tensión y repetición de argumentos, la moderadora
puede aprovechar para sintetizar y rogarle a la gente (amablemente y con
buenas palabras) que no se repita, que se centre en el tema y que no
personalice la discusión. También puede levantarse ocasionalmente para
hablar con alguien en voz baja, aconsejándole que deje hablar a otros o que
finalice con el tema, si éste no le hizo caso en voz alta.
En el control de los turnos de palabra pedirá a la gente que antes de
exponer su opinión o propuesta diga su nombre y, en su caso, el grupo del
que procede o el cargo que tiene. Esto facilita el conocimiento del grupo y
una mayor confianza para intervenir.

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