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Excel desde Cero .pdf



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Excel Cero
desde

Excel

Excel es el programa de planillas de cálculo más utilizado
a nivel mundial, tanto en el hogar como en la oficina.
Este libro le enseñará a usarlo sintiéndose cómodo,
a aprovechar todas sus ventajas, y a aplicar lo aprendido
en tareas reales que le permitirán conocerlo ¡de manera útil y sencilla!

Dentro del libro encontrará
Operaciones básicas | Formato de celdas | Administración de ventanas | Copiar,

 Lenguaje simple y llano para

fórmulas | Opciones de cálculo | Ordenar | Filtros avanzados | Gráficos | Ficha formato |

una comprensión garantizada

cortar y pegar | Filas y columnas | Buscar y reemplazar | El formato de los datos |
Estilos de celdas | Formatos condicionales | Biblioteca de funciones | Auditoría de
Herramientas de datos | Esquemas | Revisión | Tablas dinámicas | Macros | Impresión

 Consejos de los expertos para
evitar problemas comunes

 Guías visuales y procedimientos
paso a paso

Otros títulos de esta
misma colección

Photoshop / Office / Hardware
Soluciones PC / Windows 7
Blogs / Redes / Seguridad

Excel from scratch
Excel is the most used and renowned spreadsheet in the whole world. This book
will teach you how to use it, take advantage of all its secrets, and apply them to

Excel

rápido y sencillo

Cero
desde

La interfaz de usuario | Cinta de opciones | Botón de Office | Barra de estado |

Sobre la colección
 Aprendizaje práctico, divertido,

Domine la planilla
de cálculo más famosa

your everyday work with amazing results.

Nuestro sitio reúne a la mayor comunidad de tecnología en América Latina. Aquí
podrá comunicarse con lectores, editores y autores, y acceder a noticias, foros y blogs
constantemente actualizados.

El contenido
de esta obra
formó parte
del libro
Excel 2007.

Si desea más información sobre el libro:
Servicio de atención al lector usershop@redusers.com

 Ingreso y manejo de datos
 Funciones básicas y avanzadas
 ¡Gráficos espectaculares!
 Bases de datos, impresión,
macros… ¡y mucho más!

express excel.indd 1

16/02/2010 16:38:59

El hardware de la PC es un tabú
pocas veces revelado que genera
muchos miedos innecesarios.
Este libro le enseñará a entender
los principios del funcionamiento
de cada componente, ensamblarlos sin temor a equivocarse
y actualizar su PC ¡sin necesidad
de recurrir a un técnico!

>> HARDWARE / HOME
>> 192 PÁGINAS
>> ISBN 978-987-663-018-4

LIBRO Excel Desde Cero - COLECCION FLUO 15x19 - BOMBO RT - Feb 10.indd 1

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EExcel
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Cero
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Dominelaplanilla
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TÍTULO: EXCEL
AUTOR: Lucas Padin
COLECCIÓN: desde Cero
FORMATO: 15 X 19 cm
PÁGINAS: 192
Copyright © MMX. Es una publicación de Gradi S.A. Hecho el depósito que marca la ley 11723. Todos los derechos reservados. No se permite la reproducción parcial o total, el almacenamiento, el alquiler, la
transmisión o la transformación de este libro, en cualquier forma o por
cualquier medio, sea electrónico o mecánico, mediante fotocopias,
digitalización u otros métodos, sin el permiso previo y escrito del editor. Su infracción está penada por las leyes 11723 y 25446. La editorial no asume responsabilidad alguna por cualquier consecuencia derivada de la fabricación, funcionamiento y/o utilización de los servicios
y productos que se describen y/o analizan. Todas las marcas mencionadas en este libro son propiedad exclusiva de sus respectivos dueños.
Impreso en Argentina. Libro de edición argentina. Primera impresión
realizada en Sevagraf, Costa Rica 5226, Grand Bourg, Malvinas
Argentinas, Pcia. de Buenos Aires en febrero de MMX.
ISBN 978-987-663-026-9

Padin, Lucas
Excel. - 1a ed. - Banfield - Lomas de Zamora : Gradi, 2010.
v. 4, 192 p. ; 19x15 cm. - (Desde Cero)
ISBN 978-987-663-026-9
1. Informática. I. Título
CDD 005.3

redusers.com

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Prólogo

Prólogo al contenido
El avance tecnológico no da tregua: La mejora constante como forma de vida es el objetivo. Las planillas de
cálculo, de una manera u otra, están presentes y forman
parte de este avance.
El conocimiento de estas herramientas es cada vez más
importante y necesario en la vida profesional. Las diversas posibilidades que nos ofrecen las convierten en una
herramienta que se puede aplicar en muchos ámbitos
diferentes. Gran cantidad de problemas podrían ser
resueltos con la utilización de planillas avanzadas para
lograr un alto nivel de eficacia.
Con el avance de la información y con la difusión global
de Internet, la incorporación de conocimientos sobre
distintas materias resulta más sencilla. La proliferación
de artículos especializados y de libros sobre el manejo
de herramientas de oficina ha logrado captar una mayor
atención y, por lo tanto, hay un conocimiento básico por
parte del público en general.

Sin embargo, el conocimiento avanzado de las herramientas de oficina aún se encuentra retrasado.
Microsoft Excel 2007 nos presenta una amplia cantidad
de herramientas disponibles pero, con sólo conocer
algunas en profundidad, podremos resolver casi cualquier problema.
La clave será siempre la manera en la que aplicamos
cada una de estas herramientas, el ingenio que utilicemos para solucionar el problema. En la mayoría de los
casos, hay más de una opción para resolver un mismo
problema.
Por todo lo dicho, el objetivo de esta obra será contribuir a la incorporación de conocimientos sobre la materia, sirviendo como base para la creación de proyectos y
fomentando la utilización de estas herramientas.
Desde este momento los dejo para que se adentren en
la obra y quedo a su disposición para contactarse ante
cualquier duda o comentario.
Lucas Padín
lucas.padin@gmail.com

redusers.com

3

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PRELIMINARES

El libro de un vistazo
Excel 2007 nos presenta una gran cantidad de oportunidades para resolver problemas. En esta obra repasaremos sus principales funciones, comenzando desde cero, para que todos tengan la oportunidad de conocerlo a fondo.

capítulo 1
pRIMERoS paSoS coN ExcEl 2007
En este primer capitulo analizaremos los principales
aspectos de Microsoft Excel 2007. Descubriremos
su interfaz renovada, el Botón de Office y la utilidad
de la cinta de opciones, orientada a las actividades.
También explicaremos el manejo de los comandos
más sencillos e importantes a la vez.

capítulo 2
plaNIllaS MaS coMplEJaS
En este capítulo se repasan todas las opciones para
copiar y pegar; cómo realizar operaciones al pegar y
transponer datos; la forma de insertar, eliminar, mostrar y ocultar filas, columnas y celdas; los comandos
relacionados con las búsquedas y con los reemplazos.
4

capítulo 3
coN EStIlo Y FoRMato
La estética es fundamental y, en este cuarto capítulo, desarrollamos aspectos referidos a los formatos
numéricos y a su personalización, formatos automáticos para cuadros e informes y los formatos condicionales.

capítulo 4
laS FuNcIoNES báSIcaS
Hacemos un recorrido por los distintos grupos de funciones y por la biblioteca que las agrupa. En este capítulo encontramos las funciones básicas para realizar
sumas, conteos y promedios con una o varias condiciones. También veremos la administración de los rangos.
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E l l i b ro d e u n v i s t a z o

capítulo 5
FuNcIoNES avaNZaDaS
Este capítulo muestra el potencial de las funciones condicionales, las de búsqueda y referencia, útiles para
encontrar datos dentro de matrices. También, las funciones ES y algunas funciones financieras para poder calcular préstamos y cuotas, y la evaluación de errores de
fórmulas y su inspección.

capítulo 8
aDMINIStRacIoN DE DatoS
Las herramientas para el tratamiento de datos, la
transformación de texto, eliminar duplicados, incluir
validaciones y trabajar con comentarios, organizar
los datos con esquemas y aplicar subtotales son
algunos de los temas de este capítulo.

capítulo 6
oRDENaR Y FIltRaR
En este capítulo veremos el ordenamiento de datos en
general, la utilización de colores y de conjunto de iconos, y el mundo de los filtros (desde los más sencillos
hasta aquellos en los que podemos incluir fórmulas).

capítulo 9
tablaS DINáMIcaS, MacRoS
E IMpRESIÓN
Para terminar, explicaremos las nociones más
importantes sobre el manejo de tablas, de tablas
dinámicas, macros, la ficha de opciones
Programador y el Editor de VBA. Además, daremos
un vistazo a las distintas herramientas relacionadas
con las impresiones.

capítulo 7
NocIoNES SobRE GRáFIcoS
Las opciones para generar gráficos que posee
Excel 2007 son muy amplias. Los diferentes tipos
de gráficos y el uso específico de cada uno son
tratados en este capítulo.
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SERvIcIoS
al lEctoR
En esta sección encontrará información adicional relacionada con el contenido que le servirá para complementar y profundizar lo aprendido.
5

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PRELIMINARES

Contenido del libro
Prólogo al contenido
El libro de un vistazo
Contenido del libro
Introducción a Excel

003
004
006
010

capítulo 1
pRIMERoS paSoS coN ExcEl 2007 011

capítulo 2
plaNIllaS MaS coMplEJaS 035
Copiar, cortar y pegar
Filas y columnas
Buscar y reemplazar

capítulo 3
coN EStIlo Y FoRMato
El formato de los datos
Un formato con condiciones

036
047
055

059
060
064

Excel 2007: ¿qué es?
012
La interfaz de usuario de Microsoft Excel 2007 013
Cinta de opciones
019
La barra de estado
021
Las operaciones básicas
022
Formatos de celdas, textos, bordes y sombreados 025
Planillas con muchas hojas
029
Temas de documento
032
Administración de ventanas
032

6

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EXCEL PRELIMINARES:Layout 1 17/02/2010 04:22 p.m. Página 7

C o n t e n i d o d e l l i b ro

capítulo 4
laS FuNcIoNES báSIcaS
La biblioteca de funciones
Insertar funciones
Funciones de redondeo
Funciones para el manejo de textos
Nombres de rangos

capítulo 5
FuNcIoNES avaNZaDaS
las condiciones
Funciones de búsqueda de datos
Funciones ES
Funciones financieras
Auditoría de fórmulas
Opciones de cálculos

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077
078
082
096
099
101

105
106
112
118
120
123
125

capítulo 6
oRDENaR Y FIltRaR
Ordenar
Filtros
Filtros avanzados

129
130
133
138

capítulo 7
NocIoNES SobRE GRáFIcoS 145
Vamos a hacer gráficos
El diseño de los gráficos
La presentación
La ficha formato

146
154
156
160

7

EXCEL PRELIMINARES:Layout 1 17/02/2010 04:22 p.m. Página 8

PRELIMINARES

capítulo 8
aDMINIStRacIÓN DE DatoS 161
Herramientas de datos
Los esquemas
Conexiones y vínculos
Revisión
Los comentarios

162
171
173
174
176

SERvIcIoS
al lEctoR
Índice temático

189
190

capítulo 9
tablaS DINáMIcaS, MacRoS
E IMpRESIÓN
177
Las tablas
Las tablas dinámicas
Las macros
La impresión

8

178
179
182
185

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COLECCION FLUO - BOMBO PAG 08 - Base Editable - 15x19 - Dic 09.indd 1

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PRELIMINARES

Introducción a Excel
Las hojas de cálculo han revolucionado la forma de
analizar la información. Desde su primera versión
aparecida durante noviembre de 1987 (primera versión para PC de Microsoft Excel) hasta la versión 12
incluida en Microsoft Office System 2007, los cambios han sido variados, aunque la esencia sigue
siendo la misma.
Excel fue originalmente desarrollado para Apple
Macintosh en 1984 y como continuación de
Multiplan. Microsoft Excel fue una de las primeras
aplicaciones de hoja de cálculo en utilizar una interfaz gráfica con menús pull down y manejo a través
del mouse.
La palabra que mejor define la versión 2007 de
Microsoft Excel es evolución, porque nos presenta
una interfaz totalmente renovada y con cambios
profundos en la forma de acceder a los comandos

10

(muchas de las herramientas ya no se encuentran
en el lugar donde solíamos buscarlas).
Para el usuario habituado a trabajar con versiones
anteriores de Excel, el nuevo entorno puede generar algo de desconcierto en sus primeros usos. Con
el pasar del tiempo, notaremos que esta versión
2007 de la planilla de cálculo más utilizada en el
mundo es muy amigable. Sus opciones son totalmente gráficas y la orientación a la acción de las
herramientas nos proporciona mayor facilidad para
interactuar con nuestras planillas.
En este manual, recorreremos las diferentes herramientas que Microsoft Excel 2007 pone a nuestra
disposición y veremos que, con esta nueva versión,
se han solucionado varios de los inconvenientes
que presentaban las anteriores, aunque algunos de
ellos aún quedan sin resolver.

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Excel_Cap1_:Layout 1 17/02/2010 12:27 a.m. Página 11

Capítulo 1
Primeros pasos
con Excel 2007

Nos introduciremos en Excel 2007, su interfaz y
personalización. También veremos los comandos
más sencillos e importantes a la vez.
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1 . P r i m e ro s p a s o s c o n E x c e l 2 0 0 7

Excel 2007:
¿qué es?
Excel 2007 es una planilla de cálculo, un programa que permite manejar datos de diferente tipo,
realizar cálculos, hacer gráficos y tablas, una herramienta para analizar, compartir y administrar información que ayuda a tomar decisiones mejor fundadas (Figura 1).
Excel presenta la información organizada como si

fuera un papel cuadriculado o un plano de la batalla naval donde cada uno de los casilleros, llamados
celdas, se denominan con un número para las filas
y con una letra para las columnas; por ejemplo A1,
B3, J504, etcétera. De esta forma, los datos se
encuentran organizados en filas y en columnas.
Todas estas celdas se encontrarán dentro de hojas,
y un grupo de hojas conformarán un determinado
archivo, denominado libro.
A través de la siguiente guía visual, conoceremos los
distintos elementos de una planilla muy simple con
el objetivo de conocer sus principales partes.

FiGURa 1. algo muy sencillo
como una lista de alumnos y
algo muy complejo como una
tabla con datos y un gráfico
pueden ser realizados con
excel 2007.

datos útiles
Además de las hojas, un archivo de excel (libro) puede incluir código Visual Basic para Aplicaciones (VBa), utilizado en macros y controles activeX. Éste es un tema que requiere conocimientos avanzados y lo veremos en profundidad más adelante.

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Excel_Cap1_:Layout 1 17/02/2010 12:27 a.m. Página 13

L a i n t e r f a z d e u s u a r i o d e M i c ro s o f t E x c e l 2 0 0 7

GUÍa VisUal 1
la planilla

5

6
7

4

3
2

1

1
2
3
4
5
6
7

Filas indicadas con números.
Columnas indicadas con letras.
Barra de fórmulas: aquí podemos ver y editar las fórmulas de nuestra planilla.
Cuadro de nombres: permite ingresar un nombre para que un dato se pueda identificar mejor.
Datos tipo texto.
Datos numéricos con los que podremos realizar cálculos.
Operaciones y resultados. En este caso un cálculo muy sencillo: una suma.

La interfaz de
usuario de Microsoft Excel 2007
En Excel 2007, Microsoft nos presenta una interfaz
de usuario diferente de las conocidas hasta el
momento, bajo el entorno Windows. La tradicional
barra de menús e iconos se ha convertido en una
interfaz orientada a resultados. Esto significa
que, según el trabajo que se deba realizar, Excel

redusers.com

2007 muestra los comandos necesarios. En esta
interfaz, los comandos y funciones son fáciles de
encontrar dentro de las fichas orientadas a tareas
que contienen grupos lógicos de comandos y características.

la BaRRa de heRRamientas de
acceso Rápido
Dentro de la interfaz, se presenta una pequeña barra
de herramientas totalmente personalizable (Figura
2), que permite tener, al alcance de un clic, las
opciones que nos resulten más útiles o que necesitemos con mayor frecuencia.

13

Excel_Cap1_:Layout 1 17/02/2010 12:27 a.m. Página 14

1 . P r i m e ro s p a s o s c o n E x c e l 2 0 0 7

De manera muy sencilla podremos incluir comandos,
como:
• Nuevo: para iniciar un libro en blanco.
• Abrir: se utiliza para abrir algún libro guardado
previamente.
• Guardar: opción para salvar los datos del libro
que estamos utilizando.
• Correo electrónico: para enviar la planilla
actual por correo electrónico.
FiGURa 2. podemos incluir algunos comandos básicos directamente; otros tendrán que ser personalizados a través de la opción más comandos….

14

• Impresión rápida: envía la planilla directamente a la impresora sin realizar cambios.
• Vista preliminar: nos permite visualizar cómo
quedaría impresa nuestra planilla.
• Ortografía: realiza una revisión ortográfica.
• Deshacer y Rehacer: estas opciones nos permiten
volver atrás algunas acciones o hacerlas de nuevo.
• Orden ascendente y Orden descendente: utilidades para ordenar un grupo de datos en distintos
sentidos.
Además de estas opciones, podremos acceder a personalizar la barra de herramientas de acceso rápido
para que incluya otros comandos.

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L a i n t e r f a z d e u s u a r i o d e M i c ro s o f t E x c e l 2 0 0 7

el Botón de oFFice
Entre sus novedades, Microsoft Excel 2007 presenta,
en la parte superior izquierda de la pantalla, un
botón especial con el logo de Microsoft office.
Este botón, denominado Botón de Office, incluye
las opciones básicas para el manejo de los archivos
(Figura 4). Al presionar este botón, en la parte
izquierda veremos una serie de opciones que nos
permite trabajar con los archivos.
En la parte derecha y bajo el título Documentos
recientes, encontraremos accesos directos a los
últimos libros que hayamos utilizado.
FiGURa 4. tradicionalmente, en los programas
de oficina, las opciones de este botón se encontraban incluidas dentro del menú Archivo.

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También podremos acceder a este botón utilizando
el teclado. Para ello, si presionamos la tecla /, veremos que las partes principales de la barra de acceso
rápido, los menús y la cinta de opciones muestran
letras y números que indican las teclas que permiten
acceder desde el teclado (Figura 5). Por ejemplo,
para poder utilizar el Botón de Office debemos,
luego de presionar la /, utilizar la tecla A. De la
misma forma podremos continuar presionando
teclas para utilizar las distintas funciones incluidas
en este menú.

los comandos del Botón de
oFFice
Los primeros comandos que incluye este botón son
los que habitualmente se encuentran dentro del

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1 . P r i m e ro s p a s o s c o n E x c e l 2 0 0 7

FiGURa 5. podremos acceder a todas las opciones a través del teclado, si presionamos / y, luego, la
letra o el número que aparece sobre lo que necesitamos.

menú Archivo de cualquier programa de oficina o
diseño. Las opciones Nuevo, Abrir y Guardar hacen
referencia al manejo de archivos o de libros.
Debemos elegir la primera opción para crear un libro
nuevo y la siguiente, para volver a ver un libro existente que hayamos guardado utilizando la tercera
opción. Veremos a continuación algunas otras opciones dentro del Botón de Office.

Guardar con opciones
Si creamos nuestro primer archivo para registrar
ingresos y egresos, primero deberemos volcar, para
cada día de la semana, los montos respectivos y,
luego, realizar la diferencia en una columna. Para
guardar este archivo, podemos usar un formato diferente, si utilizamos la opción incluida en el Botón de
Office: Guardar como (Figura 6).

FiGURa 6. la opción Guardar como nos permite
guardar el archivo con otro nombre o salvarlo
en formatos diferentes.

Al posicionar el puntero del mouse sobre la opción,
nos aparecen las principales opciones que tiene este
comando:
• Libro de Excel: guarda el libro en el formato
predeterminado de archivo, que tiene extensión
.xlsx. Estos archivos no pueden contener macros de
Visual Basic para aplicaciones ni controles ActiveX.
• Libro de Excel habilitado para macros:
esta es la opción que debemos elegir para guardar
los archivos que posean macros. Su extensión será
.xlsm.
• Libro binario de Excel: guarda los archivos
en el formato binario de Microsoft Excel 2007
(BIFF12), cuya extensión es .xlsb.
• Libro de Excel 97-2003: esta opción nos permite guardar un archivo creado con Excel 2007 para
que sea compatible con las versiones anteriores del
programa. La extensión será .xls.
• PDF o XPS: desde aquí se genera un archivo de
diseño fijo que garantiza que, cuando se vea o se

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L a i n t e r f a z d e u s u a r i o d e M i c ro s o f t E x c e l 2 0 0 7

imprima, se conserve el formato deseado y que los
datos no puedan ser cambiados fácilmente.
• Otros formatos: también podremos guardar
nuestro libro como un archivo de texto, una plantilla
de Excel o una página web, por ejemplo.

ción de las opciones relacionadas con el autor, el
título y las palabras clave del archivo, entre otras
cosas (Figura 7).
La segunda opción de este comando, Inspeccionar
sirve para comprobar la información privada, que puede estar contenida y oculta dentro de un
libro. La siguiente opción es Cifrar documento, que
se utiliza para darles mayor seguridad a nuestros
documentos, incluyéndoles contraseñas.
Dentro de Restringir acceso podremos conceder
acceso a las personas y restringir su capacidad para
imprimir, editar o copiar los contenidos del archivo.
Cabe aclarar que, para utilizar esta opción, debemos
tener instalado el cliente Windows Rights
Management.
También podremos agregar una firma digital a
nuestro archivo para asegurar la integridad del libro.
Además, podremos marcar el libro como versión
documento,

También podremos acceder al comando Guardar
si presionamos la tecla de funciones F12 de
nuestro teclado.
como,

preparar un documento
para su publicación
Excel 2007 está orientado a la publicación de los
contenidos que se generan, por lo que otro de los
comandos del Botón de Office se llama
Preparar. A través de éste, podremos mejorar
aspectos relacionados con la publicación y distribución de nuestras planillas. Por ejemplo, si seleccionamos la opción Propiedades, accederemos a la edi-

FiGURa 7. dentro de las propiedades, pueden incluirse el nombre del autor del archivo y comentarios relacionados con su confección.

moVeRse con el teclado
Podremos abrir un archivo desde el comando Abrir, dentro del Botón de Office, pero también utilizando el teclado, con la combinación de teclas CTRL+A. Para saber los atajos de otras
opciones de excel, debemos dejar el mouse unos segundos sobre su nombre.

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1 . P r i m e ro s p a s o s c o n E x c e l 2 0 0 7

final y definitiva para que sea guardado como
sólo lectura si seleccionamos la opción Marcar
como final dentro del comando Preparar.
Por último, la opción Ejecutar el Comprobador
de compatibilidad (Figura 8) nos resultará
muy útil porque, al utilizarla, podremos ver todas
aquellas cuestiones que están incluidas en nuestro
libro y que no son compatibles con versiones anteriores de Excel.
la publicación
El comando Publicar (Figura 9) nos servirá para
distribuir nuestra planilla a otras personas. Entre sus

opciones, Servicios de Excel permite publicar un
libro en un servidor para que otros usuarios puedan
tener acceso a todos los datos a través de un explorador, utilizando Microsoft Office Excel Web Access.
Con esta opción se podrán definir las partes del libro
que se desean mostrar. Servidor de administración documental permite compartir el libro en un
servidor de documentación y Crear área de trabajo de documento comparte el archivo con varias
personas, manteniendo una copia local de éste, sincronizada con la copia que se encuentre en el servidor para que se puedan visualizar los cambios.
otras opciones
Por último, dentro del Botón de Office encontraremos las opciones necesarias para cerrar el archivo que estemos utilizando y para salir de Excel

FiGURa 8. el Comprobador de compatibilidad permite evaluar los conflictos que aparecen
al compartir archivos excel 2007 con usuarios
que posean versiones anteriores del programa.

FiGURa 9. el comando Publicar nos ofrece
opciones interesantes para publicar nuestros
archivos generados con excel 2007.

descaRGaR el cliente wRm
A través de Internet podemos descargar el cliente Windows rights management, desde su
página de descarga en el sitio web de microsoft, www.microsoft.com/downloads/
details.aspx?Familyid=02da5107-2919-414B-a5a3-3102c7447838&displaylang=es.

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L a i n t e r f a z d e u s u a r i o d e M i c ro s o f t E x c e l 2 0 0 7

2007. También encontraremos un botón denominado Opciones de Excel, que nos permitirá configurar múltiples cuestiones relacionadas con la personalización del programa para hacer más sencillo
nuestro trabajo o para adecuarlo a nuestras necesidades (Figura 10).

Cinta de opciones
La cinta de opciones es una novedad de Microsoft
Office 2007; ha sido diseñada para ayudarnos a
encontrar con mayor facilidad aquellos comandos

FiGURa 10. las opciones de personalización de excel nos permiten configurar el programa según
nuestro gusto y necesidades..

otRa FoRma de saliR de eXcel
Para salir de excel, podremos hacerlo desde el Botón de office o utilizar la combinación de
teclas ALT+F4, que dará por finalizada la sesión actual del programa. este atajo de teclado
también se utiliza para cerrar otras aplicaciones.

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1 . P r i m e ro s p a s o s c o n E x c e l 2 0 0 7

necesarios para complementar una tarea. Así, los
comandos se agrupan en grupos lógicos que son
reunidos en fichas (Figura 11). Esas fichas se
encuentran relacionadas con algún tipo de actividad
y algunas sólo aparecen al realizar una determinada
tarea, como la ficha de gráficos, que aparece al trabajar con ellos.
Podemos minimizar la cinta de opciones con el comando Minimizar la cinta de opciones, incluido en
el botón que permite personalizar la barra de herramientas de acceso rápido. Otra forma de minimizar y
restaurar la cinta de opciones es haciendo doble clic
con el mouse sobre la ficha activa de la cinta. También
podremos realizar esta tarea con el teclado, si utilizamos la combinación de teclas CTRL+F1.
Además de las fichas predeterminadas que posee
Excel 2007, podremos activar una nueva ficha con

herramientas para programadores. Para hacerlo
debemos dirigirnos al Botón de Office e ingresar
a Opciones de Excel. Una vez allí, dentro de Más
frecuentes y, debajo del título Opciones principales para trabajar con Excel, podremos tildar la casilla Mostrar ficha Programador en la
cinta de opciones. Esta opción se encuentra
oculta porque es muy específica y sólo la usan los
usuarios avanzados.
Tal como indica su denominación, se incluirá una
nueva ficha en la cinta de opciones: la ficha
Programador (Figura 12). Dentro de esta ficha,
hay un grupo de opciones destinado al manejo de
macros, otro para la incorporación de diferentes
controles ActiveX en nuestras planillas y un grupo
destinado a XML.
Como ya dijimos, podremos manejar la cinta de

FiGURa11. si presionamos en la esquina inferior derecha de algunas fichas, podremos acceder a
todas sus opciones.

FiGURa12. aquí encontraremos las herramientas relacionadas con el manejo de código Visual Basic
para aplicaciones.
20

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L a i n t e r f a z d e u s u a r i o d e M i c ro s o f t E x c e l 2 0 0 7

opciones a nuestro gusto, mostrándola u ocultándola cuando creamos conveniente. Además de esto,
podremos incorporar cualquier grupo de iconos (que
se encuentren dentro de las fichas) a la barra de
herramientas de acceso rápido, con sólo hacer clic
con el botón derecho del mouse sobre el grupo en
cuestión y eligiendo la opción Agregar a la barra
de herramientas de acceso rápido.

La barra de estado
Esta barra es la pequeña línea con información que
podemos observar debajo de las celdas y de los
nombres de las hojas. Desde aquí podremos visualizar si tenemos activado el Bloq. Mayús. de nuestro teclado o el teclado numérico, entre otras cosas.

Además, podremos activar las operaciones básicas
de la barra de estado para que, al seleccionar un
grupo de celdas en nuestra barra, aparezca el
resultado de algunas cuentas, como el promedio
de los datos (si la información es numérica), el
recuento de la cantidad de datos seleccionados y
el recuento numérico, que nos dará como resultado la cantidad de números que se encuentran
seleccionados. También podremos saber cuál es
valor máximo, el mínimo y la sumatoria total
de los valores seleccionados.
Para modificar las opciones de nuestra barra, debemos hacer clic con el botón derecho del mouse sobre
ella. De esta manera, accederemos a su personalización, desde donde podremos activar o desactivar el
cálculo de las cuentas básicas mencionadas anteriormente (Figura 13). También nos da la posibili-

FiGURa13.
hay un total de 22
parámetros que
podemos modificar
para visualizar la
barra de la forma
deseada.
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1 . P r i m e ro s p a s o s c o n E x c e l 2 0 0 7

dad de mostrar el número de página en el que estamos situados cuando utilizamos el modo de visualización de Diseño de página.
Al personalizar la barra, también tendremos la posibilidad de incluir o remover aspectos de visualización, como el control de zoom o los accesos directos
a las vistas (Figura 14).
Entre las opciones de visualización, podemos optar
por la vista Normal (la utilizada por defecto en
Excel), Diseño de página (muestra el formato de
las hojas en las que se imprimirá el libro), y la Vista
previa de salto de página, que permite ver
nuestra planilla con los lugares donde se dividirá al
momento de realizar una impresión.
Por último, al costado derecho de los botones de
visualización, existe una barra de zoom, con la que
podremos ajustar el tamaño de visualización de
nuestro libro entre un mínimo de 10% y hasta un
máximo de 400%.

Las operaciones
básicas
Para comenzar a trabajar con Excel, vamos a realizar
un pequeño ejemplo. Armaremos un archivo muy
sencillo con una lista de precios de venta y de sus
respectivos costos para algunos productos de librería (Figura 15). Una vez que hayamos realizado
esto, guardaremos nuestro proyecto como Lista de
Precios.xlsx.
Ahora, tomaremos el archivo donde hemos incluido
la lista de precios y, en una nueva hoja, mostraremos
algunos datos que reflejen unidades vendidas de
cada uno de los productos y calcularemos la venta
total, el costo y la utilidad bruta (Figura 16).
El primer cálculo que realizaremos será para obtener
el total de las ventas de cada artículo y, para esto,
multiplicaremos los datos incluidos en la columna B

FiGURa14. a través de estos iconos,
el acceso a la vista de saltos de
páginas es rápido y sencillo.
FiGURa15. luego aprenderemos a
trabajar la cosmética de nuestras
planillas para mejorar su aspecto.
22

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Las operaciones básicas

(Cantidad) y en la columna C (P. Venta), utilizando un asterisco (*) para realizar la operación. Las
operaciones que incluyamos dentro de las celdas
deberán comenzar con un signo igual (=), un signo
mas (+) o un signo (-). Luego, en la celda D4 incluiremos la fórmula =B4*C4 (Figura 17).
En la siguiente columna (E), agregaremos el precio
de costo para cada uno de los artículos y, en la

columna F, el valor de costo total para los artículos
vendidos. Realizaremos esto de la misma forma que
explicamos anteriormente, ingresando en la celda F4
el cálculo =B4*E4 (Figura 18).
Por último, calcularemos la utilidad que nos generan estas ventas. En primer lugar, lo haremos en
valores absolutos y, para esto, realizaremos la
diferencia de los valores de venta y su respectivo

FiGURa16. hemos designado
una columna para las cantidades
vendidas y otra para el precio de
venta unitario de cada producto.

FiGURa17. la multiplicación de
precio de venta y unidades nos
arrojará el total de las ventas de
cada artículo.

FiGURa18. luego de ingresar esta fórmula, podremos calcular la ganancia que producen las ventas.
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1 . P r i m e ro s p a s o s c o n E x c e l 2 0 0 7

costo en la columna G. Si en nuestra planilla los costos se encuentran expresados con valores positivos,
tendríamos que realizar una resta entre las ventas y
los costos, por lo que la fórmula sería =D4-F4. Si por
el contrario hubiésemos ingresado los costos con
valor negativo, bastaría con realizar la sumatoria
entre estos valores, y la fórmula quedaría expresada
como =D4+F4 (Figura 19).
Para completar este simple análisis, agregaremos en la
columna H el cálculo de la utilidad como porcentaje de
ventas. Para esto realizaremos la división entre la utili-

dad en valores y las ventas, utilizando la barra invertida / para efectuar el cálculo, que quedará como
=G4/D4. Para extender las fórmulas al resto de los productos, bastará con copiar y pegar la celda que contiene el cálculo en las celdas inferiores de cada columna.
Luego podemos darle formato de porcentaje a la
división de la última columna para que los valores
puedan visualizarse mejor. Lograremos esto presionando, dentro de la cinta de opciones Inicio, en la
ficha Número, el icono correspondiente al Estilo
porcentual, como se muestra en la Figura 20.

FiGURa19. también podremos realizar estos cálculos con algunas funciones de excel 2007, que
aprenderemos en los próximos capítulos.

mensajes de eRRoR
A medida que vayamos realizando operaciones más complejas y cálculos con planillas cada vez
más grandes, podremos cometer errores. cuando una celda muestra el valor #¡DIV/0!, es porque excel trata de hacer una división por cero o por una celda vacía, que es su equivalente.

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F o r m a t o d e c e l d a s : t e x t o s , b o rd e s y s o m b re a d o s

paRéntesis

FoRmato de teXto

Aunque más adelante veremos cómo realizar
cálculos más complejos, podemos adelantar
que, para poder hacerlos y dividir en términos
distintas partes de una fórmula, deberemos
utilizar paréntesis () para realizar la separación en el lugar que corresponda.

Estas herramientas figuran en la ficha Inicio de la
cinta de opciones, en el grupo denominado Fuente.
Básicamente, podremos resaltar valores o títulos de
una planilla, aplicándole formato Negrita o
Cursiva. También podremos activar la primera
opción, presionando la combinación de teclas
CTRL+N. El atajo de teclado para la aplicación de la
Cursiva a una celda será CTRL+K.

Formato de celdas:
textos, bordes
y sombreados
Además de los estilos que podemos aplicarles a las
celdas y que desarrollaremos en profundidad más adelante, también podemos mejorar el aspecto de nuestras planillas, modificando las propiedades de las fuentes y ajustando los colores de relleno de las celdas.

Además de estas opciones, podremos realizar
subrayados a partes de la planilla, para lo que
tenemos dos opciones: un subrayado simple y uno
doble. Otra forma de acceder a las opciones para
mejorar el aspecto de las fuentes es presionar la
marca que existe en la parte inferior derecha del
grupo Fuente. En este caso, el camino más corto
para acceder a estas opciones será utilizar el teclado con la combinación de teclas CTRL+ MAYÚS +F.
Desde la ventana que aparece, también podremos

FiGURa 20. podremos trabajar con diferentes estilos y con formatos de celdas que mejoraran la
cosmética de nuestras planillas.

paRéntesis
Aunque más adelante veremos cómo realizar cálculos más complejos, podemos adelantar que,
para poder hacerlos y dividir en términos distintas partes de una fórmula, deberemos utilizar
paréntesis () para realizar la separación en el lugar que corresponda.

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1 . P r i m e ro s p a s o s c o n E x c e l 2 0 0 7

modificar el tipo de fuente utilizada, su tamaño y
su color, entre otras cosas (Figura 21).
Al igual que en versiones anteriores, el tamaño de la
fuente que estamos utilizando también puede ser
modificado desde el menú Tamaño de fuente que
aparece en el grupo (Figura 22). Si seleccionamos
algún valor en el desplegable, podremos establecer
el tamaño de la fuente.
Una opción adicional para modificar el tamaño de la
fuente es aumentar o reducir su tamaño con los
botones Aumentar tamaño de fuente y
Disminuir tamaño de fuente (Figura 23).

hacemos esto, si utilizamos la opción Dibujar cuadrícula de borde, es posible rellenar con líneas el
interior de un rango como si fuera una cuadrícula.
En esta sección también encontraremos Color de
línea, que nos permitirá aplicar diferentes colores
(Figura 24).
Además del tipo de borde y su color, podremos
seleccionar el estilo de la línea si elegimos la opción
Estilo de línea (Figura 25). Si todas estas
opciones no son suficientes, podremos encontrar
algunas más dentro de Más bordes…. Excel nos
mostrará la pestaña Bordes dentro de la ventana
Formato de celdas.

los BoRdes

el Relleno

Desde la sección Dibujar bordes podremos dibujar bordes a mano alzada con el mouse. Cuando

Para aplicar un color de relleno, debemos seleccionar las celdas que queremos rellenar y elegir el color

FiGURa 21.
aquí podremos
acceder a más
opciones para
modificar el
formato de las
fuentes con las
que estamos
trabajando.

Usos del teclado
como en versiones anteriores de excel y otros programas, el atajo de teclado para subrayar un
texto es CTRL+S y, si volvemos a utilizar la misma combinación de teclas, quitaremos ese formato. Lo mismo sucede con los estilos Negrita (CTRL+N) y Cursiva o itálica (CTRL+K).
.
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F o r m a t o d e c e l d a s : t e x t o s , b o rd e s y s o m b re a d o s

que queremos aplicar de la paleta de colores. Al
igual que con el manejo de los colores relacionados
con los bordes, si seleccionamos la opción Mas
colores…, podremos personalizar el color eligiendo
entre toda la gama disponible.
Existen algunas opciones adicionales para el
manejo de los rellenos de las celdas, a las que
debemos acceder presionando la marca que se
encuentra en la parte inferior derecha del grupo
Fuente y luego ir a la pestaña Relleno. En la
ventana que se abre, podemos elegir colores,
tramas y efectos (Figura 27). Cuando utilizamos el relleno de colores, la trama es sólida y, al
elegir un determinado color, toda la celda queda
de ese color. Desde aquí tenemos la posibilidad
de elegir distintas tramas para poder realizar diferentes combinaciones de colores. También es posible seleccionar un color diferente para esa trama
y armar infinitas combinaciones.

FiGURa 22. el valor mínimo preestablecido
comienza en 8, pero podremos incluir uno
menor, si nos posicionamos sobre ese campo e
introducimos el valor deseado con el teclado.

FiGURa 23. desde aquí se puede modificar el
tamaño de la fuente en forma directa y sencilla.

Además de las opciones que hemos visto para aplicar relleno a las celdas, existen los Efectos de
relleno. Con esta opción podremos seleccionar 2
colores y realizar efectos en degradé en distintos

FiGURa 25.
desde aquí
podremos
introducir líneas
oblicuas que
crucen toda la
celda.
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FiGURa 24. si seleccionamos la opción Más
colores…, podremos personalizar el color
que vamos a aplicar.
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1 . P r i m e ro s p a s o s c o n E x c e l 2 0 0 7

sentidos y con diferentes combinaciones de colores
(Figura 28).

a poneR todo
en pRáctica
Ahora aplicaremos todo lo que vimos en la planilla de ventas y costos que fuimos desarrollando. En
primer lugar realzaremos el título de nuestra planilla, aumentando el tamaño de la fuente a 18 y
aplicándole los estilos Negrita y Cursiva. Luego
rodearemos toda la planilla con un borde grueso y
separaremos los encabezados de las columnas del
resto de los datos con una doble línea.
Incluiremos, al final del cuadro, una línea de totales, realzándola con una fuente más grande.

Por último, aplicaremos algunos colores de relleno
para resaltar algunas secciones del trabajo: un color
sólido para las columnas de ventas y costos totales,
y una tonalidad de relleno más oscura para la utilidad y la fila de totales con un color de texto blanco
(Figura 29). De esta forma, nuestra planilla de ventas y costos tiene un aspecto mucho más profesional, que mejora su presentación.

la mini BaRRa de FoRmato
Al hacer clic con el botón derecho del mouse sobre
cualquier celda o grupo de celdas de una hoja, accederemos a una mini barra de formato (Figura 30).
Desde ella podremos modificar muchas de las opciones que describimos en los párrafos anteriores.
FiGURa 27. en algunos casos, la
aplicación de las tramas puede
resultarnos de mucha utilidad.

FiGURa 28. estos formatos nos dan
mucha flexibilidad a la hora de
decorar nuestros trabajos.

editaR el contenido de las celdas
el contenido de las celdas se puede modificar presionando la tecla F2 o con doble clic sobre ella.
otra forma de hacerlo es seleccionarla y hacer clic en la Barra de fórmulas. Para abandonar
la edición, basta con dirigirnos a otra celda o presionar Enter.
.
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Planillas con muchas hojas

Planillas con
muchas hojas

hoja en la cual nos encontramos parados al momento de lanzar la instrucción. Otra opción para realizar
esta tarea es hacer clic con el botón derecho del
mouse sobre alguna de las etiquetas que indican el

Cuando analizamos las partes de un libro de Excel
en el primer capítulo, indicamos que éstos están
compuestos por hojas, que cada una de ellas puede
albergar muchísima cantidad de datos y que, dentro
de cada libro, podremos tener tantas hojas como
capacidad posea nuestra PC.

inseRtaR y eliminaR hojas
La cantidad predeterminada de hojas en un libro es
de 3, pero muchas veces necesitamos introducir una
mayor. Para insertar una nueva hoja, contamos con
varios caminos. El más sencillo y visual es utilizar la
pequeña pestaña que aparece luego de la última
hoja que conforma nuestro libro. Con esta opción, la
hoja se agregará al final de la lista de hojas. También
podremos realizar esta tarea utilizando el teclado
con la combinación de teclas MAYÚS + F11. Con
esta forma, la hoja se agregará por delante de la

FiGURa 30. en excel 2007, las opciones de
formato siempre se encuentran en el lugar
necesario.

FiGURa 29. podemos trabajar con los formatos a nuestro gusto, tratando de combinar todas las
herramientas que deseemos.
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1 . P r i m e ro s p a s o s c o n E x c e l 2 0 0 7

nombre de las hojas que ya existen y seleccionar la
opción Insertar… del menú que aparece (Figura
31). Por último, podemos realizarlo desde la opción
incluida en la ficha Inicio en el grupo Celdas, desplegando las opciones de Insertar y seleccionando
Insertar hoja.
Al momento de eliminar una hoja, podremos elegir
hacer clic con el botón derecho sobre la etiqueta de
la hoja que vamos a quitar. Otra manera será recurrir nuevamente a la ficha Inicio en el grupo
Celdas, desplegando las opciones de Eliminar y
seleccionando Eliminar hoja.

camBiaR los nomBRes y los
coloRes
Cambiar los nombres de las hojas es una acción
necesaria cuando comenzamos a trabajar con esta
aplicación. En libros que posean muchas hojas, es
indispensable ser organizados con los nombres y
colores que asignamos a las etiquetas de cada
hoja. Para poder cambiar los nombres, hacemos
doble clic sobre la etiqueta de la hoja para acceder al modo edición, que nos permite modificar
su nombre (Figura 32). Como ya vimos, otra
opción para realizar el cambio de nombre es hacer
clic con el botón derecho del mouse sobre la etiqueta de la hoja correspondiente y seleccionar la
opción Cambiar nombre.
Dar color a los nombres de las hojas nos permite una
mejor organización dentro de un libro. Realizar esta
tarea es muy sencillo, ya que, con sólo hacer clic con el
botón derecho del mouse sobre la etiqueta de la hoja,
podremos acceder a la opción Color de etiqueta.

seleccionaR y desplazaRnos
FiGURa 31. desde aquí también vamos a poder
realizar varias tareas, como mover la hoja,
copiarla o cambiarle el nombre.

FiGURa 32. la cantidad máxima de caracteres
que puede contener un nombre de hoja es 31.
30

Seleccionar las hojas es algo muy sencillo; podremos
seleccionar varias a la vez o hasta todo el conjunto de
hojas de un libro. Para realizar esto último, podremos
hacer clic con el botón derecho sobre la etiqueta de
una de las hojas y elegir la opción Seleccionar
todas las hojas. Tenemos que tener en cuenta que,
cuando tenemos más de una hoja seleccionada e introducimos alguna modificación en el formato de la hoja,
de alguna celda o de un grupo de celdas, éstos cambios se aplicarán en todas las hojas que se encuentran
seleccionadas. Si deseamos seleccionar más de una
hoja a la vez, podremos realizar esta tarea manteniendo presionada la tecla CTRL de nuestro teclado y seleccionando con el mouse las hojas deseadas.
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Planillas con muchas hojas

Para desplazarnos entre las hojas, podremos utilizar la pequeña barra de navegación que se
encuentra a la izquierda de las etiquetas de las
hojas. Haciendo clic en cada uno de los iconos
similares a flechas, podremos desplazarnos entre
las distintas hojas. Otra forma de realizar esto será
haciendo clic con el botón derecho sobre esta
pequeña barra de navegación y eligiendo la hoja a
la que deseamos movernos.

copiaR y moVeR hojas
Para poder realizar copias de las hojas que forman
parte de nuestro archivo, podremos realizar 2 cosas.
La primera y mas sencilla será presionar la tecla
CTRL de nuestro teclado, hacer clic sobre la etiqueta
de la hoja que deseemos copiar y arrastrarla a otra
ubicación. Al soltar el mouse, la habremos copiado.
La otra forma, más tradicional, implica hacer clic con
el botón derecho del mouse sobre la hoja respectiva
y seleccionar la opción Mover o copiar…. En la ventana Mover o Copiar, para realizar una copia,
debemos tildar la casilla Crear una copia. Además
de poder elegir dónde se ubicará la copia de la hoja
en cuestión, también podremos exportar dicha
hoja, es decir realizar una copia a otro archivo que
tengamos abierto o a un libro nuevo (Figura 34).
Una vez que aprendimos a copiar hojas, moverlas es
prácticamente igual, pero más sencillo. Podemos
hacerlo de la misma manera, pero sin tildar la casi-

lla que nos sirve para realizar las copias. Así también
podremos mover una determinada hoja a algún
libro que tengamos abierto o a un libro nuevo. Si
queremos mover las hojas dentro de un mismo
archivo de una forma más sencilla, bastará con
arrastrarlas, pero sin tener presionada la tecla CTRL.

mostRaR y ocUltaR
En algunos casos, puede resultarnos útil ocultar una
o varias hojas de nuestro archivo para que no sea
modificada por ningún usuario por error o, simplemente, por protección. Aunque ocultar las hojas no
brinda ninguna seguridad, combinar esta opción con
algunas medidas de protección que trataremos
durante esta obra puede resultarnos de gran utilidad. Para Mostrar u Ocultar una hoja debemos
hacer clic con el botón derecho del mouse sobre su
etiqueta y seleccionar la opción que corresponda
(Figura 35).

FiGURa 34.
podremos
elegir la
ubicación y el
libro en el que
se creará la
copia de la
hoja.

inseRtaR VaRias hojas a la Vez
Para esto, debemos mantener presionada la tecla MAYÚS y seleccionar las hojas a insertar;
luego, hacer clic con el botón derecho sobre alguna de las etiquetas y seleccionar Insertar, o
la opción correspondiente dentro de la ficha Inicio en el grupo Celdas. .

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1 . P r i m e ro s p a s o s c o n E x c e l 2 0 0 7

Temas de documento
Un tema de documento es un conjunto de elementos de diseño unificados, opciones de formato que
incluyen un conjunto de colores, un conjunto de
temas de fuentes y un tema de efectos que incluy
en efectos de líneas y relleno. Utilizando un tema, se
puede dar formato de manera fácil y rápida a un
libro entero para proporcionarle un aspecto profesional y moderno.

temas de docUmento
compaRtidos
Los temas del documento se comparten entre
los programas de office 2007. con esta utilidad, lograremos uniformidad en el aspecto de
nuestros documentos, manteniendo la misma
línea en todas las producciones que realicemos en la empresa o en nuestro hogar.
FiGURa 35.
podemos ocultar
varias hojas al
mismo tiempo,
pero sólo podemos
mostrarlas de una
en una.

Para acceder a estas opciones, tendremos que dirigirnos a la ficha Diseño de página y al grupo
Temas. Desde allí podremos seleccionar los conjuntos de opciones predeterminados que posee la aplicación desde el botón Temas (Figura 36).
Si los temas predeterminados no son de nuestro
agrado y en el sitio de Microsoft Office Online no
conseguimos lo que deseamos, podemos personalizar un nuevo tema, seleccionando los conjuntos de
colores, fuentes y efectos que deseamos y guardarlo
para poder utilizarlo en otras oportunidades. Al
momento de personalizar un nuevo tema, podremos optar por realizar una combinación del conjunto de opciones de fuentes, colores y efectos de conjuntos predeterminados o, por ejemplo en el caso
de las fuentes, crear un nuevo grupo. Debemos tener
en cuenta que el tema que seleccionemos se aplicará para todo un libro.

Administración de
ventanas
Muchas veces nos veremos obligados a ir de un
libro de Excel a otro para revisar datos, realizar
vínculos entre los archivos o consultar información. Otras veces podemos necesitar trabajar en
una parte de la hoja y visualizar otra parte distin-

temas de docUmento compaRtidos
Los temas del documento se comparten entre los programas de office 2007. con esta utilidad,
lograremos uniformidad en el aspecto de nuestros documentos, manteniendo la misma línea
en todas las producciones que realicemos en la empresa o en nuestro hogar.

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Administración de ventanas

ta de la misma hoja. Para poder realizar todas
estas tareas de la manera más eficiente, Excel
tiene varias opciones disponibles.

inmoVilizaR paneles
Inmovilizar o fijar paneles es una herramienta de
Excel que nos permite dejar fija una parte de la pantalla, mientras estamos trabajando en otra sección
de la hoja. Esto es muy útil cuando tenemos planillas muy largas o muy anchas que no pueden ser
visualizadas íntegramente en la pantalla. Para poder
utilizar estas herramientas, debemos dirigirnos a la
ficha Vista y, dentro del grupo Ventana, seleccionar la opción Inmovilizar paneles. Veremos las
siguientes opciones:
• Inmovilizar paneles: permite visualizar tanto
filas como columnas que se encuentren por encima
y a la izquierda de la selección actual. De esta forma,
podremos visualizar encabezados de filas y colum-

nas cuando nos estemos desplazando por otra parte
de la hoja.
• Inmovilizar fila superior: sólo congela la
primera fila de la hoja.
• Inmovilizar primera columna: sólo fija la
columna A.

nUeVa Ventana
Cuando debemos trabajar en dos partes diferentes
de un mismo archivo, será de gran utilidad crear una
copia de la visualización actual. Esta herramienta
figura dentro de la ficha Vista en el grupo
Ventana, bajo el nombre de Nueva ventana. Al realizar esto, podremos visualizar y modificar 2 partes
de un mismo archivo.
Podemos crear tantas nuevas ventanas como la
potencia de nuestra computadora nos permita. Para
poder trabajar cómodamente con más de una ventana, será necesario organizar su presentación, como
veremos enseguida.

oRGanizaR

FiGURa 36. es posible y muy sencillo buscar
nuevos temas en internet si presionamos la opción Más temas en Microsoft Office Online….
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Ya sea que tengamos más de un archivo abierto o que
hayamos creado una copia de visualización en una
nueva ventana, puede resultarnos de gran utilidad
visualizar todos los archivos abiertos en una sola y
única pantalla. Esta opción figura dentro de ficha
Vista en el grupo Ventana bajo el nombre
Organizar todo. Las diferentes opciones organizan
las ventanas de distinta manera y, más allá del gusto
personal, cada una de ellas es mejor para determinado tipo de trabajo o archivo: Mosaico divide la ventana según la cantidad de archivos que se encuentren
abiertos, Horizontal es ideal para planillas anchas,
Vertical es mejor para planillas con listas largas y
Cascada nos permite ver fácilmente el nombre de
cada archivo. Si colocamos una tilde en la casilla
33

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1 . P r i m e ro s p a s o s c o n E x c e l 2 0 0 7

Ventanas del libro activo (Figura 38), la
organización que estemos realizando sólo afectará a
las ventanas de ese libro, y el resto de los archivos quedará abierto detrás de éstos.

diVidiR
También, dentro de la misma ficha y grupo, existe la
opción Dividir, que divide la ventana en sectores
ajustables de nuestro libro, para poder trabajar con
libertad en varias partes de la hoja a la vez. Sin recurrir a la cinta de opciones ni a sus grupos, podremos
realizar esta tarea si arrastramos, hacia el centro de la
pantalla, los pequeños indicadores que se visualizan
sobre las barras de desplazamiento, tanto vertical
como horizontal (Figura 39).

ocUltaR y mostRaR
Por último, podemos indicar que es posible ocultar y
mostrar ventanas presionando los iconos correspondientes dentro de la ficha Vista y el grupo Ventana
de la cinta de opciones. Podremos usar esta herramienta cuando trabajamos con muchos archivos y
existen algunos que no estamos utilizando, pero
deseamos que continúen abiertos.
FiGURa 38. podremos
organizar las ventanas de
diferentes maneras, que
conviene probar según el
archivo que tengamos
que utilizar.

FiGURa 39. podemos arrastrar las líneas divisorias para ajustar el tamaño de las partes en las que
se dividió la pantalla.

ResUmen
Hemos descubierto la interfaz de microsoft excel 2007 y las distintas formas de personalizarla, así como el funcionamiento del Botón de Office, la cinta de opciones y la barra de
estado. Aprendimos también las operaciones básicas con algunas cuestiones de formato y
a trabajar y administrar distintas hojas, y, finalmente, a organizar el entorno de trabajo.

34

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Capítulo 2
Planillas
más complejas

Desarrollaremos, ahora, algunas herramientas más complejas de Excel 2007, que serán
de gran utilidad al realizar nuestras planillas.
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2.Planillas más complejas

Copiar, cortar
y pegar
Los comandos Copiar, Cortar y Pegar son necesarios en cualquier tipo de planilla que confeccionemos, ya que es muy probable que necesitemos
copiar y pegar partes de ésta o, tal vez, cortar
alguna porción para ubicarla en otro lugar de la pla-

nilla, en otra hoja o en un archivo diferente. Realizar
esta tarea es muy sencillo e intuitivo a la vez ya que,
con solo utilizar los botones de la cinta de opciones,
incluidos en la ficha Inicio dentro del grupo
Portapapeles (el primero a la izquierda), podremos
ejecutar estas tareas sin inconvenientes (Figura 1).
También podremos ejecutar estos comandos al presionar el botón derecho del mouse sobre lo que
deseamos copiar, cortar o pegar y seleccionando la
opción que corresponda, o mediante el teclado: el
atajo para poder copiar es CTRL+C; para cortar, es
CTRL+X; y, para pegar, es CTRL+V.

El PoRtAPAPElEs

FIGURA 1. En este pequeño grupo
encontraremos los botones para Copiar,
Cortar y Pegar dentro de Excel.

El Portapapeles es una especie de cofre donde se
pueden ir guardando las últimas operaciones de
copiado que hayamos realizado, para luego poder
pegarlas en otro momento. Cada vez que utilicemos
el comando Copiar y tengamos activado el
Portapapeles ((Figura 2), podremos ir incorporando
estos elementos a nuestro cofre, para poder pegarlos cuando lo necesitemos.
El Portapapeles puede recopilar los últimos 24 elementos copiados. Todos esos elementos que forman parte del Portapapeles de Office podrán ser
compartidos entre las diferentes aplicaciones de
Microsoft Office.

FIGURA 2. Para activar el Portapapeles, hay
que hacer clic sobre la marca existente en la
parte inferior derecha dentro del grupo
Portapapeles de la ficha de opciones Inicio.
36

Para pegar alguno de los elementos del
Portapapeles, solo debemos hacer clic sobre él, y
éste se pegará en el lugar de la planilla donde nos
encontremos situados. Por defecto, solamente se
incorporarán elementos al Portapapeles cuando
éste se encuentre activo, pero podremos modificar esto para que se active automáticamente, o
hacer que recopile los últimos 24 elementos copiaredusers.com

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C o p i a r, c o r t a r y p e g a r

dos, sin tener que visualizar la ventana de
Portapapeles (Figura 3).

UnA nUEvA FoRmA dE coPIAR
Además de poder copiar partes de nuestra planilla
como hemos aprendido hasta ahora, existe otra
manera de hacerlo: con solo arrastrar el contenido
de una celda, podemos realizar una copia de la
misma y, si lo deseamos, construir una serie de
datos a partir de ésta. Una serie es una sucesión
continua de datos, ya sea numérica o relacionada,
como por ejemplo los días de la semana o los
meses del año. Para construir estas series de datos,
debemos arrastrar la celda o rango en cuestión
desde la esquina remarcada en su extremo inferior derecho. Podremos utilizar este proceso tanto
para copiar el contenido de una celda hacia celdas
contiguas, como para confeccionar series de datos
(Figura 4). Cabe aclarar que, si no es posible rellenar una serie a partir de la celda de origen, Excel
no nos mostrará esa opción.
Al momento de arrastrar el contenido de una celda
desde su extremo, surgirá en forma automática el
icono llamado Opciones de autorrelleno. Al presionarlo, podemos elegir entre diferentes opciones:
• Copiar celdas: copia la celda de la misma forma
que si hubiéramos utilizado el comando Copiar de
la ficha de opciones o el teclado.
• Rellenar serie: confeccionará la serie corres-

FIGURA 3. si seleccionamos la segunda opción
de este menú, al presionar 2 veces la combinación de teclas CTRL+C o al hacer doble clic sobre
el botón Copiar de la ficha de opciones,
activaremos el Portapapeles.

FIGURA 4. crear series es sencillo, ya que
Excel lo realiza de forma automática si
seleccionamos la opción Rellenar serie.

dEshAcER
cuando realizamos tareas como eliminar filas o columnas y cometemos algún error, podemos volver atrás la acción mediante la utilidad Deshacer, si presionamos la combinación de
teclas CTRL + Z. este método también sirve para el resto de aplicaciones de microsoft office.

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2.Planillas más complejas

pondiente. También podremos ejecutar esta opción
si, al arrastrar la celda con el mouse, mantenemos
presionada la tecla CTRL.
• Rellenar formatos sólo: rellenará el formato
de la celda inicial, pero no su contenido. También
podremos realizar esta tarea si mantenemos presionadas las teclas CTRL y MAYÚS al momento de llevar
a cabo el arrastre.
• Rellenar sin formato: rellenará el contenido
de la celda de origen sin tener en cuenta su
formato.
Es importante mencionar que, utilizando esta herramienta, además podremos realizar algunas series
con más complejidad o que incluyan operaciones
básicas. Para lograr esto, bastará con seleccionar un
rango que contenga la serie en cuestión y arrastrar
su contenido como vimos en los pasos anteriores.
Para completar la explicación de este tema, debemos decir que, si vamos a construir una serie partiendo de algún mes, día de la semana o fecha,

podremos acceder a algunas opciones específicas de
relleno para poder completar. Por ejemplo, si partimos de una fecha, podemos elegir solo los días de
la semana, exceptuando sábados y domingos, entre
otras opciones.
listas personalizadas
Además de todas las posibilidades que hemos visto
para el manejo de las series, también podremos
crear listas personalizadas para incluirlas en nuestras opciones de relleno. Para esto debemos dirigirnos al Botón de Office y hacer clic en Opciones
de Excel. En la ventana que se abre, dentro de la
sección Más frecuentes y bajo el título Opciones
principales para trabajar con Excel, debemos presionar el botón Modificar listas personalizadas…(Figura 5).
Luego, para poder rellenar celdas empleando nuestra
lista, simplemente escribiremos parte de ella y
realizaremos el procedimiento explicado.

FIGURA 5.
Podremos
crear una lista
nueva o
importarla
desde alguna
sección de
nuestra
planilla. En
este caso,
creamos una
lista con
nombres.
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C o p i a r, c o r t a r y p e g a r

Para avanzar con las explicaciones relacionadas con
estos comandos y para poder sacar provecho de ellos,
utilizaremos un ejemplo sencillo. Para continuar con la
empresa que se dedica a la venta de productos de
librería, imaginemos que estamos realizando un
pequeño reporte de las unidades vendidas por cada
uno de los vendedores durante el primer semestre del
año. Comenzaremos la construcción de nuestro ejemplo, introduciendo el nombre de cada vendedor, agregando el título al informe, incluyendo rótulos en las
columnas y mejorando la cosmética de la planilla utilizando distintos estilos, líneas y colores, como hemos
visto en los capítulos anteriores. Luego, arrastraremos
hacia la derecha el título que incluye el mes para poder
crear las columnas del primer semestre de ventas
(Figura 6).

cos (Figura 7). Podremos utilizarla con solo presionar el símbolo de sumatoria incluido dentro del
grupo Modificar de la ficha de opciones Inicio.
Una de las formas de aplicar esta función es seleccionar las celdas que deseamos sumar y presionar el
icono correspondiente de la ficha de opciones. La
sumatoria resultante se ubicará en la celda posterior a
las seleccionadas. También podremos accionar la fórmula, si nos ubicamos en donde deseamos obtener el
resultado y luego seleccionamos el rango que quera-

El totAl
El resumen de las ventas debe tener un total para
cada mes y, para esto, emplearemos la función Suma,
que nos permitirá realizar sumas de rangos numéri-

FIGURA 7. si utilizamos la combinación de
teclas ALT+=, podremos activar la función Suma.

FIGURA 6. Al arrastrar el nombre de un mes, Excel nos irá mostrando los nombres de meses que
ocuparán las celdas arrastradas.
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2.Planillas más complejas

mos sumar. Por defecto, se nos marcará el rango contiguo a la celda donde vamos a introducir la función.
También es posible realizar esta fórmula en forma
manual si escribimos directamente =SUMA(Rango a
sumar) en la celda de destino (Figura 8).

más oPcIonEs PARA PEGAR
El siguiente paso será copiar la suma que hemos
realizado a los totales de los siguientes meses. Excel
interpretará en forma automática que debe sumar el
grupo de celdas que se encuentran por encima del
resultado en cuestión. Al pegar celdas, ya sea con el
comando incluido en la ficha de opciones o con el
atajo del teclado CTRL+V, podremos acceder a las
Opciones de pegado. Simplemente debemos presionar el icono de pegado que aparece próximo a la
celda de destino. Si, en lugar de copiar la fórmula, la
arrastramos, usaremos las Opciones de relleno,
y no las Opciones de pegado (Figura 9).
Dentro de las Opciones
encontrar:
• Mantener formato de

de

pegado,

formato de las celdas copiadas y luego pegadas.
• Mantener tema de destino: con esta opción no
se cambiará el tema de Office que posea la celda
destino.
• Coincidir con formato de destino: se respetará el formato de las celdas destino.
• Sólo valores: de esta forma pegaremos solo los
resultados de una fórmula.
• Formatos de números y valores: únicamente
se pegarán el formato de número y su contenido.
• Formatos de origen y valores: se pegarán los
valores resultantes de una fórmula y el formato que
posea la celda de origen.
• Mantener ancho de columnas de origen: ajustará el ancho de la columna destino de acuerdo a los
valores de origen.
• Sólo formato: no se pegará el contenido de la
celda, sino solo su formato.
• Vincular celdas: solamente se pegará un link
hacia la celda de origen.

podremos

otRAs AltERnAtIvAs
origen: se

mantendrá el

Además de todo lo que hemos visto, existen otras

FIGURA 8. Recordemos que las funciones que apliquemos dentro de Excel comenzarán con un
signo igual (=).
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C o p i a r, c o r t a r y p e g a r

formas de pegar celdas copiadas previamente, que
nos resultarán de mucha utilidad. Para ello tenemos
que acceder a la lista desplegable de alternativas,
para pegar presionando debajo del icono Pegar de
la ficha Inicio (Figura 10). Dentro del primer bloque de opciones, encontraremos algunas funciones,

FIGURA 10. Para la mayoría de los comandos o
herramientas de Excel 2007, encontraremos
diferentes formas de acceso.

FIGURA 9. las
Opciones de
pegado nos
permiten
decidir la forma
en la que se
copiarán los
datos que
estemos
moviendo.
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2.Planillas más complejas

que ya hemos explicado anteriormente, y otras que
veremos a continuación.
transponer
Con esta opción podremos intercambiar filas y
columnas entre sí, para poder armar un nuevo cuadro en forma invertida. Para explicar el funcionamiento de este comando, lo veremos en un cuadro
en el que se incluirán la altura y el peso de algunas
personas. Como podemos ver en la Figura 11,
Transponer puede resultarnos de gran utilidad
cuando necesitamos cambiar la orientación de
nuestros cuadros.
Si accedemos a esta opción desde Pegado especial…, podremos combinar algunos comandos al
transponer. Por ejemplo, podemos elegir pegar solo
valores o solo formatos. Además de Transponer,
dentro de este primer bloque que estamos analizando, encontraremos una opción para pegar todo,
exceptuando los bordes.
Pegado especial…
Dentro del segundo bloque de opciones que estamos desarrollando, debemos destacar Pegado
especial…. Desde aquí podremos acceder a todos
los comandos que hemos visto y a algunas opciones

adicionales que nos pueden resultar de utilidad. La
característica Saltar blancos nos permitirá pegar
un grupo de celdas evitando aquéllas que, dentro
del rango de origen, se encuentran vacías, es decir,
en blanco (Figura 12).

hAcER cUEntAs Al PEGAR
También podemos realizar operaciones al pegar
celdas. De esta forma, podremos sumar, restar, multiplicar y dividir las celdas de destino, de acuerdo a
los valores de origen. Veamos un ejemplo para
comprender su utilidad. Esta vez contamos con un
resumen de ventas en unidades por zonas. Si necesitamos expresar la información en una unidad de
medida diferente, podremos recurrir a esta utilidad.
En este caso, los valores para las ventas en unidades
son valores muy grandes, por lo que cambiaremos su

FIGURA 11. Pegado especial…,
incluido en el segundo bloque de las
opciones que estamos analizando.
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C o p i a r, c o r t a r y p e g a r

PAso A PAso 1
cambio de unidad de medida

1

En una celda cualquiera fuera de la tabla, escriba el número 1000. Utilice el atajo de teclado
CTRL+C para copiar esa celda.

2

Seleccione el rango de la tabla
donde se realizará el pegado
con operaciones. Evite
seleccionar los totales porque
éstos se actualizarán solos, por
incluir una función que suma los
valores anteriores.

3

Haga clic sobre Pegar y
seleccione Pegado
especial…. En las opciones
seleccione la operación
Dividir y presione Aceptar.

4

Borre el contenido de la celda
auxiliar utilizada y agregue en
el título la unidad de medida en
la que se expresan los datos.

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2.Planillas más complejas

exposición: transformaremos los volúmenes vendidos en miles de unidades, dividiéndolos por 1000.

pincel que se encuentra en el grupo Portapapeles
de la ficha de opciones Inicio (Figura 13).

coPIAR FoRmAto

Para usarla debemos posicionarnos sobre la celda
que contiene el formato que necesitamos, presionar
el icono y, luego, seleccionar la celda donde
deseamos aplicar ese formato. Cabe aclarar que, si
deseamos copiar un determinado formato en varias
ubicaciones dentro de nuestra planilla, podremos

Hemos mencionado que es posible Pegar solo los formatos de lo que copiamos. Además de esto, para trasladar formatos entre diferentes celdas, podemos
copiar directamente el formato con una utilidad especial para eso. Para lograr esto, utilizaremos el icono del

FIGURA 12. desde esta ventana podemos copiar comentarios y validaciones, temas que veremos en
los próximos capítulos.

FIGURA 13. con esta herramienta podremos
traspasar el formato entre celdas con unos
pocos clics.
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C o p i a r, c o r t a r y p e g a r

hacer doble clic sobre el icono y luego ir seleccionando las celdas de destino.

lAs REFEREncIAs RElAtIvAs y
AbsolUtAs
Hemos visto, en el inicio de esta obra, que las filas y
columnas son denominadas con números y letras
respectivamente. También sabemos que, cuando
copiamos una fórmula (como vimos con el caso de la
función SUMA), el rango que se encuentra referenciado dentro de la fórmula se desplazará a su nueva
ubicación con la misma relación que tenga respecto
de la celda de origen, pero respecto de la celda destino. Estas referencias son denominadas relativas. En
algunos casos no queremos que nuestras fórmulas se
actualicen al nuevo rango, y por eso es posible fijar
celdas o alguna parte de su dirección (columna o
fila) para que, al momento de copiar las fórmulas que
contengan estas celdas, sus referencias se encuentren

relacionadas a las celdas destino. Este tipo de referencias se llaman absolutas.
Antes de comenzar con un ejemplo, debemos saber
que, para fijar filas o columnas, tenemos que anteponer el símbolo $. De esta forma, si deseamos fijar
la columna de una referencia, introduciremos $A1,
mientras que, si lo necesario es congelar la fila, utilizaremos A$1. Si deseamos fijar filas y columnas a la
vez para obtener una referencia totalmente absoluta,
la dirección de la celda deberá ser $A$1. Esto hará
que, al arrastrar fórmulas, las partes de la referencia
que se encuentren fijas no sean alteradas y sigan
tomando sus valores de la celda que fijamos.
Ahora sí vamos a trabajar esta explicación con un
nuevo ejemplo: esta vez elaboraremos una cuenta de
resultados muy sencilla de una distribuidora de libros.
Luego de tener confeccionada la cuenta de resultados
en valores (Figura 14), construiremos un cuadro para
expresar los montos como porcentajes de la venta.

FIGURA 14. Aplicamos unas sumas muy sencillas para obtener las ventas netas y el resultado bruto.

cAmbIAR El sIGno A lAs cEldAs
utilizando Pegado especial, podemos cambiarle el signo a un grupo de celdas si incluimos
en una celda el valor -1, lo copiamos y lo pegamos con la opción Multiplicación. Así, las celdas de destino serán multiplicadas por este valor, y cambiarán su signo.

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2.Planillas más complejas

PAso A PAso 2
Fijar celdas en divisiones

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1

Realice una copia del
cuadro de la cuenta de
resultados debajo de éste y
borre las celdas con valores
numéricos. Denomine el
nuevo cuadro con el título
En % de Venta.

2

Introduzca en B11 la
fórmula =B4/B$4 para
realizar la división de los
valores por la venta.

3

Aplique el formato de porcentaje incluido dentro del grupo Número dentro de la ficha de opciones
Inicio.

4

Borre el contenido de la
celda auxiliar utilizada y
agregue en el título la
unidad de medida en la
que se expresan los datos.

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Filas y columnas

En nuestro ejemplo, al fijar la columna, hemos podido copiar la fórmula incluida en B11 al resto de las
celdas del cuadro para obtener el resultado correcto.
Si no hubiéramos realizado ninguna fijación en la
referencia de celda incluida en la fórmula, al copiarla hubiéramos obtenido un resultado erróneo.
Para fijar celdas, cuando nos encontremos introduciendo la operación o función que incluya la referencia en cuestión, podremos utilizar la tecla de F4
para poder alternar entre las diferentes variantes
de fijación.

Filas y columnas
Como ya sabemos, nuestras hojas están conformadas por filas y por columnas. Es posible realizar algunas acciones sobre ellas, que nos faciliten algunas
tareas y que nos permitan organizar mejor los datos
o modificar, de forma sencilla, una planilla que ya
tenemos hecha.

agregarán por encima de la selección actual, mientras que las columnas lo harán a la izquierda de la
celda activa.
Para facilitar el manejo de estos comandos, pueden
resultarnos de gran utilidad los atajos de teclado.
Para insertar una fila o columna, podremos presionar CTRL + + (signo de suma) y, para eliminar
alguna parte de nuestras hojas, debemos presionar
CTRL + - (signo menos). Con ambas opciones se
nos abrirá un panel que nos permitirá decidir de qué
forma queremos llevar a cabo la inserción o la eliminación (Figura 16).
Cabe aclarar que, si deseamos insertar o eliminar
una columna o fila completas, podemos seleccionar
toda la fila o toda la columna y utilizar el atajo de
teclado visto anteriormente. Al realizar esto mientras
tenemos seleccionada la fila o columna por completo, no aparecerá ninguna de las ventanas expuestas
y simplemente se ejecutará la acción indicada.

InsERtAR y ElImInAR
En muchos casos nos resultará necesario agregar o
quitar filas o columnas dentro de nuestras planillas
o informes. Dentro del grupo Celdas de la ficha de
opciones Inicio, encontraremos comandos especiales para hacerlo (Figura 15). Estas opciones son
muy intuitivas y cada una nos permite insertar y eliminar celdas, filas, columnas y hojas. Las filas se

FIGURA 15. Aquí encontraremos opciones para
insertar y eliminar celdas, filas, columnas y
hojas de un libro.

combInAcIonEs nUméRIcAs PARA Años y mEsEs
evitar caracteres y guiones (-) en meses y años nos permitirá realizar cálculos con esos
títulos. es conveniente ubicar primero el año para ordenar series de varios años. Por ejemplo, para enero de 2007, la serie podría ser 200701, y así sucesivamente.

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